Акт выполненных работ при перевозке груза: образец, требования и порядок оформления

Ведение дел в сфере грузоперевозок требует строгого соблюдения документального оформления. Одним из ключевых документов, подтверждающих факт оказания транспортных услуг, является акт выполненных работ. Без правильно оформленного акта предприниматель рискует не только проблемами с бухгалтерией, но и спорами с контрагентами, а также налоговыми проверками. В статье рассмотрим актуальные требования 2026 года, разберём образец акта, перечислим обязательные реквизиты и дадим практические рекомендации для ИП, ООО и самозанятых.

Что такое акт выполненных работ при перевозке груза

Акт выполненных работ (далее – Акт) – документ, подтверждающий, что перевозчик (исполнитель) оказал услугу по транспортировке груза, а заказчик (заказчик) принял её без возражений. Согласно Налоговому кодексу РФ (НК РФ) ст. 346.1 и ФЗ‑402 "О бухгалтерском учете", акт является основанием для признания расходов в бухгалтерском учете и для начисления НДС (если перевозчик является плательщиком НДС).

В 2026 году в силу Приказа Минфина РФ от 06.12.2025 № 190н утверждена единая форма акта выполненных работ, применимая к транспортным услугам. Форма обязательна как для ООО, так и для ИП, а также для самозанятых, оказывающих услуги в сфере перевозки.

Обязательные реквизиты акта в 2026 году

Согласно ПБУ 6/02 "Учет расходов" и Приказу Минфина № 190н, в акте должны быть указаны следующие реквизиты:

1. Наименование документа – «Акт выполненных работ».
2. Номер и дата – уникальный номер акта, дата его составления.
3. Стороны договора – полные наименования и ИНН/ОГРН исполнителя и заказчика.
4. Предмет перевозки – точное наименование и количество грузов (вес, объём).
5. Маршрут перевозки – пункты отправления и назначения, даты и время выполнения.
6. Стоимость услуг – цена за перевозку, включая налоги (НДС) и дополнительные сборы.
7. Сведения о транспортном средстве – марка, номер автомобиля, гос. номер, грузоподъёмность.
8. Подписи сторон – подпись (или электронная подпись) исполнителя и заказчика, а также печати (если применимо).
9. Приложения – копии накладных, товарно-транспортных накладных (ТТН), акты приемки‑передачи груза.

Отсутствие любого из перечисленных пунктов делает акт недействительным в глазах налоговых органов и может привести к отказу в признании расходов.

Образец акта выполненных работ: пошаговое заполнение

Ниже приводим типовой образец акта, адаптированный к требованиям 2026 года. В каждой строке указаны пояснения, какие данные необходимо ввести.

Акт выполненных работ № _____/_____
Дата составления: «___» __________ 2026 г.

Исполнитель (перевозчик): _______________________________
ИНН / ОГРН: ______________________
Юридический адрес: _____________________________________

Заказчик: _____________________________________________
ИНН / ОГРН: ______________________
Юридический адрес: _____________________________________

1. Предмет перевозки:
   • Наименование груза: ______________________________
   • Количество (масса, объём): ______________________
   • Упаковка: ______________________________________

2. Маршрут перевозки:
   • Пункт отправления: ______________________________
   • Пункт назначения: ______________________________
   • Дата и время отправления: ______________________
   • Дата и время прибытия: _________________________

3. Транспортное средство:
   • Марка, модель: _________________________________
   • Гос. номер: ____________________________________
   • Грузоподъёмность: ______________________________

4. Стоимость услуг:
   • Тариф за км: __________ руб./км
   • Пройденный путь: __________ км
   • Итого без НДС: __________ руб.
   • НДС (20%): __________ руб.
   • Итого с НДС: __________ руб.

