Составление штатного расписания: правила заполнения, образец и приказ на 2026 год

Штатное расписание: образец заполнения и обязательные реквизиты

Единой формы документа законом не установлено, но большинство компаний используют унифицированную форму Т-3. В ней обязательно присутствуют следующие столбцы:

• наименование структурного подразделения;
• наименование должности;
• количество штатных единиц (ставок);
• размер должностного оклада (тарифной ставки);
• надбавки и доплаты;
• итоговый размер месячного должностного оклада;
• итоговый фонд оплаты труда (ФОТ) за год.

Для разных типов организаций существуют свои особенности. Например, штатное расписание ДОУ (дошкольного образовательного учреждения) составляется с учетом жестких нормативных требований к педагогическому составу. В нем обязательно выделяются ставки воспитателей, узких специалистов (логопедов, психологов) и административного персонала в соответствии с нормативами численности на одну группу детей.

Внесение изменений в документ в течение года осуществляется путем издания приказа. Изменения могут быть как количественными (добавление новой ставки), так и качественными (изменение оклада). Чтобы не перепечатывать весь документ, используют два способа:

1. Составление дополнительных листов к основному расписанию.
2. Полное переутверждение документа с отменой предыдущей версии.

Для автоматизации этого процесса можно использовать Штатное расписание (Т-3), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Приказ об утверждении штатного расписания: образец 2026

Приказ об утверждении штатного расписания издается одновременно с созданием компании или при любом изменении организационной структуры. Если компания меняет систему оплаты труда или объединяет отделы, приказ должен быть подписан руководителем до даты вступления изменений в силу.

Распорядительная часть приказа должна содержать четкие формулировки: «Утвердить и ввести в действие с [дата] штатное расписание по форме Т-3 (Приложение №1)». В тексте обязательно указывается дата, с которой новые ставки или должности становятся актуальными для расчета заработной платы.

Связь приказа с трудовыми договорами требует осторожности. Формулировка «заработная плата устанавливается в соответствии со штатным расписанием» в тексте договора является рискованной. Поскольку штатное расписание — это внутренний документ, который работодатель может менять в одностороннем порядке (с уведомлением за 2 месяца при изменении условий труда), такая ссылка размывает конкретные условия оплаты труда. В трудовом договоре следует указывать фиксированную сумму оклада.

Оформление кадровых документов тесно связано с финансовым учетом. Например, если сотрудник получает средства на хозяйственные нужды, его действия фиксируются через составление авансовых отчетов, где указывается должность сотрудника именно так, как она зафиксирована в утвержденном штатном расписании.

Частые вопросы

Нужно ли ежегодно переутверждать штатное расписание?

Нет, ежегодное переутверждение не является обязательным. Документ действует бессрочно до тех пор, пока в структуру компании или систему оплаты труда не будут внесены изменения. Если оклады и количество ставок за год не менялись, старое расписание остается в силе.

Можно ли в штатном расписании указать фамилии сотрудников?

В классическом штатном расписании фамилии не указываются, так как документ фиксирует должности (единицы), а не конкретных людей. Для сопоставления должностей с сотрудниками используют отдельный документ — штатный список. Если указать фамилии в расписании, то при каждом увольнении или приеме на работу придется издавать приказ об изменении штатного расписания, что избыточно.

Как правильно отразить в расписании совмещение должностей?

Совмещение должностей не требует создания дополнительных ставок в расписании. В документе остается одна единица (1,0), а сотрудник, выполняющий дополнительные функции, продолжает занимать свою основную должность. Доплата за совмещение оформляется отдельным допсоглашением к трудовому договору и приказом, но в самом штатном расписании сумма такой доплаты обычно не фиксируется, так как она носит временный характер.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с юристом или квалифицированным бухгалтером.