Кассовая книга: как выглядит, правила оформления и бланки

Как оформить кассовую книгу и книгу регистрации ПКО и РКО

Процесс учета начинается с книги регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В нее заносятся все ПКО и РКО в порядке их создания. Книга регистрации служит первичным реестром, на основании которого затем формируются записи в самой кассовой книге.

При использовании бумажной книги регистрации ПКО и РКО ошибка в одной строке не исправляется корректором; допускается аккуратное зачеркивание одной чертой с подписью «Исправлено» и подписью ответственного лица.

В кассовой книге записи производятся ежедневно. В конце рабочего дня кассир подводит итог по приходу и расходу, вычисляет остаток на конец дня и фиксирует его. При переходе на новый лист остаток с предыдущей страницы переносится в первую строку как «Остаток на начало периода». В конце месяца составляется итоговая запись, которая должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.

Каждый лист кассовой книги завершается подписями двух ответственных лиц: главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) и кассира. Подпись главного бухгалтера подтверждает правильность отражения операций, а подпись кассира — фактическое наличие или выдачу сумм.

Кассовая книга в электронном виде: правила использования

Переход на электронный формат учета возможен, если организация использует систему электронного документооборота (ЭДО). В этом случае кассовая книга в электронном виде представляет собой цифровой реестр, который формируется автоматически на основе электронных ПКО и РКО.

Для легитимности электронного учета все документы должны быть заверены квалифицированной электронной подписью (КЭП) кассира и главного бухгалтера. Хранение цифровых реестров осуществляется в соответствии с требованиями ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», что подразумевает обеспечение целостности данных и защиту от несанкционированного изменения.

Замена бумажного бланка электронным допустима для любых организаций, включая ООО и ИП. Основное преимущество электронного вида — автоматический расчет остатков и исключение арифметических ошибок. Однако при проверках налоговыми органами организация обязана предоставить доступ к цифровым архивам или распечатать реестры в бумажном виде.

Если ваша компания работает с наличными, важно не путать кассовую книгу с налоговым учетом. Для контроля доходов и расходов в рамках налогового режима используйте КУДиР.

Частые вопросы

Сколько хранится кассовая книга?

Срок хранения кассовой книги и книги регистрации ПКО и РКО составляет 5 лет после окончания года, за который она была заведена. Этот срок соответствует общему сроку исковой давности по финансовым обязательствам в рамках Гражданского кодекса.

Кассовая книга: купить или распечатать самостоятельно?

Предприниматель может купить готовые бланки в специализированных магазинах или распечатать форму КО-4 самостоятельно. Главное требование — книга должна быть пронумерована и прошнурована. Самостоятельная печать на листах А4 допустима, если итоговый документ оформлен как полноценный том с титульным листом и печатью.

Как оформить кассовую книгу, если нет главного бухгалтера?

В организациях, где функции главного бухгалтера отсутствуют, право подписи документов по кассе закрепляется за руководителем или иным сотрудником (например, финансовым менеджером) приказом по организации. В графе «Главный бухгалтер» в таком случае ставится подпись лица, ответственного за ведение учета.

Информация носит справочный характер. Для применения норм в конкретной ситуации проконсультируйтесь с профильным специалистом или обратитесь в бухгалтерию.