Письмо‑претензия поставщику по качеству товара: образец и инструкция

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
123456, г. Москва, ул. Ленина, 15
Тел.: +7 495 123‑45‑67, email: info@romashka.ru

Поставщик: ЗАО «ТехноТрейд»
ИНН 7707654321, 123456, г. Москва, ул. Тверская, 20
Вниманию: Иванова И.И.

Дата: 24.09.2026 г., № 12-ПТ

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Договором № 45 от 01.02.2026 г. поставка 15 шт. комплектов «Термоконтейнер» (артикул TC-2026) была выполнена 12.09.2026 г. При приемке 13.09.2026 г. выявлены дефекты: нарушение теплоизоляционных характеристик, отсутствие сертификата соответствия.  

Согласно ст. 475 ГК РФ и ТКП-44, прошу в течение 10 рабочих дней заменить дефектные товары на исправные либо возвратить уплаченную сумму — 1 500 000 руб.  

Ответ прошу направить на указанный выше адрес или по электронной почте info@romashka.ru до 05.10.2026 г.  

С уважением,  
/Петров А.В./  
Генеральный директор  

Претензия поставщику услуг и акт претензии: образцы документов

Отличия претензии на услуги от претензии на товар
Товарная претензия опирается на требования к качеству продукции (ГОСТ, ТКП-44). При услугах основной критерий — соответствие результата договора (ст. 15 и 450 ГК РФ). Поэтому в тексте указывается конкретный этап выполнения услуги, сроки и параметры результата (например, SLA-показатели).

Обязательные реквизиты акта претензии

• Датировка (дата составления)
• Наименование сторон, ИНН, КПП
• Перечень нарушений (детальное описание)
• Подписи ответственного представителя каждой стороны, печати
• При необходимости приложения: акты приемки-передачи услуги, протоколы испытаний

Образец письма-претензии поставщику услуг

ИП Иванов И.И.
ИНН 7701122334, ОГРНИП 3157746001234
г. Москва, ул. Смольная, 5
Тел.: +7 915 555‑22‑33, email: ivanov@isp.ru

Поставщик: ООО «Сервис-Плюс»
ИНН 7709988776, 123456, г. Москва, ул. Смоленская, 30

Дата: 24.09.2026 г., № 07-УС

Уважаемые партнеры!

В рамках договора № 12 от 15.03.2026 г. оказаны услуги по обслуживанию серверов (№ ТЗ-2026‑03). По результатам мониторинга 20.09.2026 г. выявлено нарушение SLA — время отклика превышает 4 ч, а плановое обслуживание не выполнено.  

Согласно ст. 450 ГК РФ требую в течение 7 рабочих дней выполнить недостающие работы и возместить затраты на привлечение сторонних специалистов в размере — 120 000 руб.  

Ответ прошу направить по указанному адресу или на электронную почту ivanov@isp.ru до 04.10.2026 г.  

С уважением,  
/Иванов И.И./  
Индивидуальный предприниматель  

Акт претензии

Акт претензии № 03-АК
г. Москва «24» сентября 2026 г.

Стороны: ИП Иванов И.И. (заказчик) и ООО «Сервис-Плюс» (исполнитель).

1. Нарушения:
   1.1. Превышение времени отклика до 4 ч (допустимо ≤ 2 ч);
   1.2. Неоконченная плановая профилактика 19.09.2026 г.

2. Требования:
   2.1. Выполнить недостающие работы до 02.10.2026 г.;
   2.2. Возместить затраты — 120 000 руб.

Подписи сторон:
____________________ /Иванов И.И./
____________________ /Петров А.С./

Согласование акта
После подписания обеими сторонами акт передаётся заказным письмом. Копия акта хранится в архиве обеих компаний; оригиналы могут быть оформлены в электронном виде, если обе стороны согласовали электронную подпись (КЭП).

