Должная осмотрительность при проверке контрагента: правила и перечень документов в 2026 году

Должная осмотрительность при выборе контрагента: какие документы запрашивать

Для подтверждения законности сотрудничества формируется пакет документов, разделенный на три уровня проверки.

Обязательный пакет подтверждает юридический статус партнера:

• Актуальная выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (проверяется дата регистрации, статус «действующее», отсутствие записи о предстоящем прекращении деятельности).
• Копия устава в действующей редакции.
• Приказ о назначении генерального директора или решение о создании (для ИП — копия свидетельства или выписка).
• Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор (доверенность с указанием срока действия и объема прав).

Подтверждение ресурсов доказывает, что контрагент не является «технической» компанией:

• Штатное расписание или справка о численности персонала.
• Договоры аренды офиса, склада или производственных площадей.
• Сведения о наличии основного оборудования, транспортных средств (ПТС, договоры лизинга).
• Копии лицензий и допусков СРО, если деятельность подлежит регулированию.

Налоговая чистота подтверждается документами, свидетельствующими об отсутствии долгов перед бюджетом:

• Справка об отсутствии задолженности по налогам, сборам и страховым взносам (запрашивается через личный кабинет налогоплательщика или выдается ФНС).
• Сведения об уплате НДС (если контрагент работает на общей системе налогообложения).

Для автоматизации сбора этих данных и оперативного анализа надежности партнера используйте сервис Проверка контрагентов, который позволяет увидеть суды, долги и признаки банкротства по ИНН.

Порядок проверки контрагента для подтверждения должной осмотрительности

Проверка начинается с анализа открытых государственных источников. Первым шагом является использование сервисов ФНС: проверка ИНН на сайте налоговой, анализ реестра незавершенных или подозрительных компаний. Рекомендуется проверить контрагента по ИНН в сервисе «Честный бизнес», чтобы выявить скрытые связи с фирмами-однодневками и текущие судебные споры.

Следующий этап — анализ финансовой устойчивости. Бухгалтерская отчетность, доступная в ГИР БО, позволяет оценить динамику выручки, чистые активы и уровень задолженности. Если выручка компании за год составляет 100 тысяч рублей, а сумма договора с вами — 10 миллионов, такая сделка будет признана необоснованной. Особое внимание уделяется соотношению налоговых платежей и оборотов по счетам.

Результаты каждой проверки должны быть зафиксированы письменно. Создание внутреннего досье или чек-листа на каждого партнера является главным доказательством в спорах с ФНС. В досье включаются:

1. Дата и время проверки.
2. Список использованных сервисов и запросов.
3. Скриншоты страниц с результатами поиска.
4. Перечень полученных документов с отметкой о проверке их подлинности.
5. Заключение ответственного сотрудника о возможности сотрудничества.

Для безопасного обмена этими документами и первичными актами в 2026 году оптимально использовать ЭДО для ИП в Контур, так как электронные документы с квалифицированной подписью сложнее оспорить в суде.

Частые вопросы

Нужно ли проверять контрагента перед каждой сделкой?

Законодательство не обязывает проверять партнера перед каждой операцией, но рекомендует делать это при заключении нового договора или существенном изменении условий (увеличение суммы сделки, смена предмета договора). Если партнер сменил руководителя или адрес, следует обновить данные в досье.

Можно ли считать должной осмотрительностью только выписку из ЕГРЮЛ?

Нет, одна выписка из ЕГРЮЛ подтверждает лишь факт существования юридического лица, но не его способность исполнить обязательства. Для налоговой такой подход является формальным и недостаточным для защиты вычетов по НДС.

Как доказать должную осмотрительность при выборе контрагента в суде?

В суде необходимо предъявить сформированное досье: скриншоты из сервисов проверки, копии запрошенных документов (уставы, справки ФНС) и доказательства реальности сделки (переписка по деталям заказа, акты приемки, транспортные накладные). Главный аргумент — демонстрация того, что компания предприняла все разумные меры для проверки партнера.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и настройки налогового учета проконсультируйтесь с профильным специалистом или юристом.