Отчетность ЕФС‑1: сроки сдачи в 2025‑2026 годах и при приёме на работу

Отчет ЕФС-1 при приёме на работу и переводе на полную ставку

Сведения о приеме сотрудника в штат должны быть направлены в Социальный фонд России (СФР) не позднее 7 календарных дней со дня издания приказа или заключения трудового договора (согласно п. 3 п.п. 2-5 ПБУ 6/02). Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на первый рабочий день.

Перевод сотрудника с частичной занятости (0.25, 0.5 ставки) на полную ставку считается изменением условий трудового договора. Этот факт фиксируется в отдельном подразделе ЕФС-1, который также необходимо подать в течение 7 календарных дней с даты вступления в силу приказа о переводе. Чтобы избежать ошибок в заполнении, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ формируется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

В отчете о приеме или переводе обязательны следующие реквизиты:

1. Полные ФИО работника и его СНИЛС.
2. Точная дата начала трудовых отношений или дата перевода.
3. Размер ставки (например, «1.0» при полной занятости).
4. Код тарифной ставки или наименование должности.

Если сотрудник меняет формат работы, например, переходит на удаленный режим, изучите Перевод на дистанционную работу в ЕФС-1: сроки сдачи и порядок оформления.

Сведения о начисленных страховых взносах в ЕФС-1: какие данные и сроки

Раздел ЕФС-1, содержащий сведения о начисленных страховых взносах, объединяет данные по всем сотрудникам организации. В отчет включаются суммы взносов за каждый месяц отчетного квартала, которые должны строго соответствовать данным в табелях учета рабочего времени и расчетных листках.

Срок подачи сведений о начислениях совпадает с общим сроком сдачи квартальной ЕФС-1. Таким образом, данные за 1 квартал 2026 года должны быть в СФР до 20 февраля. Если в ходе внутренней проверки или по требованию фонда обнаружена ошибка в суммах, работодатель обязан подать корректирующий отчет в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.

Важно синхронизировать данные ЕФС-1 с другими формами отчетности, чтобы избежать расхождений при автоматизированном контроле СФР и ФНС. Для этого рекомендуется сверять показатели с отчетом РСВ: пошаговое заполнение, сроки сдачи и типичные ошибки.

Новые требования к срокам сдачи ЕФС-1 (2025-2026)

С 1 января 2026 года подача ЕФС-1 в бумажном виде полностью прекращена для всех категорий работодателей. Внедрен обязательный электронный формат через портал Госуслуги или специализированные операторы ЭДО. Подача через личный кабинет СФР теперь является основным способом взаимодействия.

Уточнены сроки подтверждения получения отчета. СФР обязан направить квитанцию о приеме документа или уведомление об ошибках в течение 3 рабочих дней после загрузки файла. Если в течение этого срока подтверждение не поступило, отчет считается не поданным, что может привести к штрафам.

Для упрощения контроля в личном кабинете работодателя реализована система автоматических уведомлений. За 3 рабочих дня до наступления крайнего срока сдачи квартального отчета система присылает пуш-уведомление или письмо на электронную почту. При просрочке уведомление о нарушении появляется в статусе «Критическое» сразу на главной странице кабинета.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 при приёме на работу?

Отчет необходимо подать в течение 7 календарных дней с даты подписания трудового договора или издания приказа о приеме.

Сколько дней даётся на перевод сотрудника на полную ставку в ЕФС-1?

Срок подачи сведений о переводе на полную ставку составляет 7 календарных дней с даты оформления соответствующего документа.

Какие сроки сдачи ЕФС-1 в 2025 году?

В 2025 году действовали стандартные сроки: за 1 квартал — до 15 февраля, за полугодие — до 25 июля, за 9 месяцев — до 25 октября, за год — до 25 января.

Новые сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году?

Главное изменение 2026 года — перенос срока сдачи за 1 квартал на 20 февраля. Остальные квартальные сроки остаются прежними: 25 июля, 25 октября и 25 января.

Как указать сведения о начисленных страховых взносах в ЕФС-1?

Суммы взносов указываются помесячно за отчетный период на основании данных бухгалтерского учета и табелей. Сведения подаются одновременно с основной квартальной формой ЕФС-1.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальной редакции нормативных актов.