Обмен документами с контрагентом в 2026 году: правила, форматы и практические рекомендации

Обязательные электронные форматы для перевозочных документов с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Согласно этому документу, участники перевозок обязаны перевести часть перевозочных документов в электронный формат. Обязательство касается конкретного перечня документов, установленного законом, включая товарные накладные и акты выполненных работ в сфере логистики.

Параллельно с этим меняются требования к форматам документов для торговых операций. С 1 января 2026 года утрачивают юридическую силу старые форматы представления документов о передаче товаров и результатов работ (актов), которые ранее были утверждены ФНС.

Компании, использующие устаревшие XML-схемы или формы ФНС после 1 января 2026 года, рискуют получить документы, не имеющие юридической силы. Для корректного оформления документов в новых условиях важно правильно использовать электронную подпись документов в Контур, что гарантирует легитимность обмена.

Как использовать УПД со статусом «2» в качестве первичного документа

Для использования УПД в качестве первичного документа необходимо формировать его в электронном виде и присваивать ему статус «2». В этом статусе документ заменяет собой традиционные акты или накладные, фиксируя факт передачи товара или оказания услуги.

Неочевидно, но УПД со статусом «2» сохраняет статус первичного документа даже при передаче через обычную электронную почту. Это позволяет компаниям обходиться без специализированных и дорогостоящих ЭДО-платформ, сохраняя при этом юридическую значимость документа.

При передаче документа через email или облачные хранилища необходимо следить за наличием всех обязательных реквизитов, предусмотренных нормативными актами (ФЗ-402 и ПБУ). Отсутствие одного из обязательных полей может привести к тому, что документ не будет принят к учету или станет поводом для претензий. Если контрагент отказывается признать такой документ, может потребоваться претензия поставщику по некачественному товару или услуге.

Подтверждение личности отправителя и отказ от подписи на оферте

Отказ от подписи на оферте возможен только при условии достоверного установления личности отправителя. На практике это реализуется тремя основными способами:

1. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП).
2. Верификация отправителя через ИНН в системе ЭДО.
3. Идентификация через корпоративные системы доступа или согласованные email-адреса.

При наличии такой верификации подпись на предложении заключить договор не требуется. Чтобы минимизировать налоговые риски в договоре, рекомендуется сохранять технические доказательства отправки и получения документов.

В качестве подтверждения в случае споров могут быть использованы скриншоты переписки, лог-файлы сервера или отчеты оператора ЭДО. Эти данные позволяют доказать, что оферта была направлена именно конкретным лицом и была получена контрагентом в определенное время.

Частые вопросы

Можно ли обмениваться первичными документами в электронном виде без использования ЭДО?

Да, это возможно. Общий порядок обмена первичными документами законом не регламентирован. Если стороны используют УПД со статусом «2», такой документ сохраняет юридическую силу даже при пересылке по электронной почте или через облачные сервисы.

Какие перевозочные документы обязаны быть в электронном виде с 1 сентября 2026?

Согласно ФЗ № 140-ФЗ, с этой даты обязательным становится электронный формат для части перевозочных документов. В их число входят товарные накладные и акты выполненных работ, относящиеся к сфере перевозок.

Нужна ли подпись на оферте при заключении договора через электронный обмен?

Подпись на оферте не требуется, если личность отправителя может быть достоверно установлена. Это достигается с помощью электронной подписи, верификации по ИНН или через механизмы системы ЭДО.

Что происходит с ФНС-утверждёнными форматами электронных накладных после 1 января 2026?

С 1 января 2026 года утвержденные ФНС форматы электронных товарных накладных и документов об оказании услуг утрачивают силу. Использовать их в прежнем виде для придания документам юридической значимости будет невозможно.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.