Кадровые документы в СБИС для сотрудников Магнита: порядок оформления и подписания
Подписание кадровых документов в СБИС в компании Магнит происходит через личный кабинет сотрудника с использованием электронной подписи. Процесс включает получение уведомления, ознакомление с текстом документа и подтверждение согласия нажатием кнопки «Подписать».
При использовании ПЭП в СБИС юридическая значимость документа зависит от наличия подписанного соглашения о признании ПЭП аналогом собственноручной подписи; без этого документа в суде электронный приказ может быть признан недействительным.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как подписать кадровые документы СБИС в Магните
Для работы с документами сотрудник использует мобильное приложение СБИС или веб-версию через браузер. Вход осуществляется по номеру телефона, привязанному к личному делу, и паролю или через систему одноразовых SMS-кодов. После авторизации в главном меню выбирается раздел «Документы» или «Задачи», где отображаются все активные запросы на подписание.
Процесс ознакомления начинается с открытия конкретного файла (например, приказа об отпуске или дополнительного соглашения к договору). Сотрудник должен пролистать текст до конца, чтобы система зафиксировала факт прочтения. После этого становится активной кнопка «Подписать» или «Согласовать». Нажатие этой кнопки отправляет электронный знак в систему, который приравнивается к подписи на бумаге.
Согласно Трудовому кодексу, в системе КЭДО могут применяться разные типы подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) — это коды из SMS или логин/пароль, которых достаточно для большинства внутренних приказов. Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) требуется для документов с повышенным уровнем ответственности или при дистанционном оформлении трудовых отношений, когда необходимо подтвердить личность через сертификат ФНС. Чтобы правильно оформить отношения с персоналом, изучите стороны трудового договора: требования к работодателю и работнику.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Какие кадровые документы Магнита доступны в СБИС
В СБИС переведен основной массив кадрового документооборота (КЭДО). В электронном виде доступны:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Графики смен и табели учета рабочего времени.
- Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Заявления на отпуск или перевод на другую должность.
- Листки нетрудоспособности и уведомления об изменении условий оплаты труда.
Уведомление о поступлении нового документа приходит сотруднику мгновенно через push-уведомление в мобильном приложении или на электронную почту. Срок для подписания документа устанавливается внутренним регламентом компании, обычно он составляет от 1 до 3 рабочих дней с момента получения уведомления.
Все подписанные документы автоматически перемещаются в личный архив СБИС в раздел «Мои документы». Электронные копии хранятся там бессрочно в течение всего периода работы сотрудника в компании и после увольнения (согласно срокам хранения первичной документации). Для автоматизации работы с такими актами и договорами используйте Legium.pro — сервис, где ИИ берет на себя рутинную проверку документов.
Что делать, если кадровый документ в СБИС не отображается или возникла ошибка
Если документ не появился в разделе «Мои документы» или «Задачи» в установленный срок, сотруднику следует проверить статус фильтров в приложении (убедиться, что выбраны «Все документы», а не только «Подписанные»). Если фильтры настроены верно, но файл отсутствует, необходимо проверить наличие интернет-соединения и обновить версию приложения до актуальной.
При возникновении технических ошибок (например, кнопка «Подписать» не активна или система выдает ошибку сервера) порядок действий следующий:
- Сделать скриншот ошибки с указанием даты и времени.
- Направить запрос в службу технической поддержки Магнита или своему непосредственному руководителю.
- Обратиться в отдел кадров для проверки статуса отправки документа со стороны работодателя.
Технические сбои при дистанционном подписании обычно исправляются в течение 24 часов. Если ошибка связана с некорректными данными в профиле сотрудника, отдел кадров вносит правки в систему, после чего документ переотправляется на подпись. В случаях, когда ошибка ведет к нарушению сроков выплаты или оформления отпуска, сотрудник имеет право потребовать оформления документа на бумажном носителе. Если процедура расставания с компанией проходит конфликтно, изучите статью про увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: процедуру и риски.
Частые вопросы
Обязан ли сотрудник Магнита подписывать документы в СБИС?
Да, если сотрудник подписал согласие на переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО). С этого момента взаимодействие с работодателем по кадровым вопросам переходит в цифровой формат, и подписание документов в СБИС становится обязательным условием исполнения трудовых функций.
Можно ли отказаться от СБИС и вернуться к бумажным документам?
Полный отказ возможен только в том случае, если в локальных нормативных актах компании предусмотрена такая возможность или если сотрудник не подписывал согласие на КЭДО. В остальных случаях переход на электронный документооборот является общим правилом для всех подразделений компании.
Имеет ли юридическую силу подпись в СБИС при увольнении?
Да, электронная подпись (ПЭП или КЭП) в системе СБИС имеет полную юридическую силу, если соблюден порядок оформления соглашения о признании электронной подписи. Приказы об увольнении и расчетные листки, подписанные в СБИС, принимаются государственными органами и судами как надлежащим образом оформленные документы.
Информация носит справочный характер. Для получения точных инструкций обратитесь в отдел кадров вашего подразделения или в службу поддержки СБИС.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Приказ Минобрнауки 455 об академическом отпуске: правила оформления и образцы
Инструкция по применению Приказа Минобрнауки 455: как правильно оформить академический отпуск студенту в 2026 году и какие документы подготовить.
Нужна ли печать на приказе об отпуске: правила оформления и ознакомления
Разбираем, обязательна ли печать на приказе об отпуске, как правильно ознакомить сотрудника с документом и оформить отпуск генерального директора в 2026 году.
Страховые взносы с ДМС уволенных сотрудников: правила начисления в 2026 году
Разберитесь, нужно ли платить страховые взносы с полисов ДМС после увольнения сотрудника и как правильно отразить эти расходы в учете в 2026 году.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.