Выписка из отчета по персонифицированным сведениям при увольнении: правила оформления

В каких случаях подается выписка из персонифицированных сведений

Выписка подается при прекращении трудовых отношений с любым сотрудником, независимо от его должности, формы занятости (основное место работы или совместительство) и системы налогообложения организации.

Данный документ отличается от регулярного ежемесячного отчета по персонифицированным сведениям. Ежемесячный отчет содержит данные о всех застрахованных лицах и подается до 25-го числа следующего месяца. Выписка при увольнении является разовым событием и имеет гораздо более сжатый срок подачи — 3 рабочих дня.

Необходимо различать эту процедуру и подачу ЕФС-1 единой формы сведений. ЕФС-1 фиксирует факт изменения сведений о трудовой деятельности (стаж, переводы, увольнения), в то время как выписка по персонифицированным сведениям служит для актуализации данных в системе учета взносов и страховых периодов СФР.

Ответственность за несвоевременную подачу сведений при увольнении

Нарушение сроков подачи сведений в СФР влечет административную ответственность согласно КоАП РФ. Штрафы накладываются за недостоверность или несвоевременность предоставления данных о застрахованных лицах. Сумма штрафа зависит от размера организации: для ИП и микропредприятий она ниже, чем для крупных компаний.

Для уволенного сотрудника задержка выписки приводит к техническим проблемам: данные о стаже и страховых взносах в индивидуальном лицевом счете (ИЛС) обновляются с опозданием. Это может вызвать сложности при назначении пособий, расчете пенсии или оформлении больничного листа на новом месте работы.

Если ошибка в сроках обнаружена самостоятельно, работодателю следует подать сведения незамедлительно. В этом случае рекомендуется направить уточняющий документ с пояснительной запиской. Своевременная корректировка данных помогает минимизировать риски при проверках, в том числе при сверке с бланком РСВ за 2026 год, где также отражаются сведения о выплатах и взносах.

Частые вопросы

Нужно ли подавать выписку, если я уже отправил ЕФС-1?

Да, нужно. ЕФС-1 и выписка по персонифицированным сведениям — это разные отчетные формы с разными целями и сроками подачи. Отсутствие выписки при наличии ЕФС-1 считается нарушением правил учета застрахованных лиц.

Какой срок подачи выписки в 2026 году?

Срок подачи остается прежним: не позднее 3 рабочих дней со дня расторжения трудового договора с сотрудником.

Можно ли подать выписку в бумажном виде?

Нет, передача персонифицированных сведений в СФР осуществляется только в электронном формате через сертифицированных операторов ЭДО или личный кабинет СФР.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за юридической помощью.