Товарная накладная в Word: правила оформления и образцы в 2026 году

Основание для товарную накладную и кто ее подписывает

Главным основанием для создания товарной накладной является факт хозяйственной жизни — фактическая передача товара от одного лица другому. Документ фиксирует момент перехода права собственности или владения вещью.

Со стороны отправителя и получателя накладную подписывают лица, имеющие на это полномочия. Это может быть руководитель организации или сотрудник, действующий на основании доверенности. Подписи обеих сторон подтверждают, что товар был отгружен в указанном количестве и принят без претензий.

Запрещено оформлять первичные документы по сделкам, которые фактически не происходили. Принятие к учету документов по мнимым или притворным сделкам является нарушением законодательства и ведет к доначислению налогов.

Товарная накладная и УПД: в чем разница

Товарная накладная (например, форма ТОРГ-12) выполняет одну функцию: подтверждает факт передачи товара. Она не является основанием для вычета НДС, поэтому к ней обычно прилагается отдельный счет-фактура.

Универсальный передаточный документ (УПД) — это гибридный формат. Он может одновременно заменять и товарную накладную (или акт), и счет-фактуру. В таком случае в УПД должны быть заполнены обязательные реквизиты обоих типов документов. Это упрощает документооборот, сокращая количество бумаг в одной сделке.

Если УПД используется в качестве счета-фактуры, он регистрируется в книгах покупок и продаж по тем же правилам, что и стандартный счет-фактура. Это позволяет компаниям корректно вести учет НДС, используя один бланк вместо двух.

Оформление товарно-транспортной накладной и электронный формат с 2026 года

Требования к первичным документам (закон № 402-ФЗ) и требования к транспортным накладным различаются. Первичка фиксирует хозяйственную операцию (продажу, передачу), а транспортная накладная регулирует процесс перевозки груза.

В 2026 году закон позволяет использовать неформализованные электронные документы. Это означает, что стороны могут обмениваться сканами или документами в электронном виде, если это предусмотрено их договором.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) не лишает предпринимателя права использовать бумажные носители. Компании могут комбинировать форматы или полностью перевести учет в «цифру» для ускорения процессов.

Частые вопросы

Что является основанием для товарной накладной?

Основанием является любой факт хозяйственной жизни, связанный с передачей товара. Документ создается в момент фактической отгрузки или приемки продукции.

Кто подписывает товарную накладную?

Документ подписывают уполномоченные представители обеих сторон: отправитель (поставщик) и получатель (покупатель). Подпись может поставить директор или сотрудник по доверенности.

Можно ли распечатать товарную накладную из Word?

Да, с 1 января 2026 года право оформлять первичные документы на бумаге сохраняется. Распечатанный документ легитимен, если в нем соблюдены все требования ст. 9 закона № 402-ФЗ.

В чем разница между товарной накладной и УПД?

Товарная накладная фиксирует только факт передачи товара. УПД может объединять в себе функции и накладной, и счета-фактуры, что позволяет использовать один документ для учета товара и зачета НДС.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательного решения по оформлению документов рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером или юристом.