Претензия по браку, возврат товара и нарушение сроков поставки: образцы и сроки

Оформление претензии при обнаружении брака

1. Зафиксировать дефекты (фото, протокол).
2. Сравнить с техническим заданием (ТКП-44).
3. Составить письмо-претензию, указав артикул, количество, характер брака.
4. Приложить акт приемки-передачи, если он есть.
5. Указать требование замены или возврата и срок ≤ 10 рабочих дней.

Шаблон письма-претензии о возврате некачественного товара

ООО «Лесная фирма»
ИНН 7703311225, КПП 770301001
г. Москва, ул. Кузнецкий мост, 12
Тел.: +7 495 777‑88‑99, email: sales@lesfirm.ru

Поставщик: ОАО «Техно-Маш»
ИНН 7704433221, 123456, г. Москва, ул. Новоградская, 8

Дата: 24.09.2026 г., № 22-ВР

Уважаемый Петров П.П.!

В соответствии с Договором № 78 от 10.04.2026 г. поставка 200 шт. пиломатериалов «Дуб-С-1» (артикул DP-2026) выполнена 05.09.2026 г. При приемке выявлен серьезный брак — трещины по всей длине.  

Согласно ст. 475 ГК РФ прошу возвратить уплаченную сумму — 2 400 000 руб. в течение 10 рабочих дней.  

Ответ прошу направить на указанный адрес или по e-mail sales@lesfirm.ru до 06.10.2026 г.  

С уважением,  
/Смирнова Е.В./  
Директор  

Претензия о просрочке поставки

• Укажите дату плановой поставки и фактическую дату получения.
• Ссылайтесь на ст. 15 ГК РФ (право на требование исполнения в срок).
• Законный срок ответа — 10 дней с даты получения претензии (пункт 2.1 Правил деловой переписки, утверждённых Минкомсвязи).

Образец письма-претензии о просрочке

ИП Петров А.С.
ИНН 7705556677, ОГРНИП 3157746005678
г. Москва, ул. Горького, 27
Тел.: +7 925 123‑45‑67, email: petrov@isp.ru

Поставщик: ТОО «Товар-Экспресс»
ИНН 7701122334, 123456, г. Москва, ул. Маркса, 9

Дата: 24.09.2026 г., № 09-ПС

Уважаемые господа!

Согласно Договору № 33 от 01.06.2026 г. поставка 500 шт. комплектов «Эко-Терм» должна была быть выполнена 15.09.2026 г. На текущий момент товар не получен.  

Требую в течение 10 рабочих дней либо выполнить поставку, либо компенсировать убытки в размере — 250 000 руб.  

Ответ прошу направить на указанный адрес или e-mail petrov@isp.ru до 06.10.2026 г.  

С уважением,  
/Петров А.С./  
Индивидуальный предприниматель  

Куда и каким способом отправлять претензии

• Заказное письмо с уведомлением о вручении (почтовое отделение «Отправление с подтверждением доставки»).
• Курьерская служба с трек-номером и подписью получателя.
• Электронная почта допускается только как дополнение, но не заменяет заказное письмо, поскольку не обеспечивает доказательную силу.

Частые вопросы

Как правильно оформить письмо-претензию поставщику?

Укажите полные реквизиты сторон, дату и номер, конкретное описание дефекта, требование и срок исполнения, подпишите и поставьте печать. Пример текста приведён в первой части статьи.

Можно ли отправлять претензию по электронной почте?

Электронная почта может использоваться как уведомление, но для судебного доказывания требуется заказное письмо с уведомлением о вручении (изюминка).

Нужно ли прикладывать акт приемки-передачи к претензии?

Да, если акт подписан обеими сторонами — это подтверждает факт приемки и выявленные нарушения. При его отсутствии приложите протокол проверки.

Какой срок ответа поставщика на претензию?

Согласно практике и пункту 2.1 Правил деловой переписки, ответ должен быть предоставлен в течение 10 рабочих дней с даты получения претензии.

Можно ли потребовать возврат денег за некачественный товар?

Да, ст. 475 ГК РФ предоставляет право требовать возврат уплаченной суммы или замену товара, если обнаружен брак и поставщик не устранил его в установленный срок.

---

Информация носит справочный характер и не является юридической консультацией. При необходимости рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.