Срок сдачи отчета ЕФС-1 при переводе сотрудника: нормы 2025‑2026

Сдача ЕФС-1 при приёме на работу и о переводе: какие сроки действуют

При приеме нового сотрудника в штат работодатель обязан направить ЕФС-1 в течение 30 календарных дней с даты начала трудовых отношений. Аналогичный срок действует и при заключении гражданско-правовых отношений, что подробно описано в статье про срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ.

При внутреннем переводе сотрудника (изменение должности, подразделения или условий оплаты труда) действуют два сценария:

1. Срок 5 рабочих дней — если перевод зарегистрирован в системе ЕМИАС или аналогичной государственной цифровой системе.
2. Срок 30 календарных дней — во всех остальных случаях.

Неочевидно, но при переводе внутри группы компаний, если обе организации используют одну ИТ-систему кадрового учета, срок сдачи ЕФС-1 автоматически сокращается с 30 до 5 дней без необходимости отправлять дополнительные уведомления в СФР.

Если перевод происходит с изменением юридического лица (например, при реорганизации ИП в ООО), такая операция приравнивается к новому приему на работу. В этом случае применяется общий 30-дневный срок. В разделе 2 формы необходимо обязательно отразить сведения о стаже, который сотрудник накопил до момента перевода.

Раздел 2 и стаж в ЕФС-1: сроки представления данных за 2025 год

Сведения о стаже сотрудника за предыдущие периоды подаются в разделе 2 формы ЕФС-1. Срок представления данных привязан к дате события (переводу или увольнению) и составляет 30 календарных дней.

Для стажа, накопленного в 2025 году, данные должны быть внесены в отчетность, подаваемую в 2026 году. Непредставление или некорректное заполнение сведений о стаже влечет штраф в размере 3 000 рублей. Если за один год у сотрудника было несколько периодов стажа (например, из-за перерывов в работе), их суммируют в разделе 2; подавать отдельную форму на каждый период не требуется.

Критическая дата для отчетности за 2025 год — 30 января 2026 года. Все данные по стажу за прошлый год должны быть загружены в систему до этого числа, иначе отчет будет считаться просроченным. Это правило пересекается с общим графиком, который представлен в материале про срок сдачи ЕФС-1 в 2026 году.

При оформлении прекращения трудовых отношений важно помнить, что срок сдачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника также жестко регламентирован, и любые расхождения в стаже раздела 2 могут привести к отказу в назначении пенсии или пособий работнику.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 при переводе сотрудника?

Общий срок — 30 календарных дней с даты перевода. Если организация использует единую цифровую кадровую систему (например, ЕМИАС), срок сокращается до 5 рабочих дней.

Можно ли подать ЕФС-1 позже установленного срока без штрафа?

Нет, закон не предусматривает льготных периодов для подачи ЕФС-1. Любая задержка сверх установленного срока (5 рабочих или 30 календарных дней) может привести к административному штрафу.

Нужно ли сдавать отдельный ЕФС-1 за каждый год стажа?

Нет, сведения о стаже за разные годы суммируются и указываются в разделе 2 одной формы ЕФС-1, которая подается при наступлении соответствующего кадрового события.

Какие штрафы за просрочку сдачи ЕФС-1 в 2026 году?

За просрочку подачи сведений о кадровых событиях (включая переводы) предусмотрен штраф до 5 000 рублей за каждый день просрочки. За непредставление сведений о стаже в разделе 2 штраф составляет 3 000 рублей.

Где найти форму ЕФС-1 для заполнения?

Форма доступна в электронном виде на портале ФГИС «Труд», а также в большинстве современных программ для бухгалтерского и кадрового учета.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР.