Можно ли кадровые документы подписывать факсимиле: риски и правила оформления

Какие кадровые документы запрещено подписывать факсимиле

Категорически запрещено использовать штампы в документах, создающих, изменяющих или прекращающих трудовые отношения. К ним относятся:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• приказы о приеме на работу, переводе и увольнении;
• соглашения о расторжении договора по соглашению сторон.

Если вы столкнулись с ситуацией, когда физически невозможно собрать подписи в короткий срок, изучите материал Не могу подписать договор: что делать при технических и юридических проблемах.

Также недопустимо использование факсимиле в следующих бумагах:

• согласия на обработку персональных данных;
• листы ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА), включая правила внутреннего трудового распорядка;
• приказы о дисциплинарных взысканиях, поощрениях и премировании;
• уведомления об изменении условий оплаты труда или графика работы.

Для законного делегирования права подписи таких документов руководителем можно использовать Доверенность на подписание документов, где данные заполняются онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

В каких случаях факсимиле в кадрах допустимо

Штамп-факсимиле можно использовать только в документах, которые носят чисто информационный характер и не требуют от работника подтверждения получения или согласия. Примерами служат внутренние рассылки, уведомления о корпоративных мероприятиях или информационные письма о графике работы офиса в праздничные дни.

Использование факсимиле в некритичных документах возможно, если стороны заранее заключили письменное соглашение о признании такого способа подписания законным. Однако это соглашение не распространяется на документы, регулируемые трудовым законодательством в части защиты прав работника.

Важно отличать факсимиле от квалифицированной электронной подписи (КЭП), используемой в КЭДО (кадровом электронном документообороте). КЭП имеет юридическую силу полноценной подписи, так как она криптографически защищена и привязана к конкретному человеку, в то время как факсимиле — это просто картинка-оттиск.

Правильное оформление сторон трудового договора — залог безопасности бизнеса. Чтобы избежать ошибок при найме, изучите требования к Сторонам трудового договора: требования к работодателю и работнику.

Риски использования факсимиле при проверке ГИТ

При проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ) использование факсимиле в основных кадровых документах ведет к серьезным последствиям. Главный риск — признание трудового договора незаключенным. В таком случае работодатель может быть принужден к оформлению отношений «задним числом» с выплатой всех компенсаций и штрафов.

Любой приказ, подписанный факсимиле, может быть легко оспорен работником в суде. Если сотрудник заявит, что не соглашался на перевод или не подписывал приказ об увольнении, работодатель не сможет доказать обратное, так как штамп не является доказательством воли человека.

За нарушение правил учета и оформления трудовых отношений предусмотрены административные штрафы по КоАП РФ. Суммы зависят от размера компании и тяжести нарушения, но часто сопровождаются предписаниями об устранении нарушений в кратчайшие сроки.

Если вы уже оформили документы с ошибками в подписях, разберитесь, Я уже подписал документы: что делать дальше, чтобы избежать ошибок, чтобы минимизировать риски до начала проверки.

Частые вопросы

Будет ли считаться трудовой договор действительным, если его подписал директор факсимиле?

Нет, такой договор считается незаключенным. Согласно закону, договор должен быть подписан обеими сторонами собственноручно или с помощью КЭП. Факсимиле директора не подтверждает факт заключения сделки.

Можно ли заменить факсимиле электронной подписью?

Да, но только если используется электронная подпись, соответствующая требованиям закона (ПЭП, УНЭП или КЭП), и компания перешла на КЭДО. Простая картинка подписи в Word или PDF без криптографического сертификата приравнивается к факсимиле и не имеет полной юридической силы в кадрах.

Допустимо ли использовать факсимиле в табеле учета рабочего времени?

В табеле учета рабочего времени подпись работодателя (или ответственного лица) может быть факсимильной, если это закреплено внутренним регламентом. Однако подпись работника (если она предусмотрена формой табеля) должна быть только живой.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется проконсультироваться с юристом или квалифицированным бухгалтером.