Фонд оплаты труда (ФОТ): что в него входит и как рассчитать

Какие выплаты не включаются в ФОТ

Не все перечисления со счета организации в пользу сотрудника являются оплатой труда. Существует ряд платежей, которые относятся к социальным расходам или возмещению затрат.

Социальные выплаты не считаются оплатой за труд, так как не имеют связи с выполнением трудовых функций:

• материальная помощь (при рождении ребенка, свадьбе, смерти близких);
• подарки к праздникам и корпоративные бонусы;
• оплата путевок в санатории или оплата обучения сотрудников.

Возмещение расходов — это возврат средств, которые работник потратил на нужды компании. К ним относятся:

• компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях;
• оплата мобильной связи и интернета;
• компенсация за использование личного компьютера или оборудования.

Командировочные расходы полностью исключаются из ФОТ. Это суточные, оплата авиа- и ж/д билетов, а также стоимость проживания в гостиницах. Эти суммы не являются доходом сотрудника и не облагаются НДФЛ.

Страховые взносы в СФР также не включаются в ФОТ. Они начисляются «сверху» на сумму фонда оплаты труда по установленным ставкам. При расчете итогового бюджета на персонал бухгалтер суммирует ФОТ и взносы, но в отчетности по ФОТ указывает только начисления сотрудникам. Если вы планируете оптимизировать расходы на персонал, изучите, может ли официально работающий человек открыть самозанятость: правила и риски 2026 года.

Как рассчитать ФОТ организации

Расчет ФОТ производится за определенный период (месяц, квартал, год) и может быть плановым или фактическим.

Формула расчета месячного ФОТ:
ФОТ (месяц) = ∑ (Оклады + Надбавки + Премии + Компенсации)

Для расчета годового ФОТ используется формула:
ФОТ (год) = (ФОТ за месяц × 12) + Единовременные выплаты (годовые бонусы, 13-я зарплата)

При планировании бюджета бухгалтер опирается на штатное расписание — это плановый показатель. Однако фактический ФОТ почти всегда отличается от планового из-за:

• отсутствий сотрудников по болезни или в отпуске;
• выплаты фактических премий, которые могут быть выше или ниже заложенных в план;
• приема новых сотрудников или увольнений.

Особенности расчета зависят от режима работы персонала:

• Полный день: расчет идет по стандартной ставке за месяц.
• Совместительство: ФОТ рассчитывается пропорционально отработанному времени (например, 0,5 ставки).
• Удаленка: если в договоре прописан фиксированный оклад, расчет не отличается от офисного. Если оплата сдельная, ФОТ формируется по факту сдачи результатов работы.

Если компания ликвидируется, расчет ФОТ включает в себя все окончательные выплаты, включая компенсации за неиспользованный отпуск. Ознакомьтесь с тем, как происходит увольнение сотрудников при ликвидации ИП: порядок действий и расчеты.

Частые вопросы

Входят ли страховые взносы в состав ФОТ?

Нет, страховые взносы не входят в ФОТ. ФОТ — это сумма, которую сотрудник получает «на руки» (после вычета НДФЛ) плюс сам НДФЛ. Взносы в СФР — это дополнительные расходы работодателя, которые начисляются на сумму ФОТ.

Считается ли материальная помощь частью ФОТ?

Нет, материальная помощь относится к социальным выплатам. Она не является оплатой за выполненную работу, поэтому в фонд оплаты труда не включается, хотя может облагаться налогом в зависимости от суммы и основания выплаты.

Нужно ли включать в ФОТ выплаты по договорам ГПХ?

Нет, выплаты по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) не входят в ФОТ, так как такие исполнители не являются штатными сотрудниками и не заносятся в штатное расписание. Это расходы на приобретение услуг или товаров. Если вы работаете с такими исполнителями, полезно знать, как самозанятые сами платят налог: суммы, сроки и порядок оплаты НПД.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений или ведения учета рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в бухгалтерию.