Учет денежных средств и расчетов в организации: правила и особенности

Учет денежных средств в кассе организации

Наличные деньги учитываются на счете 50 «Касса». Любое движение средств оформляется первичными документами: Приходным кассовым ордером (ПКО) при поступлении и Расходным кассовым ордером (РКО) при выдаче. В 2026 году кассовая книга может вестись как в бумажном, так и в электронном виде согласно ФСБУ 27/2021. Записи в книгу вносятся ежедневно на основании ПКО и РКО.

Организация вправе установить лимит остатка наличных в кассе. Сумма свыше лимита на конец рабочего дня считается нарушением кассовой дисциплины. Для малого бизнеса и ИП лимит может быть не установлен, однако превышение установленного порога влечет административные штрафы по КоАП РФ.

При применении контрольно-кассовой техники (ККТ) учет строится на сопоставлении Z-отчетов (отчетов о закрытии смены) и фактических сумм, поступивших в кассу. Сумма выручки, зафиксированная ККТ, должна совпадать с суммой ПКО. Расхождения между данными кассовой книги и данными ККТ должны быть обоснованы актами инвентаризации в соответствии с ФСБУ 28/2023.

Учет расчетных и кредитных операций

Взаимные расчеты с контрагентами ведутся по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Списание средств со счета 51 в счет оплаты товара отражается проводкой Дт 60 — Кт 51, а поступление оплаты от клиента — Дт 51 — Кт 62. Для минимизации рисков рекомендуется регулярно проводить сверку взаиморасчетов. Правила такой сверки описаны в материале проверка и контроль денежных средств расчётных и кредитных операций: порядок и практические рекомендации.

Дебиторская задолженность признается активом организации, кредиторская — обязательством. Списание безнадежной дебиторской задолженности происходит после истечения срока исковой давности (3 года по Гражданскому кодексу) или при получении документа о ликвидации должника. Списание кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек, признается прочим доходом организации.

В специализированных организациях, например, в аптеках, учет осложняется большим количеством мелких транзакций и жестким контролем маркировки товаров. Денежные средства в аптеках учитываются с разделением на выручку от реализации лекарственных препаратов и иных товаров. Особое внимание уделяется учету возвратов денежных средств покупателям, которые должны быть оформлены строго через ККТ с выдачей чека возврата. Чтобы детально разобраться в механизмах верификации таких платежей, изучите проверка и контроль денежных средств расчётных и кредитных операций: правила и возврат средств.

Частые вопросы

Как вести учет денежных средств кратко?

Вести учет означает фиксировать все поступления и списания на счетах 50 (касса) и 51 (банк) на основании первичных документов (выписки, ПКО, РКО). Затем эти данные переносятся в регистры бухгалтерского учета, а в конце периода сверяются с фактическими остатками на счетах и в кассовом ящике.

Нужно ли вести кассовую книгу, если в организации только безналичные расчеты?

Если организация принципиально не работает с наличными деньгами, не открывала кассу и не ведет операции по счету 50, кассовая книга не ведется. Однако при возникновении любой наличной операции (например, выдача под отчет из собственных средств учредителя) оформление кассовых документов становится обязательным.

Можно ли использовать корпоративную карту для личных нужд директора?

Закон запрещает использовать средства организации для личных целей. Такие траты должны быть либо оформлены как заем директору, либо признаны его доходом с уплатой НДФЛ. В противном случае налоговые органы могут переквалифицировать эти расходы в скрытые дивиденды или заработную плату.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и настройки учета в конкретной организации рекомендуется обратиться к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту.