Как заполнить ЕФС‑1 за 1 квартал 2026: пошаговое руководство

ЕФС‑1 при заключении, изменении и расторжении договора ГПХ

При заключении договора с исполнителем по ГПХ сведения вносятся в подраздел о трудовой деятельности. В графе «Код причины» указывается значение 01 (прием), даже если договор носит временный характер. В поле «Дата события» ставится дата подписания договора или фактического начала работ.

Неочевидно, но с 2026 года в ЕФС-1 появился новый код причины 99 «изменение условий». Он позволяет фиксировать перевод сотрудника на другую должность или изменение условий договора ГПХ без оформления отдельного заявления о приеме или расторжении старого договора. Теперь перевод на новую позицию внутри компании отражается одной записью с кодом 99.

При расторжении договора ГПХ или его естественном окончании используются коды 02 (увольнение/расторжение) и 03 (окончание срока действия). Суммы окончательных расчетов с исполнителем должны быть отражены в отчетном периоде. Если вы хотите автоматизировать этот процесс, ЕФС-1 (сведения для СФР) позволяет заполнить документ онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Особенности заполнения ЕФС‑1 для ИП в 2026 году

Индивидуальный предприниматель заполняет форму ЕФС-1 только в том случае, если у него есть наемные сотрудники или заключены договоры ГПХ. В реквизитах ставится отметка «Индивидуальный предприниматель», а в соответствующем поле указывается актуальный код ОКВЭД по основному виду деятельности.

Если ИП применяет УСН 6% и выплачивает доход по договору ГПХ, в разделе «Доходы» фиксируется сумма выплаты. НДФЛ удерживается в общем порядке, если иное не предусмотрено специальными режимами налогообложения исполнителя (например, если исполнитель — самозанятый, сведения о выплатах в ЕФС-1 не подаются).

Контрольный срок подачи ЕФС-1 для ИП — до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Нарушение этого срока влечет административные штрафы. Для контроля всех дат подачи отчетности изучите актуальный срок сдачи ЕФС за 1 квартал 2026.

Проверка, подписи и сдача ЕФС‑1: сроки и электронный обмен

Перед отправкой отчетности в 1С запустите функцию «Проверить». Программа сверяет данные на соответствие ПБУ 5/2002 (в части учета сведений) и правилам валидации СФР. Исправьте все найденные ошибки в красных полях, иначе отчет вернется с ошибкой «Ошибка контрольной суммы» или «Некорректный код подразделения».

Готовый файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или доверенного лица. Отправка осуществляется через Личный кабинет ФНС или оператора ЭДО. Крайний срок подачи за 1 квартал — 20-е число месяца, следующего за кварталом (если число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день).

Оригинал формы в электронном виде должен храниться в архиве организации не менее 5 лет. Порядок архивации и хранения электронных документов регламентирован приказом Минфина № 03-н от 30.01.2026. При этом помните, что сведения о расходах могут потребоваться для заполнения формы П-3.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС‑1 в 1С?

Перейдите в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Регламентированные отчеты», выберите форму ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года. Нажмите «Заполнить», проверьте реквизиты организации и данные сотрудников, после чего проведите проверку ошибок и подпишите документ УКЭП.

Как заполнить ЕФС‑1 при заключении договора ГПХ?

В подразделе о трудовой деятельности создайте запись с кодом причины 01. Укажите дату заключения договора, ФИО исполнителя, его СНИЛС и наименование должности/вида работ согласно тексту договора.

Как заполнить ЕФС‑1 при расторжении договора ГПХ?

Создайте запись с кодом причины 02 (если договор расторгнут досрочно) или 03 (если срок договора истек). Укажите дату прекращения отношений и дату окончательного расчета.

Как заполнить ЕФС‑1 для ИП?

Укажите в шапке формы статус «Индивидуальный предприниматель» и актуальный ОКВЭД. Заполняйте сведения только по наемным работникам или исполнителям по ГПХ; сведения о самом ИП в эту форму не вносятся.

Как заполнить ЕФС‑1 при уходе в декрет?

Оформление отпуска по беременности и родам не требует подачи отдельной формы ЕФС-1, так как это не является прекращением трудового договора или изменением условий труда. Сведения подаются только в том случае, если сотрудница увольняется из организации в связи с выходом на уход за ребенком.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за помощью в бухгалтерию.