Должная осмотрительность при выборе контрагента: порядок проверки и необходимые документы

Должная осмотрительность при проверке контрагента: порядок действий и ключевые документы

Проверка делится на три этапа: предварительный, детальный и итоговый. На каждом шаге собирается пакет документов, который в случае проверки ФНС станет доказательством добросовестности компании.

Список обязательных документов:

• Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (актуальная дата).
• Копия устава и учредительных документов.
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность за последние два года.
• Копии лицензий, сертификатов, свидетельств СРО.
• Документы, подтверждающие полномочия подписанта (приказ о назначении директора, доверенность).

Этапы проверки:

1. Предварительный. Сбор открытых данных через онлайн-сервисы. Проверяется статус компании, дата регистрации, отсутствие в реестре банкротов. Для автоматизации этого процесса рекомендуется использовать специализированный сервис Проверка контрагентов, который позволяет быстро выявить суды и долги по ИНН.
2. Детальный. Запрос документов напрямую у партнера. Анализируется соотношение выручки и численности персонала, наличие основных средств. Если партнер работает через электронный документооборот, проверьте его идентификатор ЭДО для ИП, чтобы убедиться в легитимности обмена данными.
3. Итоговый. Формирование внутреннего заключения о возможности сотрудничества.

Для оперативного контроля используются сервисы ФНС: «Прозрачный бизнес», проверка задолженностей по налогам и сборам, а также банковские справки о состоянии счетов.

Должная осмотрительность при выборе контрагента в НК РФ: специальные нормы

Для государственных и муниципальных заказчиков требования к осмотрительности усилены нормами законодательства о закупках. Проверка проводится не только на предмет налоговой чистоты, но и на соответствие требованиям о независимости и отсутствии конфликта интересов.

Особое внимание уделяется пороговым суммам сделок. При заключении контрактов на крупные суммы (согласно внутренним регламентам организации или требованиям регулятора) обязательным становится проведение независимого аудита финансового состояния контрагента или получение заключения экспертной организации. Это позволяет минимизировать риски срыва государственного контракта из-за банкротства поставщика.

Оформление заключения о благонадёжности контрагента должно содержать:

• Дату и номер внутреннего документа.
• Перечень изученных документов.
• Вывод о наличии ресурсов (людских, технических, финансовых) для выполнения конкретного договора.
• Оценку налоговых рисков.

При работе с партнерами, оказывающими услуги по продвижению, важно проверять не только юридический статус, но и реальные кейсы, чтобы сделка не была признана фиктивной. Если вы планируете проверить партнёра и оформить договор, убедитесь, что в договоре прописаны гарантии возмещения убытков в случае отказа ФНС в налоговых вычетах по вине контрагента.

Частые вопросы

Как проверить контрагента на наличие задолженности?

Используйте сервис «Проверка задолженности» на официальном сайте ФНС России. Введите ИНН организации, чтобы увидеть наличие неоплаченных налогов и сборов. Также рекомендуется запрашивать справку об отсутствии задолженности по форме КНД 1120101.

Можно ли использовать только онлайн-сервисы для должной осмотрительности?

Нет, одного использования онлайн-сервисов недостаточно для защиты в суде. ФНС считает достаточной осмотрительностью совокупность действий: проверку через интернет, запрос документов у контрагента и анализ его способности выполнить работу.

Нужно ли запрашивать финансовую отчётность у малого контрагента?

Да, независимо от размера бизнеса. Даже малые предприятия обязаны вести учет. Отказ предоставить отчетность или предоставление «пустых» балансов при заявленных крупных объемах работ является сигналом о высокой степени риска.

Как оформить документ о проведенной проверке контрагента?

Оформите внутренний «Акт проверки контрагента» или «Служебную записку». В документе зафиксируйте: дату проверки, список полученных документов (сканы, оригиналы), результаты анализа (например, «штат из 5 человек достаточен для выполнения работ по договору №1») и итоговое решение о сотрудничестве.

Информация носит справочный характер. Для принятия юридически значимых решений рекомендуется обратиться к профильному специалисту или в налоговый орган.