ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года: сроки сдачи и правила заполнения

Как заполнить ЕФС-1 за 1 квартал 2026: основные разделы

При исправлении ошибок в ЕФС-1 за 1 квартал подается корректирующая форма с видом «корректирующая», при этом в ней указываются только измененные записи, а не весь отчет заново.

В подразделе 1.1 отражаются сведения о стаже. Здесь указываются периоды работы, которые должны быть учтены при определении страхового стажа сотрудника. Данные заполняются на основании первичных документов кадрового учета и табелей.

Подраздел 1.2 предназначен для сведений о трудовой деятельности. В нем фиксируются:

• прием на работу;
• перевод на другую должность или в другое подразделение;
• увольнение;
• изменение условий трудового договора.

Каждая запись должна содержать СНИЛС сотрудника, дату события и код мероприятия. Для корректного оформления кадровых документов можно использовать ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Сведения о производственных травмах и профессиональных заболеваниях подаются в СФР в отдельном порядке. Срок подачи — не позднее одного рабочего дня после получения извещения о несчастном случае на производстве. В форме указываются обстоятельства происшествия и данные пострадавшего.

Порядок подачи формы ЕФС-1 в СФР

Для передачи отчета в электронном виде требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подпись должна быть выпущена аккредитованным удостоверяющим центром на имя руководителя организации или ИП. Для сотрудников, имеющих право подписи по доверенности, оформляется отдельная КЭП физического лица.

Передать данные в СФР можно тремя способами:

1. Через оператора электронного документооборота (ЭДО). Это самый быстрый способ с автоматической проверкой формата файла.
2. Через личный кабинет страхователя на портале СФР.
3. Почтой России заказным письмом с описью вложения (допускается только в исключительных случаях, если ЭДО недоступен).

После отправки формы работодатель получает квитанцию о приеме. Сначала приходит квитанция о доставке (подтверждает факт получения файла системой), затем — квитанция о принятии (подтверждает, что отчет прошел форматный контроль и принят в обработку). Если в квитанции указаны ошибки, необходимо подать исправленный вариант в течение 5 рабочих дней.

Помимо социальной отчетности, в этот период работодатели закрывают налоговые обязательства. Рекомендуется одновременно проверить форму 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года: правила заполнения и сроки подачи, чтобы избежать расхождений в данных о сотрудниках между СФР и ФНС.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1 за 1 квартал, если не было кадровых изменений?

Если в организации не было приемов, переводов и увольнений, сведения по подразделу 1.2 не подаются. Однако, если работодатель обязан предоставлять сведения о стаже, отчет по подразделу 1.1 сдается в общем порядке. "Нулевые" отчеты по стажу подаются только в том случае, если это предусмотрено текущими требованиями СФР для конкретной категории работодателя.

Можно ли подать ЕФС-1 за 1 квартал позже срока через личный кабинет?

Техническая возможность подать отчет позже срока в личном кабинете есть, но это считается нарушением срока сдачи. СФР зафиксирует дату фактического получения файла, что может привести к начислению штрафа по КоАП РФ.

Влияет ли количество сотрудников на срок сдачи ЕФС-1?

Нет, количество застрахованных лиц не влияет на установленные законом сроки. И микропредприятие с одним сотрудником, и крупный холдинг обязаны подать сведения о стаже до 25-го числа и сведения о кадровых событиях не позднее следующего рабочего дня.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в СФР.