5. Приложения:
   • Товарно‑транспортная накладная (ТТН)
   • Акт приемки‑передачи груза

Подписи сторон:

Исполнитель: ______________________   (подпись/ЭЦП)
Заказчик:   ______________________   (подпись/ЭЦП)

Пояснения:

• В строке «Тариф за км» указывается ставка, согласованная в договоре. При расчёте НДС следует учитывать статус плательщика НДС у обеих сторон.
• При наличии дополнительных услуг (страхование, погрузочно‑разгрузочные работы) их стоимость вносится в отдельный пункт «Дополнительные расходы».
• Электронную подпись (ЭЦП) допускает ФЗ‑63 "Об электронной подписи", что упрощает процесс обмена документами.

Как оформить акт в электронном виде

С 2025 года в РФ активно развивается система электронного документооборота (ЭДО). В 2026 году Приказ Минцифры России от 12.03.2026 № 45 уточнил порядок регистрации электронных актов в системе ФНС через портал "Госуслуги". Основные шаги:

1. Подготовка документа в формате XML или PDF/A‑2b, соответствующего форме № 190н.
2. Подписание ЭЦП с использованием квалифицированного сертификата (КЭП).
3. Загрузка в личный кабинет налогоплательщика на портале ФНС.
4. Получение подтверждения о регистрации (Код подтверждения). Этот код необходимо указывать в бухгалтерском учете как основание для признания расходов.

Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но упрощает архивирование и ускоряет проверку со стороны налоговых органов.

Особенности оформления акта при международных перевозках

Если груз перемещается через границу РФ, к акту добавляются дополнительные реквизиты, предусмотренные Таможенным кодексом РФ и ФЗ‑223 "О внешнеэкономической деятельности":

• Указание страны происхождения и назначения груза.
• Номер таможенной декларации.
• Сведения о таможенных пошлинах и налогах.

Для международных перевозок также требуется сертификат о соответствии (Certificate of Conformity), который может быть приложен к акту как отдельный документ.

Куда сдавать акт и какие документы прилагаются

После подписания акт передаётся заказчику, а оригинал (или электронная копия с ЭЦП) сохраняется у исполнителя в течение 5 лет (срок хранения бухгалтерских документов согласно ПФ 2/04). При налоговой проверке необходимо предоставить:

• Акт выполненных работ.
• Товарно‑транспортную накладную (ТТН).
• Договор перевозки.
• Счёт‑фактуру (если применим НДС).
• При необходимости – акт приемки‑передачи груза.

Наличие полного пакета документов позволяет без затруднений подтвердить расходы в бухгалтерском учете и избежать штрафов за недостоверные сведения.

Практические рекомендации для предпринимателей

Совет	Как реализовать
Вести реестр актов	Создайте электронную таблицу с номерами, датами и контрагентами. Это упростит поиск при проверке.
Проверять реквизиты	Перед подписанием убедитесь, что все обязательные поля заполнены – особенно ИНН/ОГРН и номер ТТН.
Использовать шаблоны	Храните в облаке готовый шаблон акта (PDF/Word) и заполняйте только переменные данные.
Автоматизировать подпись	Подключите сервис квалифицированных электронных подписей – ускорит процесс и уменьшит риск ошибок.
Следить за изменениями	Подписывайтесь на рассылки Минфина и ФНС, чтобы своевременно адаптировать форму акта к новым требованиям.

Соблюдение этих рекомендаций поможет предпринимателям минимизировать риски, ускорить документооборот и обеспечить прозрачность взаимоотношений с клиентами.

Выводы

Акт выполненных работ при перевозке груза – это не просто формальность, а документ, который связывает бухгалтерию, налоговые обязательства и договорные отношения. В 2026 году действуют чёткие требования к его оформлению, включая обязательные реквизиты, форму, порядок электронного подписания и архивирования. Используйте представленный образец, следите за актуальностью нормативных актов и внедряйте электронный документооборот – тогда ваш бизнес будет работать без лишних юридических и налоговых сложностей.

---

Информация носит справочный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту.