Как сделать акт сверки: образец, правила оформления и шаблоны 2026 года

Как сделать акт сверки: пошаговая инструкция

Процесс сверки состоит из четырех основных этапов: сбора данных, формирования таблицы, расчета итогов и согласования.

Шаг 1. Сбор первичных документов
Перед тем как заполнять форму, необходимо собрать все документы за проверяемый период (квартал, полугодие или год). Вам понадобятся:

• Платежные поручения и выписки из банка (подтверждают оплату).
• Счета-фактуры и Универсальные передаточные документы (УПД) (подтверждают отгрузку товара или оказание услуг).
• Акты выполненных работ или товарные накладные.
• Дополнительные соглашения об изменении цены или объемов работ.

Шаг 2. Формирование таблицы операций
Данные заносятся в таблицу в хронологическом порядке. Каждая строка — это отдельная операция.

1. Указывается дата документа.
2. Присваивается номер документа (например, «ПП №123» для платежного поручения или «УПД №45» для отгрузки).
3. Сумма операции заносится либо в колонку «Дебет», либо в «Кредит» (в зависимости от того, кто составляет акт).

Пример: Если вы поставщик, то отгрузка товара для вас — это дебет (увеличение долга клиента перед вами), а получение оплаты от клиента — это кредит (уменьшение долга).

Шаг 3. Расчет итогового сальдо
Сальдо — это разница между всеми суммами по дебету и кредиту на определенную дату.

• Если сумма по дебету больше, чем по кредиту, возникает дебиторская задолженность (вам должны).
• Если наоборот — кредиторская (вы должны).

Шаг 4. Согласование и подписание
Готовый документ направляется контрагенту. Тот сверяет ваши данные со своими. Если расхождений нет, обе стороны ставят подписи и печати. Если найдены ошибки, документ возвращается на доработку или подписывается с отметкой о расхождениях.

Для быстрого и безошибочного оформления используйте Акт сверки взаиморасчётов — этот сервис позволяет заполнить документ онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает опечатки в названиях компаний.

Акт сверки образец 2026: обязательные реквизиты

Хотя закон не устанавливает строгого государственного бланка для акта сверки, для того чтобы документ имел юридическую силу и был понятен бухгалтерии, он должен содержать стандартный набор реквизитов.

«Шапка» документа
В верхней части акта указывается:

• Наименование документа: «Акт сверки взаиморасчетов».
• Период, за который проводится сверка (например, с 01.01.2026 по 31.12.2026).
• Полные наименования обеих организаций/ИП.
• ИНН и КПП (для ООО) или ИНН (для ИП).
• Ссылка на основание расчетов: номер и дата договора.

Структура таблицы
Таблица должна быть наглядной и содержать следующие столбцы:

1. Дата — дата совершения операции.
2. Номер документа — реквизит первичного документа.
3. Дебет — сумма начисления (отгрузки).
4. Кредит — сумма оплаты.
5. Остаток/Сальдо — накопительный итог после каждой операции.

Итоговая строка
В конце таблицы обязательно прописывается итоговая сумма задолженности. Формулировка должна быть однозначной: «Итого по состоянию на [дата] задолженность [Наименование компании] перед [Наименование компании] составляет [сумма] рублей».

Подписи и печати
Документ подписывается руководителями организаций или лицами, имеющими право подписи по доверенности (например, главным бухгалтером). В 2026 году широко применяется ЭЦП (электронная цифровая подпись), которая делает документ равнозначным бумажному с печатью.

Особенности оформления: акт сверки образец для ИП

Индивидуальные предприниматели часто ведут упрощенный учет, особенно на УСН или ПСН, но акт сверки остается важным инструментом защиты бизнеса.

Учет расчетов для ИП
Если ИП не ведет полноценный бухгалтерский учет (не использует счета 60, 62), акт сверки формируется на основе книги учета доходов и расходов (КУДиР) и банковских выписок. Главное — чтобы суммы в акте совпадали с суммами, отраженными в налоговой отчетности.

Работа с самозанятыми
При сверке расчетов с самозанятыми (плательщиками НПД) основным подтверждающим документом является чек из приложения «Мой налог». В акте сверки в графе «Номер документа» указывается номер чека. Если самозанятый оказывает услуги по договору ГПХ, важно, чтобы суммы в акте соответствовали суммам в акте выполненных работ для самозанятого.

