Счет на оплату онлайн Каспи: как создать, бесплатно и с НДС

Как создать счет на оплату онлайн бесплатно

Личный кабинет Каспи Бизнес предоставляет бесплатный конструктор счётов. Ниже пошаговый процесс без привлечения сторонних сервисов:

1. Вход в кабинет – авторизоваться по ИНН и паролю, перейти в раздел «Документы → Счёт на оплату».
2. Выбор шаблона – в списке готовых шаблонов выбрать «Счёт на оплату онлайн». Шаблон уже содержит обязательные реквизиты, соответствующие ПБУ 6/02 «Учетная политика» и Приказу Минфина № 3н.
3. Заполнение полей – ввести название организации, ИНН, КПП (если есть), банковские реквизиты, дату выставления, номер счёта (генерируется автоматически).
4. Товары/услуги – добавить позиции, указать количество, цену без НДС (если ИП на УСН) или цену с НДС (для ООО).
5. Ставка НДС – если требуется, выбрать 20 % (общая) или 10 % (пониженная) в поле «Ставка НДС». Система автоматически рассчитает сумму НДС и общую стоимость.
6. Проверка – нажать кнопку «Проверить», система выполнит верификацию по требованиям НК РФ (наличие всех обязательных реквизитов).
7. Сохранение и выгрузка – после подтверждения нажать «Сохранить», а затем «Скачать PDF». Файл готов к отправке клиенту через email или мессенджер.

Все операции в личном кабинете бесплатны, так как Каспи не взимает комиссии за формирование электронных документов. При необходимости автоматизировать процесс можно воспользоваться готовой интеграцией с сервисом Счёт на оплату – он позволяет заполнять реквизиты по ИНН автоматически, а также генерировать документ в несколько кликов.

Соответствие требованиям. ПБУ 6/02 предписывает вести реестр документов в электронном виде, а Приказ Минфина № 3н уточняет, что электронный счёт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью или сформирован в системе, обеспечивающей контроль целостности. Каспи полностью удовлетворяет этим требованиям.

Счет на оплату онлайн через сервис Контур.Эльба

Интеграция по API. Контур.Эльба (сервис онлайн‑бухгалтерии) имеет открытый API, позволяющий синхронизировать данные о контрагентах, товарах и налоговых ставках с Каспи. Для подключения необходимо:

• зарегистрировать приложение в личном кабинете Каспи (раздел «API‑ключи»);
• в Контур.Эльба добавить полученный ключ в настройках интеграции «Каспи Онлайн‑касса»;
• указать URL‑адрес webhook для приёма подтверждения о сформированном документе.

Необходимые реквизиты. При настройке шаблона в Контур.Эльба указываются:

• ИНН, КПП, ОГРН организации‑продавца;
• банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК);
• тип контрагента (физическое или юридическое лицо);
• ставка НДС (20 %/10 %/0 % в зависимости от налогового статуса).

Автоматическое заполнение. После настройки система подтягивает данные из бухгалтерской программы: список товаров, их цены, единицы измерения и налоговые коды. При создании нового счёта пользователь выбирает нужные позиции, а все остальные поля заполняются автоматически.

Контроль соответствия. Интеграция гарантирует, что сформированный счёт соответствует ст. 169 НК РФ и требованиям ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте». При любой ошибке в реквизитах сервис выдает предупреждение и блокирует отправку, что исключает риск штрафов за некорректный документ.

Заполнение счета: обязательные реквизиты и добавление НДС

Обязательные реквизиты (ст. 169 НК РФ)

1. Наименование документа («Счёт на оплату»).
2. Номер и дата выставления.
3. Наименование и ИНН (кроме самозанятых).
4. КПП (если есть).
5. ОГРН (для юридических лиц).
6. Банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК).
7. Полное наименование покупателя (контрагента).
8. ИНН/КПП покупателя.
9. Наименование и количество товаров (работ, услуг).
10. Цена без НДС (если применима).
11. Ставка и сумма НДС (если организация‑плательщик).
12. Общая сумма к оплате (с учётом НДС).

