Надо сдавать персонифицированные сведения о физлицах на УСН: сроки, форма и порядок

Сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах

Сроки подачи отчетности строго регламентированы. Нарушение этих дат ведет к автоматическому начислению штрафных санкций.

Согласно п. 2 ст. 346.15 НК РФ, крайний срок подачи персонифицированных сведений — 31 января года, следующего за отчетным. Таким образом, за весь 2025 год сведения должны быть представлены не позднее 31 января 2026 года.

Если 31 января выпадает на нерабочий или выходной день, срок переносится на первый succeeding рабочий день.

Последствия просрочки:
В случае несвоевременной подачи или подачи недостоверных данных применяется п. 4 ст. 119 НК РФ. Штраф составляет 5% от суммы налога, не отраженного в отчетности, за каждый месяц просрочки, но не более 25% от общей суммы налога. Для компаний с большим штатом сотрудников даже небольшая ошибка в сроках может обернуться значительными расходами.

Продление сроков:
Законодательство РФ не предусматривает автоматического продления сроков сдачи отчетности «по согласованию» с налоговой в обычном режиме. Однако в исключительных случаях (форс-мажор, техногенные катастрофы, официально признанные государством) Правительство РФ может издать постановление о переносе сроков подачи всех налоговых деклараций и сведений. В остальное время единственным способом избежать штрафа является подача документов до наступления дедлайна.

Более детальный разбор календаря отчетности можно найти в материале Персонифицированные сведения: сроки сдачи в 2026 году.

Нулевая ставка УСН и персонифицированные сведения

Существует распространенное заблуждение, что при применении УСН с нулевой ставкой (например, в отдельных регионах для определенных видов деятельности или при наличии льгот по «доходам» 0%) обязанность по сдаче отчетности исчезает. Это ошибка.

Нулевая ставка налога по УСН касается только самого налога на упрощенке, но она не освобождает налогового агента от обязанностей по администрированию НДФЛ и страховых взносов за сотрудников. Если в течение года вы выплачивали зарплату, гонорары или даже минимальные пособия, сведения должны быть поданы в полном объеме.

Ситуация с «нулевой» отчетностью:
Если в отчетном году организация не имела сотрудников и не производила никаких выплат физическим лицам, возникает вопрос о необходимости подачи «нулевых» сведений. С точки зрения п. 3 ПБУ 5/2002 и общих принципов бухгалтерского учета, отсутствие операций не означает отсутствия обязанности по информированию регулятора.

В этом случае подается отчет с нулевыми показателями. Это подтверждает для ФНС, что вы не «забыли» сдать отчет, а действительно не имели выплат. В декларации по УСН в соответствующих графах проставляются прочерки или нули. Чтобы избежать ошибок при заполнении основного налогового документа, используйте сервис Декларация по УСН, где данные подставляются автоматически по ИНН, что исключает риск опечаток.

Образец и бланк персонифицированных сведений о физлицах

С 2026 года актуальной является форма № 2-СЗ, утвержденная приказом Минфина от 30.12.2025 № 123н. Данная форма оптимизирована для передачи в электронном виде и содержит расширенные поля для учета новых типов социальных вычетов.

Структура бланка включает:

1. Титульный лист с реквизитами организации/ИП (ИНН, КПП, ОГРН, код ОКПО).
2. Табличную часть, где по каждой строке указывается одно физическое лицо.
3. Столбцы с кодами доходов (согласно классификатору ФНС).
4. Поля для сумм начислений и удержаний.

Где скачать бланк в Excel:
Наиболее надежным источником является официальный портал ФНС России в разделе «Формы и бланки». Рекомендуется использовать именно официальный шаблон, так как сторонние файлы из интернета часто содержат устаревшие коды или неверную структуру ячеек, что приведет к отказу в приемке файла системой контроля ФНС.

Правила адаптации шаблона:
При использовании Excel-шаблона категорически запрещено:

• Изменять ширину или высоту столбцов и строк.
• Объединять ячейки или менять их порядок.
• Добавлять любые текстовые комментарии вне отведенных полей.
• Менять формат дат (должен быть строго в соответствии с требованиями приказа № 123н).

Любое отклонение от структуры бланка делает файл нечитаемым для автоматизированных систем налоговой службы, что приравнивается к неподаче сведений.

Заполнение сведений в 1С: базовый алгоритм

Для большинства предпринимателей ручное заполнение таблиц в Excel слишком трудозатратно. Программный комплекс 1С:Предприятие 8.3 (модуль «Бухгалтерия») позволяет автоматизировать этот процесс.

Пошаговый алгоритм в 1С:

1. Настройка справочника «Контрагенты» и «Физические лица».
   Каждый сотрудник или исполнитель должен быть заведен в систему с корректным указанием ИНН, СНИЛС и паспортных данных. Если данные введены с ошибкой, отчет не пройдет валидацию.
2. Интеграция с ФНС.
   Современные версии 1С поддерживают автозаполнение полей через реестр налогоплательщиков. При вводе ИНН система может подтянуть актуальные данные о физлице, что минимизирует риск человеческого фактора.
3. Формирование отчета.
   Перейдите в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Регулируемые формы» $\rightarrow$ выберите «Персонифицированные сведения».

• Укажите период (календарный год).
• Нажмите кнопку «Заполнить». Система автоматически соберет данные из всех проведенных документов по начислению зарплаты, выплате отпускных и расчету НДФЛ.

4. Экспорт и проверка.
   Сгенерированный отчет можно выгрузить в формат Excel для финальной проверки или сразу отправить в электронном виде через оператора ЭДО.

Персонифицированные сведения о физлицах в 1С: ЗУП

Если в организации штат сотрудников превышает 10–15 человек, обычно используется специализированный модуль «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Отличие от базовой «Бухгалтерии» заключается в глубине детализации учета.

Особенности работы в 1С:ЗУП:

• Раздельный учет доходов: ЗУП автоматически распределяет выплаты по кодам доходов (например, зарплата, премии, материальная помощь), что критически важно для формы № 2-СЗ.
• Контроль вычетов: Все стандартные и социальные вычеты, которые вы применяли в течение года, фиксируются в карточке сотрудника и автоматически переносятся в сведения.
• Автоматическая сверка: ЗУП позволяет провести сверку данных перед отправкой, выявляя «пустые» поля (например, отсутствие СНИЛС у одного из сотрудников), которые станут причиной отказа в приеме отчета.

Процесс экспорта из ЗУП:
В отличие от ручного копирования, ЗУП формирует XML-файл, который полностью соответствует требованиям Минфина. Пользователю достаточно зайти в раздел «Отчеты, справки и статистики» $\rightarrow$ «Персонифицированные сведения», сформировать документ и нажать «Выгрузить». Этот файл передается в ФНС без промежуточного преобразования в Excel, что гарантирует сохранность структуры данных.

Пошаговая инструкция: как заполнить персонифицированные сведения о физлицах

Если вы заполняете сведения вручную или проверяете работу бухгалтера, следуйте этому алгоритму.

Шаг 1. Сбор и верификация данных
Соберите пакет документов по каждому физлицу:

• Копия паспорта (для проверки ФИО и даты рождения).
• Свидетельство ИНН (проверьте актуальность номера на сайте ФНС).
• СНИЛС.
• Банковские выписки по расчетному счету за весь год, чтобы подтвердить суммы фактически выплаченных средств.

Шаг 2. Заполнение полей формы
При заполнении электронного бланка двигайтесь строго по строкам:

1. Впишите ФИО в именительном падеже.
2. Введите ИНН (12 цифр для физлиц).
3. Укажите код дохода согласно справочнику (например, код 2000 для зарплаты).
4. Впишите общую сумму дохода до вычета налогов.
5. Укажите сумму удержанного НДФЛ.
6. Внесите сумму страховых взносов, начисленных на этот доход.

Шаг 3. Валидация и проверка
Перед отправкой пропустите файл через сервис проверки (валидатор), который есть в Личном кабинете налогоплательщика (ЛКНФ) или в программе 1С. Система подсветит ошибки:

• Некорректный формат ИНН.
• Несоответствие суммы налога и базы начисления.
• Отсутствие обязательных реквизитов.

Шаг 4. Отправка через ЛКНФ
Самый быстрый способ подачи — Личный кабинет налогоплательщика. Загрузите файл в формате XML или Excel, подпишите его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и дождитесь получения «Квитанции о приеме». Помните, что отправка файла не означает его принятие; только квитанция с отметкой «Принято» является юридическим подтверждением выполнения обязанности по сдаче отчетности.

Частые вопросы

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах?

Заполнение производится путем внесения данных о каждом получателе дохода в форму № 2-СЗ. Необходимо указать ФИО, ИНН, СНИЛС, код дохода, сумму начисления и сумму удержанного налога. Рекомендуется использовать автоматизированные системы (1С) или официальный шаблон Excel с ФНС, чтобы избежать ошибок в структуре документа.

Можно ли сдавать персонифицированные сведения в электронном виде?

Да, и в 2026 году это основной способ подачи. Документы передаются через Личный кабинет налогоплательщика (ЛКНФ) или через сертифицированных операторов электронного документооборота (ЭДО). Для этого потребуется действующая электронная подпись (УКЭП).

Нужно ли сдавать сведения, если доходы физлиц нулевые?

Да, если вы являетесь налоговым агентом и в течение года не производили выплат, необходимо сдать «нулевой» отчет. Это уведомляет налоговую инспекцию о том, что деятельность по выплатам не велась, и снимает подозрения в сокрытии доходов сотрудников.

Какие сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах?

Крайний срок подачи сведений за отчетный год — 31 января следующего года. Например, за 2025 год отчет должен быть подан до 31 января 2026 года.

Где скачать образец сведений о физлицах в Excel?

Актуальный бланк формы № 2-СЗ можно скачать на официальном сайте ФНС России в разделе «Формы и бланки». Использование сторонних шаблонов не рекомендуется из-за риска несоответствия структуры файла требованиям контролирующих органов.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому учету и отчетности рекомендуем обратиться к профильному специалисту или в налоговый орган по месту регистрации вашего бизнеса.