Печать ИП
С 2015 года ИП не обязаны иметь печать. Если печати нет, в акте сверки достаточно подписи предпринимателя. Однако, если ИП использует печать в своей деятельности, ее наличие на акте сверки считается хорошим тоном и дополнительным подтверждением подлинности документа.

Где взять шаблоны: акт сверки образец в Excel и Word

Выбор формата зависит от объема операций и целей сверки.

Excel: автоматизация и расчеты
Шаблон в Excel — самый удобный вариант для компаний с большим количеством транзакций.

• Преимущества: использование формул СУММ позволяет автоматически рассчитывать сальдо. Ошибки в арифметике сводятся к нулю.
• Когда использовать: при ежемесячной сверке с крупными поставщиками, когда в таблице более 10–15 строк.

Word: официальность и простота
Шаблон в Word подходит для разовых сверрок или случаев, когда операций всего несколько.

• Преимущества: легко редактировать текстовые блоки, удобно оформлять как официальное письмо-запрос.
• Когда использовать: для отправки претензионного письма с приложением акта, когда нужно добавить пояснительный текст.

Проверка шаблонов на актуальность 2026 года
При скачивании бесплатных шаблонов из сети проверяйте:

1. Соответствие реквизитов (наличие полей для ИНН/КПП).
2. Корректность формулировок итоговой строки.
3. Отсутствие устаревших ссылок на законы, которые утратили силу.

Наиболее надежным способом является использование облачных сервисов или 1С, где акт формируется автоматически на основе введенных первичных документов. Это исключает человеческий фактор при переносе цифр из выписки в таблицу.

Действия при выявлении расхождений в акте

Расхождения в актах сверки — обычное дело. Чаще всего они возникают из-за разницы в датах отражения операции (например, вы отправили деньги 31 декабря, а контрагент получил их 2 января).

Анализ причин разницы
Первым делом нужно сопоставить обе версии акта построчно. Основные причины расхождений:

• Пропущенный платеж: одна из сторон не увидела платежку в выписке.
• Ошибка в сумме: опечатка при вводе данных (например, 15 600 вместо 16 500).
• Неучтенный документ: одна сторона провела акт выполненных работ, а вторая — нет. Если речь идет о специфических работах, например, по дезинфекции, проверьте соответствие сумм в акте выполненных работ по дезинфекции.

Составление корректирующего акта
Если ошибка найдена, составляется новый акт сверки, в который вносятся правильные данные. Все спорные суммы должны быть подтверждены первичными документами.

Акт с отметкой о расхождениях
Если стороны не пришли к согласию, акт подписывается с пометкой «С данными не согласен, расхождения в сумме [сумма] руб. Причина: [описание]». Такой документ фиксирует наличие спора и может быть использован в суде для доказательства того, что вы пытались урегулировать вопрос мирным путем.

Сроки устранения ошибок
Исправления в бухгалтерском учете должны быть внесены в том же отчетном периоде, в котором обнаружена ошибка. Если ошибка относится к прошлому году, вносятся соответствующие корректировки в учет текущего периода с оформлением сторно-записей или исправлений согласно ПБУ.

Частые вопросы

Как сделать акт сверки образец самостоятельно?

Для самостоятельного создания акта используйте таблицу. В «шапке» укажите реквизиты сторон и период. Создайте таблицу с колонками: Дата, Документ, Дебет, Кредит, Остаток. Внесите все операции по договору, посчитайте итоговую разницу и пропишите, кто кому должен. Подпишите документ и поставьте дату.

Нужно ли ИП обязательно подписывать акт сверки?

Закон не обязывает ИП подписывать акты сверки в обязательном порядке, если иное не предусмотрено договором. Однако подпись ИП крайне рекомендована: это защищает от необоснованных претензий контрагента и подтверждает правильность учета доходов для налоговой.

Можно ли скачать акт сверки бесплатно?

Да, в сети доступно множество бесплатных шаблонов в форматах .doc и .xls. Однако при использовании бесплатных образцов обязательно проверьте, чтобы в них были предусмотрены все необходимые реквизиты (ИНН, КПП, договор) и корректно считалась итоговая сумма задолженности.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений или настройки бухгалтерского учета рекомендуем обратиться к квалифицированному специалисту или в профильную консалтинговую компанию.