Как сделать товарную накладную: правила оформления и бланки 2026 года

Виды товарных накладных и выбор бланка

Основным стандартом де-факто в России остается форма ТОРГ-12. Несмотря на то что она перестала быть обязательной более десяти лет назад, большинство бухгалтеров предпочитают её из-за привычного формата и отсутствия лишних вопросов со стороны проверяющих органов.

Если бизнес решает создать собственный бланк, он должен опираться на требования закона о бухучёте. Своя форма удобна тем, что в неё можно добавить специфические поля, например, данные о партии, серийные номера или условия транспортировки, которые не предусмотрены в ТОРГ-12.

Выбор формы часто зависит от типа сделки. При разовых продажах или работе с контрагентами, которые требуют строгого соблюдения стандартов, используют ТОРГ-12. В долгосрочных партнерских отношениях, где документооборот оптимизирован под конкретные бизнес-процессы, чаще применяются упрощенные внутренние формы. Если в ходе деятельности возникает необходимость передачи прав по обязательствам, стоит изучить, как работает цессия в кредитных договорах.

Товарная накладная в ЭДО и бумажном виде

В 2026 году допустимо совмещать разные форматы документооборота. Например, компания может отправлять счета-фактуры через систему ЭДО, а товарные накладные передавать в бумажном виде вместе с грузом. Такая схема законна и широко применяется на практике.

ФНС разъясняет: отмена некоторых электронных форматов документов не затрагивает бумажные формы накладных и актов. Это означает, что если вы привыкли распечатывать ТОРГ-12 и подписывать её «живой» подписью, вы можете продолжать это делать, даже если основной обмен документами с контрагентом переведен в «цифру».

При смешанном документообороте печать товарной накладной осуществляется на бумажном носителе в двух или более экземплярах. Каждый экземпляр должен быть подписан обеими сторонами. В ЭДО же используется электронная подпись (ЭЦП), которая заменяет физическую печать и подпись руководителя.

Связь накладных с налоговым учетом и вычетами

Товарная накладная является первичным документом, который подтверждает факт совершения операции. Без неё невозможно законно списать товар со склада или подтвердить расходы, что делает её критически важной для налогового учета.

Особое внимание требуется при экспорте товаров. Для подтверждения права на применение ставки НДС 0% необходимо строго соблюдать порядок представления документов, установленный ст. 165 НК РФ. Неправильно оформленная накладная или нарушение сроков её подачи могут привести к отказу в налоговом вычете и доначислению налога по ставке 20%.

Основные риски некорректного оформления при проверках включают:

• отсутствие подписи одной из сторон;
• расхождение в наименованиях или количестве товара между накладной и счетом-фактурой;
• отсутствие обязательных реквизитов (например, даты или ИНН).

Такие ошибки делают документ недействительным, что может привести к исключению затрат из базы по налогу на прибыль. Если в отношениях с партнерами возникают споры, приводящие к прекращению сделки, может потребоваться соглашение о расторжении договора купли продажи недвижимости или иного имущества.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать бланк ТОРГ-12 в 2026 году?

Нет, использование формы ТОРГ-12 является добровольным с 2013 года. Вы имеете право разработать собственный бланк, если в нем будут указаны все обязательные реквизиты для учета операции.

Можно ли использовать бумажную накладную, если счет-фактура передается через ЭДО?

Да, такая схема допустима. Отмена некоторых электронных форматов не отменяет законность бумажных накладных. Вы можете комбинировать электронные счета-фактуры и бумажные товарные накладные.

Нужно ли ставить печать на товарной накладной?

Закон не требует обязательного наличия печати, если иное не предусмотрено договором между сторонами. Главным требованием является наличие подписей уполномоченных лиц.

Информация носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией.