Заполнение формы ЕФС‑1: пошаговое руководство для 2026 года

Заполнение ЕФС-1 при ликвидации организации

При прекращении деятельности организации отчетность подается в особом режиме. В поле «Статус организации» необходимо проставить код «Ликвидация» и указать дату начала процедуры, зафиксированную в решении учредителей или определении суда.

В форме отражаются все окончательные выплаты работникам, включая компенсации при сокращении и расчетные листы, а также платежи подрядчикам до даты закрытия организации.

Готовый документ подтверждается электронной подписью уполномоченного лица (ликвидатора или руководителя) и направляется в ФНС. После этого организация считается исполнившей обязательства по подаче сведений о стаже и выплатах.

Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае

Сведения о производственном травматизме или профессиональном заболевании вносятся в раздел 3. Здесь указывается сам факт происшествия, точная дата и место, где произошел несчастный случай.

Суммы компенсаций, выплаченных пострадавшему, отражаются в подразделе 1.2. Эти данные должны совпадать с бухгалтерскими проводками по расчетным счетам организации.

К электронной форме обязательно прикрепляется скан-копия акта о несчастном случае. Файл должен быть четким, без лишнего текста на изображении, чтобы инспектор мог однозначно идентифицировать документ.

Заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ и переименовании организации

При прекращении отношений с исполнителем по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в разделе 4 указывается дата завершения договора и итоговые суммы выплат. Это необходимо для корректного учета страхового стажа исполнителя. Инструкции по другим разделам доступны в материале Заполнение ЕФС-1 раздел 2: правила оформления, сроки и особые случаи.

Если организация сменила название, в поле «Наименование организации» вносится новое актуальное название и ОГРН.

После переименования проверьте реквизиты в подразделах 1.2 и 2.3. Любое расхождение между названием в карточке организации и данными в подразделе приведет к автоматическому отклонению отчета системой ФНС.

Как оформить подразделы 1.2 и 2.3 отчёта ЕФС-1

Подраздел 1.2 предназначен для детализации выплат. В нем фиксируется каждая операция: если по конкретному сотруднику в отчетном периоде выплата была нулевой, запись всё равно создается с нулевым значением. Отсутствие строки при наличии сотрудника в штате расценивается налоговой как ошибка заполнения и влечет запрос на уточнение.

В подразделе 2.3 отражаются сведения о налоговых вычетах и удержаниях. При заполнении проверяйте соответствие ставок 2026 года, так как использование устаревших коэффициентов приведет к некорректному расчету страховых взносов.

Перед отправкой проведите сверку данных между этими подразделами. Суммы начислений в 1.2 должны коррелировать с базой для удержаний в 2.3. О деталях работы с этим блоком читайте в статье ЕФС-1 раздел 2: пошаговое заполнение, образцы и онлайн-инструкция.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 года?

Соберите данные о выплатах и кадровых событиях за январь–март, заполните разделы 1 и 2 с кодами доходов по ФСБУ 6/2020-2008 и отправьте форму в ФНС до 20 апреля 2026 года.

Можно ли подать ЕФС-1 при ликвидации организации?

Да, это обязательно. Нужно указать в статусе организации код «Ликвидация», дату начала процедуры и отразить все финальные выплаты персоналу до закрытия фирмы.

Нужно ли указывать нулевые выплаты в подразделе 1.2?

Да, нулевые выплаты должны быть зафиксированы. Если оставить этот пункт пустым, налоговый орган может отклонить отчет и потребовать подать уточненную форму.

Как оформить ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

В разделе 4 формы укажите дату расторжения или завершения договора ГПХ, а также общую сумму выплат, произведенных исполнителю за весь период.

Что делать с ЕФС-1 при переименовании организации?

Внесите новое наименование и ОГРН в заголовочную часть формы. Обязательно обновите реквизиты в подразделах 1.2 и 2.3, чтобы данные были идентичны во всем документе.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к официальным разъяснениям ФНС и СФР.