Полный список кадровых документов для работодателя в 2026 году
Список кадровых документов включает в себя обязательные трудовые договоры, локальные нормативные акты (ЛНА) и отчетные формы по учету рабочего времени. Состав документации зависит от численности штата, режима работы сотрудников и специфики деятельности организации.
График отпусков должен быть утвержден до 17 ноября текущего года на следующий год. Отсутствие этого документа в списке при проверке — один из самых частых поводов для штрафа.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Обязательный список кадровых документов для всех работодателей
Каждый работодатель, независимо от формы собственности (ООО или ИП), обязан вести персонифицированный учет сотрудников. Базовый пакет документов включает:
- Трудовые договоры с каждым работником, оформленные в двух экземплярах.
- Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую должность или изменении условий оплаты.
- Приказы об увольнении и соответствующие записи в трудовых книжках (бумажных или электронных).
- Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1), которые подаются в Социальный фонд России. При заполнении отчета важно правильно указать код типа организации для заполнения ЕФС-1, чтобы избежать отказов в приеме формы.
Локальные нормативные акты (ЛНА) регулируют внутренние процессы компании. Обязательными являются:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), определяющие режим работы, отдыха и дисциплинарные нормы.
- Положение об оплате труда и премировании, где зафиксированы сроки выплат, размеры окладов и условия начисления бонусов.
- Положение о защите персональных данных и согласие сотрудника на их обработку.
Учет рабочего времени и отдыха фиксируется в следующих документах:
- Табель учета рабочего времени (ежедневный или суммированный), который служит основанием для начисления заработной платы.
- График отпусков, согласованный с профсоюзом (при наличии) и утвержденный руководителем.
- Заявления сотрудников на отпуск или отгул.
Документация по охране труда и воинскому учету в 2026 году требует строгого соблюдения актуальных норм. Работодатель должен иметь:
- Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ.
- Журналы регистрации инструктажей по технике безопасности.
- Приказы о назначении ответственных за охрану труда и пожарную безопасность.
- Карточки учета воинского учета сотрудников и журнал учета воинских документов.
Для автоматизации подготовки этих документов и исключения ошибок в формулировках используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Дополнительный перечень документов в зависимости от условий труда
Для сотрудников, работающих удаленно или в гибридном режиме, в трудовой договор вносятся специальные условия. В списке документов появляются:
- Дополнительное соглашение о дистанционной работе, где указан способ связи и порядок передачи отчетов.
- Регламент взаимодействия с дистанционными работниками (ЛНА), определяющий время доступности сотрудника на связи.
- Акты об ознакомлении с ЛНА, переданные через систему ЭДО.
При найме совместителей или оформлении неполного рабочего дня требуются:
- Трудовой договор с совместителем, где четко указано ограничение по рабочему времени (не более 4 часов в день).
- Справка с основного места работы о занимаемой должности и режиме труда.
- Дополнительное соглашение об установлении неполного рабочего времени для штатного сотрудника.
Если работа предполагает доступ к ценностям компании или денежным средствам, оформляются:
- Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Акты инвентаризации имущества, фиксирующие передачу ценностей сотруднику.
- Приказы о проведении плановых или внеплановых проверок материальных ценностей.
Подобные документы относятся к первичной документации в бухгалтерии, так как они напрямую влияют на списание убытков или отражение активов в балансе.
Сроки хранения кадровых документов и правила их уничтожения
Сроки хранения определяются законодательством об архивах и зависят от даты создания документа.
Документы со сроком хранения 50 лет (для созданных после 1 января 2003 года) и 75 лет (для созданных до этой даты) включают:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение).
- Личные карточки сотрудников (форма Т-2).
- Листки по учету работы и заработной платы.
Временные файлы и документы с коротким сроком хранения:
- Графики отпусков — 3 года.
- Табели учета рабочего времени — 1 год (или до конца отчетного периода).
- Заявления на отпуск — 3 года.
Уничтожение документов с истекшим сроком производится строго по закону об архивах. Для этого создается экспертная комиссия, составляется акт о выделении документов к уничтожению. После утверждения акта руководителем документы измельчаются или сжигаются, что фиксируется итоговым актом об уничтожении.
При переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) требования к хранению меняются. Электронные документы должны храниться в форматах, обеспечивающих их читаемость в течение всего срока хранения. Обязательно использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) и работа через сертифицированных операторов ЭДО для ИП, которые гарантируют сохранность данных в облачных архивах.
Частые вопросы
Можно ли заменить бумажный список документов электронным?
Да, если в компании введен ЭКДО. В этом случае работодатель издает приказ о переходе на электронный документооборот, а сотрудники подписывают согласия. Все кадровые документы, включая трудовые договоры и приказы, создаются и хранятся в цифровом виде с использованием ЭЦП.
Обязаны ли ИП с одним сотрудником вести полный кадровый учет?
Да, наличие даже одного наемного работника обязывает ИП оформлять трудовой договор, вести табель учета рабочего времени и подавать отчетность в СФР. Однако ИП может упростить структуру ЛНА, объединив некоторые правила в одном документе, если это не противоречит трудовому кодексу.
Что будет, если в списке документов не окажется одного из ЛНА?
Отсутствие обязательного ЛНА (например, ПВТР или Положения об оплате труда) при проверке ГИТ или налоговой службы влечет административный штраф. Кроме того, отсутствие документа делает невозможным законное привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности, так как работник официально не был ознакомлен с правилами компании.
Информация носит справочный характер. Для получения точных рекомендаций по вашему случаю обратитесь к профильному юристу или бухгалтеру.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Кто платит НДФЛ: разбор ролей налогоплательщика и налогового агента
Узнайте, кто обязан платить НДФЛ по закону и почему работодатель удерживает налог из вашей зарплаты согласно ст. 226 НК РФ.
Прекращение трудового договора: основания, сроки и порядок оформления в 2026 году
Разберитесь, как законно оформить прекращение трудового договора по ТК РФ: сроки уведомления, расчеты с сотрудником и правила расторжения соглашения.
Как заполнить декларацию по УСН за 9 месяцев 2026 года
Пошаговое руководство: какая форма обязательна, как правильно заполнить декларацию УСН за 9 месяцев 2026 года и когда её подавать.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.