Тетрадь учета доходов и расходов: правила ведения и образцы для ИП
Тетрадь учета доходов и расходов (КУДиР) — это обязательный регистр налогового учета для ИП на УСН и ПСН, в котором фиксируются все денежные поступления и затраты. Документ служит основанием для расчета налога и заполнения декларации, а его отсутствие или ошибки в ведении влекут штрафы при проверке.
Записи в тетради производятся по кассовому методу: в день фактического получения денег или их оплаты, а не по дате выставления счета или подписания акта. Это означает, что доход признается в момент поступления средств на расчетный счет или в кассу, независимо от того, когда была оказана услуга.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как вести учет доходов и расходов в КУДиР
Оформление КУДиР зависит от выбранного формата — бумажного или электронного. Если предприниматель ведет учет в тетради вручную, листы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью ИП и печатью (при ее наличии). Это исключает возможность изъятия или подмены страниц в период между отчетными датами.
Записи вносятся в хронологическом порядке согласно Налоговому кодексу. Каждая операция фиксируется отдельной строкой с указанием даты, содержания операции и суммы. В конце каждого раздела или года подводится итог по доходам и расходам.
Порядок заполнения меняется в зависимости от объекта налогообложения:
- При УСН «Доходы» фиксируются только поступления средств. Расходы в тетради не отражаются, так как они не влияют на сумму налога.
- При УСН «Доходы минус расходы» учитываются обе категории операций. Расходы признаются только после их фактической оплаты и принятия к учету (например, при получении товара или подписании акта).
Чтобы избежать расхождений в данных, рекомендуется использовать обмен документами в ЭДО с 2026 года, что упрощает привязку первичных документов к каждой записи в книге.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Налоговый учет доходов и расходов для ИП на УСН и ПСН
Ведение КУДиР обязательно для всех ИП, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) и патентную систему (ПСН). Для патентников книга нужна для контроля лимита по доходам (15 млн рублей), превышение которого ведет к потере права на патент.
Сроки внесения записей зависят от способа учета. При ручном ведении записи делают по мере совершения операций. При электронном учете данные могут формироваться автоматически, но итоговый регистр за год должен быть готов к моменту подачи налоговой декларации. Ошибки в записях исправляются путем зачеркивания (в бумажном виде) или корректировки периода (в электронном) с обязательным оформлением исправлений.
Данные КУДиР напрямую связаны с показателями декларации по УСН. Сумма доходов в книге за год должна до копейки совпадать с суммой, указанной в соответствующем разделе декларации. Любое расхождение станет поводом для требования пояснений со стороны налоговой инспекции.
Для автоматизации этих процессов и исключения человеческого фактора используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Книга учета доходов и расходов: скачать образец и выбрать формат
Предприниматели могут выбрать один из двух форматов ведения учета:
- Бумажная тетрадь. Подходит для ИП с минимальным количеством операций (1–3 в месяц). Требует строгого соблюдения правил прошивки и ручного подсчета итогов.
- Электронный учет. Ведется в бухгалтерских программах или специализированных сервисах. Позволяет мгновенно формировать отчеты, искать операции по фильтрам и автоматически считать налог.
Если книга ведется в электронном виде, она не отправляется в налоговую в цифровом формате (если иное не предусмотрено регламентом конкретного региона), а распечатывается по требованию инспектора. Распечатанные листы должны быть пронумерованы и заверены подписью ИП.
В шапке документа обязательно указываются:
- Наименование организации или ФИО ИП.
- ИНН и ОГРНИП.
- Объект налогообложения (например, «Доходы минус расходы»).
- Налоговый период (год).
Табличная часть содержит колонки: номер записи, дата операции, содержание операции (наименование контрагента, номер договора/счета), сумма дохода и сумма расхода. Если в ходе деятельности возникают спорные моменты по суммам, полезно составить акт сверки с расхождениями, чтобы зафиксировать правильную сумму для записи в КУДиР.
Частые вопросы
Как вести учет доходов и расходов, если нет операций?
Если в течение налогового периода деятельность не велась и никаких денежных средств не поступало, КУДиР за этот год не оформляется. Подавать «нулевую» книгу в налоговую не требуется, однако декларация при этом всё равно должна быть сдана.
Нужно ли сдавать тетрадь учета доходов и расходов в налоговую ежегодно?
Нет, КУДиР не сдается в налоговую инспекцию вместе с декларацией. Предприниматель обязан хранить её по месту учета и предъявить только по запросу налогового органа в рамках камеральной или выездной проверки.
Можно ли вести учет доходов и расходов в Excel?
Да, использование таблиц Excel допустимо. С точки зрения закона это считается электронным способом ведения учета. Главное — чтобы в конце года данные из таблицы были перенесены в форму КУДиР, распечатаны и заверены подписью ИП для предъявления в ФНС.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений или настройки учета рекомендуется обратиться к профильному специалисту или в бухгалтерскую компанию.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Как закрыть ИП в 2026 году: пошаговое руководство
Подробный план закрытия ИП в 2026 году: бесплатно через Госуслуги, с долгами, для самозанятых, отключение онлайн‑кассы и совместное закрытие с ООО.
Смена юридического адреса и госпошлина: стоимость и правила оформления в 2026 году
Узнайте, как сменить юридический адрес ООО в 2026 году, сколько стоит госпошлина (800 руб.) и какие документы подать через личный кабинет ФНС.
Проверка ИП через ИНН: пошаговое руководство онлайн
Узнайте, как быстро проверить статус ИП по ИНН онлайн на портале ФНС, получить официальную справку с ЭЦП и что делать, если данных нет.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.