Акт сверки с контрагентом: образец и правила оформления в 2026 году

Акт сверки образец 2026: обязательные реквизиты

В 2026 году единой утвержденной формы акта сверки в государственном реестре нет, что позволяет компаниям разрабатывать свои шаблоны. Однако, чтобы документ имел юридическую силу и был принят бухгалтерией или судом, он должен содержать обязательный набор реквизитов.

Шапка документа
В верхней части указываются:

• Наименование документа («Акт сверки взаиморасчетов»).
• Номер документа и дата его составления.
• Период, за который проводится сверка (например, с 01.01.2026 по 31.12.2026).
• Полные реквизиты сторон: наименование организации/ИП, ИНН, ОГРН (или ОГРНИП для предпринимателей), юридический и фактический адреса.

Табличная часть
Это основной раздел, где данные представляются в две колонки: «По данным организации А» и «По данным организации Б». Каждая операция описывается следующими данными:

• Дата операции.
• Номер и дата первичного документа (счет-фактура, УПД, платежное поручение, накладная).
• Основание операции (например, «Оплата по счету №5» или «Поставка товара по договору №12»).
• Сумма прихода (дебет) — увеличение задолженности контрагента перед вами.
• Сумма расхода (кредит) — уменьшение задолженности или получение оплаты.

Пример заполнения строки:
Дата: 15.02.2026 | Документ: УПД №45 от 15.02.2026 | Приход: 50 000 руб. | Расход: 0 руб.

Итоговое сальдо
В конце таблицы подводятся итоги. Сальдо — это разница между всеми приходами и расходами за период.

• Если итоговая сумма положительная (дебетовое сальдо), значит, контрагент должен вам.
• Если сумма отрицательная (кредитовое сальдо), значит, вы должны контрагенту.

Подписи и печати
Документ считается действительным только при наличии подписей уполномоченных лиц с обеих сторон. Обычно это генеральный директор и главный бухгалтер. Если в компании нет главного бухгалтера, его функции выполняет руководитель. Рядом с подписью обязательно ставится расшифровка (ФИО) и печать организации (при ее наличии). В 2026 году также широко применяется КЭП (квалифицированная электронная подпись), которая приравнивает электронный документ к бумажному.

Чтобы не заполнять все реквизиты вручную и избежать опечаток, удобно использовать Акт сверки взаиморасчётов, где данные подтягиваются автоматически по ИНН.

Акт сверки образец для ИП и ООО: особенности оформления

Принципиальной разницы в структуре акта для ООО и ИП нет, но есть нюансы в оформлении и налоговом учете.

Особенности для ИП на УСН и ПСН
Индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН) или патент (ПСН), часто не ведут полноценный бухгалтерский учет по ПБУ, но обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Для них акт сверки является инструментом контроля за тем, чтобы все поступившие оплаты были отражены в КУДиР.

При оформлении акта ИП указывает в реквизитах свой ОГРНИП и ИНН. Если ИП работает без печати, в графе «Печать» ставится отметка «Б.П.» (без печати), что не снижает юридическую силу документа.

Различия между ЮЛ и ИП
Для ООО акт сверки часто служит основанием для отражения задолженности в балансе. Для ИП это скорее управленческий документ. Однако при работе с крупными ООО, ИП должен предоставлять акт в строгом соответствии с требованиями бухгалтерии заказчика, иначе оплата может быть задержана.

Отражение авансов и переплат
Авансы отражаются в акте как кредитовое сальдо (если вы получили предоплату) или дебетовое (если вы ее выплатили). Важно, чтобы дата аванса совпадала с датой поступления денег на расчетный счет по банковской выписке. Если в акте зафиксирована переплата, она может быть либо возвращена контрагенту, либо зачтена в счет будущих поставок.

Сверка с самозанятыми (НПД)
Самозанятые не обязаны вести бухгалтерский учет, но для ООО или ИП, которые нанимают самозанятых, сверка необходима для подтверждения расходов. В акте сверки с плательщиком НПД основным документом-основанием будет являться чек из приложения «Мой налог».

Пример строки для самозанятого:
Дата: 10.03.2026 | Документ: Чек №123 от 10.03.2026 | Приход: 15 000 руб. | Расход: 0 руб.

Если вы работаете с самозанятыми по договорам ГПХ, вам также может понадобиться акт выполненных работ по ГПД, который подтверждает факт оказания услуги перед тем, как будет произведен расчет и проведена сверка.

Где скачать акт сверки: форматы Excel, Word и PDF

Выбор формата документа зависит от объема операций и способа передачи данных.

Excel (XLSX)
Это самый удобный формат для бухгалтера и предпринимателя.

• Преимущества: автоматический расчет сумм через формулы (СУММ), возможность быстрой фильтрации операций по датам или номерам документов.
• Когда использовать: при большом количестве транзакций (более 10 в месяц). Вы просто вносите цифры, а итоговое сальдо считается автоматически, что исключает арифметические ошибки.

Word (DOCX)
Текстовый редактор подходит для простых форм.

• Преимущества: легко редактировать структуру документа, добавлять дополнительные условия или примечания к каждой операции.
• Когда использовать: при разовых сделках или когда в периоде было всего 1–3 операции. Однако ручной подсчет итогов в Word часто приводит к ошибкам.

PDF
Это формат для финальной отправки и архивации.

• Преимущества: документ невозможно случайно отредактировать, он выглядит одинаково на всех устройствах.
• Правила отправки: акт составляется в Excel или Word, сохраняется в PDF, подписывается (электронно или физически с последующим сканированием) и отправляется по e-mail.

Рекомендации по выбору шаблона

1. Для стандартных договоров поставки используйте шаблон с детальной разбивкой по каждой накладной.
2. Для агентских договоров используйте формы, где предусмотрены колонки для агентского вознаграждения. В этом случае полезно изучить акт выполненных работ по агентскому договору, чтобы правильно сопоставить суммы выручки и комиссий.
3. Для услуг по обслуживанию (например, дезинфекции или клининга) используйте упрощенные формы, где основной акцент сделан на дате оказания услуги и сумме оплаты.

Порядок действий при выявлении расхождений в акте

Расхождения в актах сверки — обычное явление. Они возникают из-за разницы в датах признания выручки (метод начисления против кассового метода) или технических ошибок.

Алгоритм сопоставления документов
Если итоговые суммы не совпадают, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Сравнить детализацию операций. Найти конкретную строку, в которой данные сторон различаются.
2. Запросить копии первичных документов по спорной операции. Если вы видите оплату, а контрагент — нет, отправьте ему платежное поручение с отметкой банка об исполнении.
3. Если контрагент зафиксировал отгрузку товара, которой нет у вас в учете, запросите скан УПД или товарной накладной.
4. Проверить правильность расчета НДС. Часто одна сторона включает налог в сумму, а другая выносит его отдельной строкой.

Составление корректировочного акта
После того как причина расхождения найдена, составляется новый акт. В нем либо исправляются ошибочные суммы, либо добавляются пропущенные операции. Если ошибка была допущена в предыдущем отчетном периоде, может потребоваться корректировка налоговой базы.

Сроки устранения ошибок
Законодательно жестких сроков исправления ошибок в актах сверки нет, но деловая практика предполагает устранение расхождений в течение 3–10 рабочих дней с момента получения уведомления о расхождениях. Затягивание этого процесса может привести к блокировке платежей или конфликтам с налоговой при проверках.

Действия при отказе контрагента подписывать акт
Если партнер игнорирует запросы о сверке или отказывается подписывать документ, подтверждающий долг:

1. Направьте официальный запрос о сверке ценным письмом с описью вложения по юридическому адресу контрагента. Это будет доказательством вашей попытки урегулировать вопрос в суде.
2. Составьте односторонний акт сверки. Хотя он не имеет такой силы, как двусторонний, в сочетании с платежками и договорами он поможет сформировать позицию для претензии.
3. Направьте досудебную претензию с требованием погасить задолженность, приложив к ней все имеющиеся первичные документы.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов в конкретной ситуации рекомендуется обратиться к квалифицированному бухгалтеру или юристу.