Как уничтожаются кадровые документы: сроки хранения и порядок действий
Кадровые документы уничтожаются после истечения установленного законом срока их хранения. Процесс начинается с разделения бумаг на первичные учетные документы (хранятся 5 лет) и документы по личному составу (хранятся 50 лет), после чего составляется акт об уничтожении.
Главный риск при чистке архива — перепутать первичные учетные документы (5 лет) с документами по личному составу (50 лет), что может привести к преждевременному уничтожению важных данных о сотрудниках.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Сроки хранения кадровых документов перед уничтожением
Для определения даты уничтожения кадровые бумаги делят на две основные группы. К первой относятся первичные учетные документы. Согласно Перечню, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, срок их хранения составляет 5 лет. После этого периода такие бумаги выделяют к уничтожению. Чтобы избежать ошибок при формировании архива, изучите, какая именно первичная документация в бухгалтерии требует обязательного учета.
Ко второй группе относятся документы по личному составу. Если делопроизводство по таким документам было закончено после 1 января 2003 года, они должны храниться в организации 50 лет.
Документы по личному составу, которые образовались в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, имеют дополнительное требование. По истечении установленных сроков хранения они должны пройти обязательную экспертизу ценности.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Порядок уничтожения документов, сроки хранения которых истекли
В российском законодательстве нет жестко регламентированного алгоритма уничтожения документов, сроки хранения которых вышли. Это означает, что закон не диктует конкретные шаги, которые должна предпринять компания для утилизации бумаг.
Организация имеет право самостоятельно разработать и утвердить внутренний регламент этого процесса. Рекомендуется оформить процедуру локальным нормативным актом компании. Это исключит бесконтрольный выброс документов и создаст прозрачную систему ответственности внутри отдела кадров или бухгалтерии.
Для легального списания бумаг используется Акт об уничтожении документов, который фиксирует факт утилизации и дату выбытия документов из архива.
Как правильно выделить документы к уничтожению
Чтобы не уничтожить лишнего, используйте метод разделения архива по срокам хранения. Весь массив документов сортируется на две стопки: те, что подлежат хранению 5 лет, и те, что должны остаться в компании на 50 лет.
Сначала проводится проверка документов по личному составу. Если документ создан после 1 января 2003 года, он автоматически переносится в категорию долгосрочного хранения (50 лет) и не может быть уничтожен раньше этого срока.
Затем осуществляется отбор первичных учетных документов. Бухгалтер или кадровик проверяет дату создания каждого документа: если с момента завершения дела прошло более 5 лет, такая бумага выделяется к уничтожению. В 2026 году при этом важно учитывать актуальные правила заполнения ЕФС-1, чтобы отчетность по сотрудникам была корректной до момента списания связанных с ней первичных данных.
Частые вопросы
Можно ли просто выбросить кадровые документы, если срок их хранения вышел?
Просто выбросить документы не рекомендуется. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, процедуру уничтожения следует зафиксировать внутренним локальным актом и оформить соответствующим актом об уничтожении.
Какой срок хранения у документов по личному составу, созданных после 2003 года?
Для документов по личному составу, делопроизводство по которым закончено после 1 января 2003 года, установлен срок хранения 50 лет.
Сколько хранятся первичные учетные документы в кадровом учете?
Первичные учетные документы хранятся 5 лет согласно приказу Росархива № 236, после чего их можно выделить к уничтожению.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуем проконсультироваться с профильным юристом или бухгалтером.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Акт об уничтожении документов» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Акт об уничтожении документов» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Акт об уничтожении документов Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Кто платит НДФЛ: разбор ролей налогоплательщика и налогового агента
Узнайте, кто обязан платить НДФЛ по закону и почему работодатель удерживает налог из вашей зарплаты согласно ст. 226 НК РФ.
Прекращение трудового договора: основания, сроки и порядок оформления в 2026 году
Разберитесь, как законно оформить прекращение трудового договора по ТК РФ: сроки уведомления, расчеты с сотрудником и правила расторжения соглашения.
Как заполнить декларацию по УСН за 9 месяцев 2026 года
Пошаговое руководство: какая форма обязательна, как правильно заполнить декларацию УСН за 9 месяцев 2026 года и когда её подавать.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.