Книга учета доходов и расходов по УСН: правила ведения и заполнения в 2026 году

Особенности книги учета доходов и расходов для ИП и ООО

Для тех, кто применяет УСН «Доходы» (6%), КУДиР содержит только записи о поступлениях. Расходы в этом случае не учитываются и в книгу не вносятся. Для ИП и ООО на УСН «Доходы минус расходы» (15%) книга становится полноценным регистром, где фиксируются обе категории операций. Расходы признаются только в том случае, если они обоснованы, документально подтверждены и оплачены.

Каждая запись в КУДиР должна содержать обязательные реквизиты:

• дату и номер первичного документа (платежное поручение, приходный кассовый ордер, чек);
• сумму операции;
• основание (краткое описание операции, например, «оплата по договору №1 за консультации»).

Если компания использует обмен документами в ЭДО с 2026 года, основанием для записи в КУДиР все равно остается платежный документ, подтверждающий движение денежных средств.

Книга хранится в организации или у ИП в течение пяти лет после окончания налогового периода, к которому она относится. В ИФНС книга представляется в виде оригинала (бумажного или распечатанного электронного варианта) по требованию инспектора.

Налоговый учет доходов и расходов: основные правила заполнения

Любая запись в КУДиР должна иметь документальное подтверждение. Для доходов это банковские выписки, отчеты об эквайринге или кассовые книги. Для расходов — платежные поручения, чеки, акты приемки-передачи и договоры. Отсутствие первичного документа делает запись в книге недействительной, что ведет к доначислению налога и пеней.

Исправление ошибок в КУДиР зависит от того, когда они были обнаружены. Если ошибка найдена в текущем периоде, запись корректируется с указанием даты исправления. Если ошибка относится к закрытому периоду, необходимо внести корректирующую запись в книгу текущего года и подать уточненную декларацию. Для сверки данных с контрагентами полезно знать, как заполнить акт сверки с расхождениями, чтобы исключить дублирование или пропуск платежей в учете.

Итоговые суммы из КУДиР напрямую переносятся в налоговую декларацию. Сумма доходов за год в книге должна копейка в копейку совпадать с показателем в декларации. Расхождение между данными книги и отчетности является главным сигналом для налоговой инспекции о начале камеральной проверки. Чтобы избежать ошибок при переносе данных, рекомендуется использовать сервис Декларация по УСН, где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Частые вопросы

Как вести учет доходов и расходов, если я использую онлайн-бухгалтерию?

В этом случае программа автоматически формирует записи в КУДиР на основе банковских выписок и введенных документов. Предпринимателю остается только проверить корректность распределения сумм по статьям доходов и расходов. В конце года или по запросу ФНС онлайн-сервис позволяет выгрузить книгу в формате PDF или Excel для последующей распечатки и сшивания.

Нужно ли вести книгу учета доходов и расходов ИП на УСН «Доходы»?

Да, ведение КУДиР обязательно для всех налогоплательщиков на УСН, независимо от выбранного объекта налогообложения. Даже если вы платите налог только с доходов, вы обязаны фиксировать все поступления в книге. Отсутствие КУДиР при проверке влечет штраф по Налоговому кодексу.

Где можно скачать книгу учета доходов и расходов?

Единого файла «для скачивания» не существует, так как форма книги зависит от объекта налогообложения (Доходы или Доходы минус расходы). Шаблоны доступны в бухгалтерских сервисах или формируются автоматически в учетном ПО. При самостоятельном создании таблицы в Excel необходимо строго соблюдать структуру: дата, номер документа, сумма и основание.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и заполнения отчетности рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в лицензированную компанию по бухгалтерскому сопровождению.