Как указать НДС

Для организаций‑плательщиков НДС указывается в поле «Ставка НДС». В 2026 году базовая ставка составляет 20 %, пониженная – 10 % (для продовольствия, медикаментов и др.). При формировании счёта система Каспи автоматически рассчитывает сумму НДС:

Сумма без НДС = 10 000 ₽
Ставка НДС = 20 %
Сумма НДС = 10 000 ₽ × 0,20 = 2 000 ₽
Итого к оплате = 12 000 ₽

Пример расчёта для ИП на УСН

ИП на упрощённой системе налогообложения (УСН «доходы» без НДС) может добавить НДС в счёт только в том случае, если он является плательщиком НДС. Предположим, ИП № 1234567890 решило включить НДС:

Позиция	Цена без НДС	Ставка НДС	Сумма НДС	Цена с НДС
Услуга А	8 000 ₽	20 %	1 600 ₽	9 600 ₽
Услуга Б	5 000 ₽	20 %	1 000 ₽	6 000 ₽
Итого	13 000 ₽	—	2 600 ₽	15 600 ₽

Эти данные вносятся в шаблон Каспи, где система проверит соответствие ПБУ 6/02 и выдаст готовый документ.

Верификация данных

Для проверки корректности реквизитов можно воспользоваться сервисом верификации, встроенным в личный кабинет Каспи. Он сравнивает ИНН и КПП контрагента с базой ФНС, а также проверяет правильность банковских реквизитов. При обнаружении расхождений система предлагает исправить ошибку до отправки счёта.

Счет на оплату онлайн в режиме «расчётный касса» (РК)

Понятие расчётной кассы

«Расчётная касса» (РК) – это режим работы онлайн‑кассы, при котором документ создаётся без непосредственного печатного чека, а все данные передаются в ФНС через фискальный регистратор в режиме онлайн. Каспи поддерживает РК, позволяя формировать счёт на оплату онлайн и одновременно регистрировать его в фискальном регистраторе.

Требования к оформлению (Приказ Минфина № 71н)

• Счёт должен содержать все реквизиты, указанные в ст. 169 НК РФ.
• В поле «Тип операции» указывается «Расчётная касса».
• При передаче данных в ФНС указывается код ОКТМО места осуществления расчётов.
• Электронный документ сохраняется в облаке Каспи и в архиве предприятия в течение 4 лет (см. ниже).

Связь с фискальным регистратором

При формировании счёта в режиме РК Каспи генерирует «фискальный чек», который автоматически отправляется в ФНС через канал связи с регистратором. Это обеспечивает соответствие требованиям статьи 158.1 НК РФ о подтверждении факта расчётов.

Особенности для ритейла и сервисных компаний

• Ритейл: возможность отправки QR‑кода покупателю, который сканируется в мобильном приложении, открывает счёт и инициирует оплату через банковскую карту.
• Сервисные компании: удобна интеграция с CRM‑системами, где после выполнения услуги автоматически генерируется счёт‑на‑оплату и отправляется клиенту.

Автоматизация создания счетов: сервис FindHow и другие решения

Обзор сервиса FindHow

FindHow – SaaS‑платформа, предоставляющая API для генерации счетов на оплату онлайн. Основные функции:

• Создание шаблонов: пользователь задаёт набор обязательных реквизитов, а система сохраняет шаблон.
• API‑запросы: POST‑запросом передаёт данные (ИНН, товары, цены) и получает готовый PDF‑документ.
• Встроенная подпись: документ подписывается квалифицированной электронной подписью, что гарантирует юридическую силу.

Выгрузка данных в 1С:Предприятие

FindHow поддерживает интеграцию с 1С через OData‑коннектор. При обработке документа в 1С автоматически создаётся запись в журнале продаж, а данные о НДС и суммах попадают в налоговый учёт. Это упрощает подготовку отчётов по форме 2‑НДФЛ и сверку с ФНС.

Преимущества автоматизации

Преимущество	Описание
Сокращение ошибок	Автоматическое заполнение реквизитов исключает опечатки, особенно в ИНН и банковских реквизитах.
Ускорение процесса	Формирование счёта занимает 1‑2 секунды вместо 5‑10 минут ручного ввода.
Централизованный контроль	Все документы хранятся в едином облачном хранилище, доступном из любой точки.

Соответствие ПБУ 6/02

FindHow генерирует документ в формате PDF/A‑2b, который соответствует требованиям ПБУ 6/02 о сохранении электронных документов. При этом система сохраняет метаданные (номер, дата, ИНН) в базе, что упрощает поиск и проверку в рамках аудита.

