ЕФС‑1 несчастный случай: сроки сдачи в 2026 году и порядок оформления переводов

Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1: какие данные и сроки сдачи

В раздел «Сведения о трудовой деятельности» вносятся данные о приеме на работу, увольнении, переводах сотрудников и любых изменениях режима труда и отдыха (согласно п. 5 ПБУ 5/2002). Сведения о несчастных случаях на производстве, которые влекут за собой изменение статуса сотрудника или режима его работы, также фиксируются в этом разделе.

Все кадровые события, зафиксированные в течение квартала, объединяются в одну форму. Срок подачи остается неизменным — до 15-го числа следующего месяца. При этом важно различать общую квартальную отчетность и экстренные уведомления. Например, ЕФС-1 сроки сдачи при приеме на работу имеют свои особенности, которые необходимо учитывать при формировании общего реестра.

Неочевидно, но если в течение одного квартала сотрудник меняет статус несколько раз (например, сначала переводится на другую должность, а затем уходит на неполный рабочий день), все эти изменения можно собрать в одну ЕФС-1, поданную к общему сроку, без необходимости отправлять отдельные формы по каждому событию.

Перевод сотрудника: дистанционная работа, другая должность, полный/неполный день — как оформить в ЕФС-1

Порядок отражения переводов в ЕФС-1 зависит от характера изменения условий трудового договора:

1. Дистанционная работа. Перевод сотрудника на «удаленку» или комбинированный график фиксируется в поле «Изменение режима труда». Срок подачи сведений — до 15-го числа месяца после окончания квартала, в котором был издан приказ о переводе.
2. Другая должность. При смене должности сведения вносятся в раздел «Перевод». В форме указывается дата вступления в силу нового назначения и код соответствующего события. Срок подачи — квартальный.
3. Режим рабочего времени. Переход с полного рабочего дня на неполный (или наоборот) отражается в поле «Режим рабочего времени». Эти изменения также подаются в составе квартальной отчетности.

Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН. Если перевод сопровождается окончанием договора с другим исполнителем, проверьте заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ, чтобы избежать расхождений в данных.

Единая форма сведений ЕФС-1: особенности заполнения и сдачи

Форма ЕФС-1 подается исключительно в электронном виде через личный кабинет СФР (ранее ФСС) или с помощью оператора электронного документооборота. Согласно п. 4 ПБУ 5/2002, документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.

Особенности подачи:

• Отсутствие изменений. Если за квартал в организации не было приемов, увольнений или переводов, форму можно не подавать, однако рекомендуется подтвердить отсутствие изменений в системе СФР, чтобы избежать запросов со стороны контролирующих органов.
• Проверка кодов. Ошибки в кодах причин перевода или неверно указанные даты приводят к возврату формы. В этом случае форма считается не поданной, что влечет за собой штраф за несвоевременную сдачу.
• Сверка периодов. При подаче данных за прошлые периоды, например, когда требуется уточнить срок сдачи ЕФС-1 за 9 месяцев, необходимо создавать уточняющий расчет.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 за 2026 год?

Сведения о трудовой деятельности (включая переводы и несчастные случаи) подаются ежеквартально до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом: 15 февраля, 15 мая, 15 августа и 15 ноября.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сотрудник переводится на дистанционную работу?

Да, перевод на дистанционную работу является изменением условий трудового договора. Это фиксируется в поле «Изменение режима труда» и подается в составе квартальной формы ЕФС-1.

Как оформить перевод сотрудника на другую должность в ЕФС-1 и какие сроки?

Перевод оформляется в разделе «Перевод» с указанием даты приказа и новой должности. Срок подачи — до 15-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором произошел перевод.

Можно ли в ЕФС-1 указать перевод на неполный рабочий день и когда это делается?

Да, такие изменения вносятся в поле «Режим рабочего времени». Сведения подаются в общую квартальную форму ЕФС-1 до 15-го числа месяца после отчетного квартала.

Какие штрафы предусмотрены за просрочку сдачи ЕФС-1 в 2026 году?

За несвоевременную подачу или подачу недостоверных сведений предусмотрен административный штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Сумма зависит от размера организации (для ИП и малого бизнеса штрафы ниже, для крупных компаний — значительно выше).

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР.