Обмен документами в ЭДО с 2026 года: новые требования и практические шаги

Обмен документами по ЭДО после 1 января 2026 года: какие форматы больше не действуют

С 1 января 2026 года прекращается действие старых форматов электронных товарных накладных и актов об оказании услуг, которые ранее были утверждены ФНС. Документы, сформированные по этим устаревшим стандартам после указанной даты, могут быть не признаны налоговыми органами.

В качестве замены используются УПД и иные форматы, одобренные ФНС. Компании должны перенастроить свои учетные системы и шаблоны документов, чтобы они соответствовали актуальным требованиям к электронному представлению данных.

Отмена старых форматов требует пересмотра условий договоров с контрагентами. В соглашениях об электронном документообороте необходимо зафиксировать переход на новые формы УПД, иначе возникнут сложности с подтверждением расходов и вычетами по НДС. Если контрагент отказывается переходить на новые форматы, может потребоваться претензия поставщику для урегулирования вопроса.

Неочевидно, но несмотря на обязательность электронных форматов, в России пока нет федерального закона, который бы детально регламентировал сам процесс обмена первичными электронными документами.

Как организовать обмен документами в ЭДО: практические рекомендации

Первым шагом является выбор провайдера ЭДО. Важно убедиться, что оператор полностью поддерживает работу с УПД статуса «2» и обеспечивает корректную передачу данных в соответствии с требованиями ФНС. Для автоматизации этого процесса и минимизации рутины используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

При внедрении электронного документооборота, особенно в части кадровых документов, необходимо актуализировать локальные нормативные акты. В частности, изменения вносятся в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), где фиксируется порядок подписания и передачи электронных документов. Это особенно актуально, когда рассчитывается срок сдачи ЕФС‑1 при заключении договора ГПХ и иные отчетные формы.

Из-за существующего правового вакуума в общем регулировании обмена первичкой, конкретные сроки передачи документов, порядок их хранения и процедуры приемки не установлены законом. Эти условия должны быть детально прописаны во внутренних политиках компании и в договорах с партнерами.

Частые вопросы

Какой документ считается первичным в ЭДО после 2026 года?

Основным первичным учетным документом в электронном виде признается Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «2».

Можно ли использовать старый электронный формат товарной накладной после 1 января 2026 года?

Нет, форматы электронных товарных накладных и актов об оказании услуг, утвержденные ФНС, утрачивают силу с 1 января 2026 года.

Какие сроки передачи документов в ЭДО установлены законом?

Законодательно общие сроки обмена первичными электронными документами не регламентированы. Сроки определяются компаниями самостоятельно в рамках внутренних регламентов и договоров с контрагентами.

Нужно ли менять правила внутреннего трудового распорядка при переходе на ЭДО?

Да, при переходе на электронный документооборот (в том числе кадровый) необходимо внести соответствующие изменения в ПВТР.

Как выбрать провайдера ЭДО для обмена документами?

Следует выбирать сертифицированного оператора, который поддерживает работу с УПД статуса «2» и обеспечивает совместимость с системами контрагентов и требованиями ФНС.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС России.