Должная осмотрительность при проверке контрагента: требования и порядок действий

Документы, необходимые для должной осмотрительности при выборе контрагента

Для формирования доказательной базы предприниматель должен запросить и сохранить следующие документы. Если вы работаете с индивидуальными предпринимателями, используйте правила проверки ИП, так как набор документов для них отличается.

Базовый пакет документов:

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (актуальная дата получения).
• Копия устава и учредительных документов (для ООО).
• Решение или протокол о назначении генерального директора.

Финансовый блок:

• Бухгалтерская отчетность (баланс и отчет о финансовых результатах) за последние два года.
• Справка из ФНС об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Разрешительная документация:

• Копии лицензий, сертификатов соответствия или СРО, если деятельность требует специального разрешения по закону.

Информационные выписки:

• Сведения из картотеки арбитражных дел.
• Выписка из реестра недобросовестных поставщиков (РНП), если контрагент участвует в госзакупках.

Для автоматизации этого процесса и мгновенного получения данных используйте сервис Проверка контрагентов — он позволяет проверить партнера по ИНН на предмет судов, долгов и признаков банкротства.

Должная осмотрительность в рамках НК РФ: какие нормативные правовые акты учитывать

Налоговый кодекс РФ не содержит единого списка документов для проверки, но требует, чтобы сделка была реальной и имела экономический смысл. В 2026 году при обосновании расходов перед ФНС следует опираться на следующие нормы:

ФЗ-115 обязывает проводить идентификацию контрагентов. Это требование критично не только для банков, но и для коммерческих организаций при заключении крупных контрактов, чтобы избежать обвинений в содействии выводу средств.

Закон «О бухгалтерском учете» обязует компанию подтверждать каждую операцию первичными документами. Если контрагент окажется фиктивным, отсутствие анализа его финансовой состоятельности станет основанием для отказа в вычете НДС и списании расходов по налогу на прибыль.

Постановление Минфина от 2025 г. № 140н регламентирует порядок получения и использования электронных выписок из ЕГРЮЛ. Согласно этому документу, цифровые выписки с электронной подписью ФНС имеют полную юридическую силу при проведении комплаенс-процедур.

Перед подписанием документов убедитесь, что условия сделки прозрачны, используя чек-лист проверки договора.

Практический чек-лист проверки контрагента: пошаговый алгоритм

Процедура проверки должна быть системной. Рекомендуется завести «папку контрагента» (в электронном или бумажном виде) для каждого партнера.

Шаг 1. Сбор базовых данных. Закажите актуальную выписку из ЕГРЮЛ и налоговую справку. Проверьте дату регистрации: компании, созданные менее 6 месяцев назад, относятся к группе высокого риска.

Шаг 2. Финансовый анализ. Изучите отчетность. Обратите внимание на соотношение выручки и численности персонала. Если компания заявляет о поставках на миллионы рублей, но в штате числится один директор, это признак «технической» фирмы.

Шаг 3. Юридический аудит. Проверьте контрагента в базе арбитражных судов. Наличие множества исков о взыскании долгов или включение в реестр недобросовестных поставщиков свидетельствует о финансовой нестабильности.

Шаг 4. Фиксация результатов. Оформите внутренний протокол проверки. В нем укажите:

• Перечень полученных документов.
• Дату проверки.
• Вывод о надежности контрагента (рекомендован / рекомендован с ограничениями / не рекомендован).

Шаг 5. Хранение данных. Согласно требованиям ФЗ-115 и налогового законодательства, все документы по проверке и переписка с контрагентом должны храниться в течение 5 лет. Это позволит подтвердить вашу добросовестность при налоговой проверке спустя несколько лет после сделки.

Если вы планируете долгосрочное сотрудничество с ИП, изучите порядок проверки и необходимые документы для минимизации рисков переквалификации отношений в трудовые.

Частые вопросы

Как проверить контрагента на должную осмотрительность?

Необходимо пройти через три этапа: юридическую проверку (ЕГРЮЛ, полномочия директора), финансовый анализ (отчетность, налоги) и проверку репутации (суды, РНП). Результаты фиксируются в протоколе проверки.

Какие документы нужны для должной осмотрительности при выборе контрагента?

Обязательный минимум: выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, устав, паспортные данные или решение о назначении руководителя, бухгалтерский баланс за 2 года и справка из ФНС об отсутствии задолженностей.

Можно ли полагаться только на справку из ФНС при проверке контрагента?

Нет. Справка подтверждает только отсутствие долгов по налогам, но не гарантирует наличие ресурсов для исполнения договора, отсутствие судебных споров или реальность бизнеса.

Нужна ли проверка контрагента в рамках НК РФ?

Да, она необходима для подтверждения реальности сделки. Без доказательств должной осмотрительности налоговая может отказать в вычете НДС и признать расходы необоснованными.

Что делать, если у контрагента есть судебные споры?

Оценить характер споров. Если это мелкие разногласия по срокам поставки — риск умеренный. Если контрагент выступает ответчиком по множеству исков о невыплате денег или находится в стадии банкротства — сотрудничество опасно.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений проконсультируйтесь с профильным специалистом или бухгалтером.