Контроль и хранение электронных счетов: сроки и порядок

Сроки хранения

НК РФ (ст. 165) предписывает хранить электронные бухгалтерские документы минимум 4 года. При этом срок начинает исчисляться с момента завершения финансового года, в котором документ был сформирован. Для документов, касающихся НДС, срок может быть продлён до 5 лет, если они участвуют в проверке налоговой инспекции.

Организация электронного архива (Приказ Минфина № 2н)

Приказ № 2н от 30.12.2021 регулирует порядок формирования электронного архива:

1. Структура каталога – год → квартал → тип документа (счёт, акт, накладная).
2. Формат хранения – PDF/A‑2b с цифровой подписью.
3. Контроль доступа – права только у уполномоченных бухгалтеров и руководителей.

Каспи автоматически создаёт такой каталог в облачном хранилище, где каждый документ получает уникальный идентификатор (UUID), позволяющий быстро находить нужный счёт через поиск по ИНН или номеру.

Проверка подлинности (ФСТЭК)

Для подтверждения подлинности электронного счёта налоговая инспекция использует сервис ФСТЭК «Электронный документооборот». При запросе документ открывается в режиме «просмотр», где отображаются подписи, хеш‑значения и сертификаты. Если хеш совпадает с записанным в реестре ФНС, документ считается оригиналом.

Рекомендации по резервному копированию

• Ежедневные инкрементные бэкапы в отдельный облачный сервис (например, Яндекс Облако).
• Контроль целостности – проверка контрольных сумм (SHA‑256) каждую неделю.
• Тестовое восстановление – раз в квартал выполнять восстановление случайного документа, чтобы убедиться в работоспособности резервной копии.

Частые вопросы

Как бесплатно создать счет на оплату онлайн в Каспи?

В личном кабинете Каспи Бизнес выбрать шаблон «Счёт на оплату онлайн», заполнить обязательные реквизиты и сохранить документ в PDF. Все операции бесплатны, а при необходимости можно воспользоваться готовым онлайн‑конструктором Счёт на оплату, где реквизиты подставляются автоматически по ИНН.

Можно ли добавить НДС в счет, если я ИП на упрощённой системе?

Да, но только если ИП зарегистрировано как плательщик НДС. В этом случае в поле «Ставка НДС» выбирается 20 % (или 10 % при пониженной ставке), и система автоматически рассчитывает сумму НДС. Если ИП не является плательщиком НДС, добавлять его нельзя – это противоречит статье 165.1 НК РФ.

Какие реквизиты обязательны при заполнении счета на оплату онлайн?

Обязательные реквизиты перечислены в ст. 169 НК РФ: название документа, номер и дата, ИНН/КПП/ОГРН продавца, банковские реквизиты, полные данные покупателя, описание товаров/услуг, цены, ставка и сумма НДС (при необходимости), общая сумма к оплате. Отсутствие любого из этих полей делает документ недействительным.

Можно ли использовать сервис Контур для формирования счета на оплату онлайн?

Да. Контур.Эльба предоставляет API‑интеграцию с Каспи, позволяя автоматически передавать данные о товарах, контрагентах и налоговых ставках. При этом система проверяет соответствие требованиям ФЗ‑402 и НК РФ, блокируя отправку некорректных документов.

Как хранить электронные счета для проверки налоговой инспекции?

Создайте электронный архив согласно Приказу Минфина № 2н: структурируйте файлы по годам и кварталам, сохраняйте их в формате PDF/A‑2b с цифровой подписью, обеспечьте доступ только уполномоченным лицам и делайте ежедневные резервные копии. Срок хранения – минимум 4 года, проверка подлинности осуществляется через сервис ФСТЭК.

Дополнительные материалы

Для более детального понимания процесса формирования электронных документов рекомендуется ознакомиться с руководством по заполнению отчёта РСВ, где описываются требования к передаче данных в ФНС: Как заполнить отчет РСВ онлайн: полное руководство для ИП и ООО. При работе с УПД и другими электронными формами полезно изучить УПД ЖД: расшифровка, статусы, онлайн‑подача и форма в 2026 году.

---

Информация носит справочный характер и не является юридической консультацией. При необходимости уточнения деталей рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.