У уволенного сотрудника излишне удержали НДФЛ: как вернуть переплату и оформить документы
Для возврата излишне удержанного НДФЛ уволенному сотруднику компания должна либо перечислить сумму переплаты напрямую экс-работнику (если налог еще не ушел в бюджет), либо направить бывшего сотрудника в налоговую инспекцию за возвратом. Порядок действий зависит от того, была ли сумма налога уже перечислена в ФНС.
Если компания возвращает сотруднику излишне удержанный налог из собственных средств (после того как налог ушел в бюджет), такую выплату нельзя просто «зачесть» в отчетности — она должна пройти через механизм налогового вычета или возврата из ФНС, иначе возникнет риск доначисления страховых взносов на эту сумму.
Попробуйте прямо в статье
ИИ заполнит расчёт по вашим цифрам — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику
При обнаружении переплаты после окончательного расчета бухгалтер должен определить статус денежных средств. Если ошибка выявлена до того, как налог был перечислен в бюджет, сумма возвращается сотруднику в полном объеме. Если средства уже ушли в ФНС, работодатель не может самостоятельно «забрать» их из бюджета для выплаты физлицу.
Существует два способа возврата средств:
- Прямое перечисление на банковский счет. Применяется, если налог удержан, но срок его перечисления в бюджет еще не наступил. Компания просто выплачивает сумму сотруднику.
- Возврат через налоговый орган. Если налог уже перечислен в бюджет, сотрудник должен самостоятельно подать декларацию 3-НДФЛ в ФНС. Работодатель в этом случае предоставляет справку о доходах и суммах налога физического лица, подтверждающую переплату.
Для оформления возврата внутри компании требуется заявление от бывшего работника с указанием реквизитов счета и суммы переплаты. На основании заявления бухгалтер издает приказ о возврате излишне удержанного НДФЛ. В приказе фиксируется причина ошибки и сумма к выплате. Чтобы избежать ошибок в расчетах, особенно при применении нескольких ставок, используйте актуальные инструкции о том, как рассчитать НДФЛ по прогрессивной ставке.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Как удержать НДФЛ с уволенного сотрудника при доначислении
Если при окончательном расчете сумма налога была занижена (например, из-за ошибки в расчете премий или компенсации за неиспользованный отпуск), работодатель должен попытаться взыскать недоимку. Основным механизмом является удержание из любых сумм, причитающихся сотруднику при увольнении.
Согласно Трудовому кодексу, общая сумма всех удержаний при выплате заработной платы или иных выплат не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику. Однако при окончательном расчете при увольнении это ограничение часто становится препятствием для полного погашения долга по НДФЛ.
Если сумма к выплате при увольнении меньше суммы долга по налогу, бухгалтер не имеет права удерживать средства сверх установленного лимита или забирать все деньги сотрудника. В этом случае остаток недоимки признается неудержанным налогом. Работодатель обязан уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ в полном объеме. Чтобы не допустить ошибок в итоговых документах, рекомендуется заполнить 6-НДФЛ онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.
Что делать, если возник неудержанный НДФЛ уволенного сотрудника
Когда работодатель не может удержать налог из-за отсутствия достаточных выплат при увольнении, он перестает быть налоговым агентом по данной сумме. Обязанность по уплате налога переходит к самому физическому лицу.
Налоговый агент обязан направить в ФНС уведомление о невозможности удержать НДФЛ. В документе указываются данные сотрудника, сумма неудержанного налога и причина, по которой взыскание стало невозможным. Срок подачи уведомления — не позднее одного рабочего дня после выплаты дохода, с которого не был удержан налог.
В 2026 году неудержанный налог отражается в отчетности следующим образом:
- В расчете 6-НДФЛ указывается общая сумма начисленного дохода и сумма фактически удержанного налога.
- Сумма неудержанного НДФЛ не включается в общую сумму перечислений в бюджет, так как компания не обязана платить этот налог за сотрудника из своих средств.
Нарушение сроков подачи уведомления или ошибки в расчетах могут привести к санкциям. Чтобы избежать финансовых потерь, изучите, какой штраф за несвоевременную подачу уведомления по НДФЛ в 2026 году грозит организации. Также важно вовремя сдать итоговую отчетность, иначе возникнет штраф за непредставленный 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику?
Если налог еще не перечислен в бюджет, перечислите его на счет бывшего сотрудника на основании его заявления и внутреннего приказа. Если налог уже ушел в ФНС, выдайте сотруднику справку о доходах и суммах налога, чтобы он мог оформить возврат через декларацию 3-НДФЛ.
Как удержать НДФЛ с уволенного сотрудника?
Удержать налог можно только из выплат, причитающихся сотруднику при увольнении (зарплата, компенсация отпуска, премии). Суммарный размер удержаний ограничен нормами Трудового кодекса; если выплат недостаточно для покрытия долга, остаток оформляется как неудержанный НДФЛ.
Что делать при неудержанном НДФЛ уволенного сотрудника?
Работодатель должен в течение одного рабочего дня после выплаты дохода направить в налоговую инспекцию уведомление о невозможности удержания налога. После этого обязанность по уплате данной суммы переходит к бывшему сотруднику.
Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Подготовим «6-НДФЛ» — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Подготовим «6-НДФЛ».
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Подготовить: 6-НДФЛ Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Возврат подоходного налога: как вернуть НДФЛ через налоговый вычет в 2026 году
Инструкция по возврату НДФЛ через налоговые вычеты: сроки подачи, перечень документов и способы получения денег на карту в 2026 году.
Реквизиты для оплаты налогов в 2026 году: где найти и как не ошибиться
Актуальные способы поиска реквизитов для оплаты налогов через ЕНП в 2026 году: инструкции для ИП и ООО, чтобы избежать пеней и блокировок счетов.
Квалификация работника это: определение, виды и подтверждающие документы
Подробно о том, что такое квалификация работника, какие виды квалификации существуют и какие документы нужны для её подтверждения в 2026 году.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.