Вновь принятый работник: определение, сроки оформления и правила учета
Вновь принятый работник — это лицо, с которым организация заключает трудовой договор впервые или повторно после полного прекращения предыдущих трудовых отношений. Статус присваивается в момент подписания договора или фактического допущения к работе, что обязывает работодателя оформить прием и подать сведения в государственные органы.
Если работник фактически приступил к обязанностям, но договор не был подписан, работодатель обязан оформить его в течение трех рабочих дней, иначе риск признания отношений трудовыми ложится на компанию с выплатой всех компенсаций.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Кто считается вновь принятым работником
Статус вновь принятого работника имеет лицо, с которым заключается первый трудовой договор в данной организации. Это означает возникновение новых правовых отношений, требующих полного цикла оформления: от сбора документов до регистрации в СФР.
Вновь принятый сотрудник отличается от переведенного или вернувшегося из отпуска по уходу за ребенком. При переводе (даже в другой отдел или на другую должность) трудовой договор продолжает действовать, оформляется дополнительное соглашение или приказ о переводе. Сотрудник, выходящий из отпуска по уходу за ребенком, сохраняет свое рабочее место и статус штатного сотрудника, поэтому процедура приема не проводится.
Повторное трудоустройство в ту же компанию спустя время также делает человека вновь принятым работником. Если предыдущий трудовой договор был расторгнут и запись в трудовой книжке об увольнении сделана, все формальности при возвращении выполняются заново. Это включает подписание нового договора, ознакомление с локальными нормативными актами и подачу отчетности.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Как оформить вновь принятого работника: пошаговый алгоритм
Процесс оформления начинается со сбора документов, предусмотренных Трудовым кодексом. Работодатель обязан запросить паспорт, СНИЛС, документы об образовании, трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности из СФР. Для некоторых должностей требуются справки о наличии/отсутствии судимости или медицинские книжки.
Трудовой договор должен быть подписан до того, как человек приступит к работе. В документе фиксируются условия оплаты труда, график, должность и функции. После подписания договора издается приказ о приеме на работу, с которым сотрудник знакомится под подпись. Чтобы автоматизировать создание таких документов и избежать ошибок в формулировках, используйте Legium.pro.
Запись о приеме вносится в трудовую книжку. Если сотрудник использует бумажный вариант, запись делается в течение пяти рабочих дней с даты приема. При электронном формате учета работодатель не делает записей вручную, а передает сведения в СФР через электронный документооборот.
Сроки подачи отчетности при приеме нового сотрудника в 2026 году
В 2026 году основным документом для отчетности о приеме является форма ЕФС-1. Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1) должны быть переданы в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или подписания трудового договора.
Уведомление налоговой службы (ФНС) при приеме обычного сотрудника на работу не требуется. Взаимодействие с налоговым органом происходит через подачу расчетов по страховым взносам и отчетности по НДФЛ. В этих документах отражаются суммы выплат и отчисления, которые делает работодатель за работника в 2026 году.
Нарушение сроков подачи сведений в СФР влечет административную ответственность по КоАП РФ. Штрафы накладываются как на должностных лиц, так и на организацию. Сумма штрафа зависит от количества сотрудников, по которым допущены нарушения, и систематичности пропусков сроков.
Частые вопросы
Считается ли вновь принятым работник, который переходит из одного филиала ООО в другой?
Нет, если филиалы принадлежат одному юридическому лицу, работник остается сотрудником этой организации. В таком случае оформляется перевод, а не прием. Новый трудовой договор заключается только при переходе между разными юридическими лицами.
Нужно ли снова оформлять все документы, если человек работал в компании 5 лет назад?
Да, все документы оформляются полностью. Поскольку предыдущие трудовые отношения были прекращены, стаж в данной компании начинается заново. Необходимо заново собрать паспортные данные, подписать договор, приказ и подать форму ЕФС-1 в СФР.
В какой день работник официально становится сотрудником компании?
Официальной датой начала работы считается дата, указанная в трудовом договоре как день начала выполнения трудовых обязанностей. Именно с этого дня работник получает право на заработную плату и страхование, а работодатель берет на себя ответственность за безопасность сотрудника на рабочем месте.
Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным специалистом или обратитесь за правовой помощью.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
ИП на УСН «Доходы»: ставка налога, расчеты и правила в 2026 году
Разбираем ставку УСН «Доходы» для ИП в 2026 году, порядок вычета страховых взносов и правила ведения КУДиР для работы без сотрудников.
Как отключить продление подписки: пошаговая инструкция и права потребителя
Узнайте, как отключить автопродление подписки через настройки и законно вернуть деньги за списания по Гражданскому кодексу РФ и закону о защите прав потребителей.
Заявление на патент для ИП: правила подачи, расчет стоимости и лимиты 2026
Инструкция по подаче заявления на ПСН в 2026 году: расчет стоимости, актуальные лимиты по доходам и сотрудникам, сроки подачи документов для ИП.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.