Заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: пошаговое руководство

Заполнение ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года

Для формирования отчетности за первый квартал 2026 года собираются все данные по выплатам исполнителям за январь, февраль и март. В расчет включаются как регулярные платежи, так и разовые вознаграждения по завершенным контрактам.

Квартальные итоги по каждому физическому лицу суммируются и вносятся в раздел 2. При этом проверяется правильность кодов доходов и соответствие периодов выплат календарному кварталу. Чтобы избежать технических ошибок, используйте ЕФС-1 заполнение образец: как правильно оформить за 1-й квартал 2026 года и в особых ситуациях.

Организации на УСН (доходы) должны контролировать лимит по суммам выплат, чтобы корректно рассчитать страховые взносы. Превышение установленных лимитов или ошибки в кодах могут привести к доначислениям со стороны контролирующих органов.

Срок сдачи формы за первый квартал 2026 года — до 20 апреля 2026 года. Подача отчета позже этого срока влечет административную ответственность.

Заполнение ЕФС-1 при ликвидации и переименовании организации

При ликвидации юридического лица в поле 2.1 раздела 2 ставится специальный статус организации, указывающий на прекращение деятельности. Это уведомляет фонд о том, что данные выплаты являются окончательными.

Если организация сменила наименование, в реквизитах формы фиксируется новое название, а в пояснительной записке или сопроводительном письме указывается старое наименование и номер приказа о переименовании.

Отчет по ликвидируемой компании подается в последний квартал перед окончательным закрытием организации. В этот период отражаются все остатки по расчетам с исполнителями ГПХ и сотрудниками.

Непредставление или несвоевременная подача ЕФС-1 при ликвидации влечет штраф в размере 5 % от суммы начисленного, но не уплаченного налога (взноса).

Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае

В случае получения исполнителем по договору ГПХ травмы или ДТП при выполнении работ, факт инцидента фиксируется в разделе 1. Указывается дата, время и место происшествия, а также характер полученного повреждения.

В подразделе 2.3 отражаются суммы страховых и компенсационных выплат, которые были произведены в связи с несчастным случаем. Эти суммы выделяются отдельными кодами, чтобы они не смешивались с основным вознаграждением по договору.

К отчету обязательно прилагается копия акта о несчастном случае на производстве или соответствующее заключение следственных органов. Без этого документа выплаты не будут признаны страховыми.

Срок подачи ЕФС-1 при несчастном случае составляет 30 дней с момента фиксации инцидента.

Подразделы 1.2, 2.3 и раздел 2 в ЕФС-1: практические подсказки

В подразделе 1.2 происходит детализация доходов. Здесь указывается вид работ (по справочнику ОКВЭД или внутренним кодам) и сумма вознаграждения. Это позволяет фонду определить категорию профессионального риска исполнителя.

Подраздел 2.3 используется для отражения удержаний. В него вносятся суммы НДФЛ, удержанного в соответствии с Налоговым кодексом, и взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование. О правилах суммирования этих показателей читайте в статье Заполнение ЕФС-1 раздел 2: правила оформления, сроки и особые случаи.

Раздел 2 предназначен для сведения общих показателей за весь отчетный период. Здесь суммируются все выплаты по всем договорам ГПХ и трудовым договорам, создавая итоговую базу для расчета взносов организации.

Все коды и реквизиты должны строго соответствовать актуальному справочнику ФНС на 2026 год. Использование устаревших кодов из 2025 года приведет к автоматическому отклонению отчета системой.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Необходимо указать дату расторжения договора, внести полные реквизиты исполнителя в раздел 1 и отразить итоговые суммы выплат и удержаний в подразделе 1.2. Отчет подается до 15 числа следующего месяца.

Можно ли подать ЕФС-1 после ликвидации организации?

Нет, отчет должен быть подан до завершения процедуры ликвидации. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении деятельности организация теряет право подписи и доступа к электронным сервисам сдачи отчетности.

Нужен ли ЕФС-1 при несчастном случае на работе?

Да, если несчастный случай произошел с исполнителем по договору ГПХ. Факт травмы фиксируется в разделе 1, а компенсационные выплаты — в подразделе 2.3. Срок подачи — 30 дней.

Как правильно заполнить подраздел 1.2 в ЕФС-1?

В этом подразделе нужно детально расписать доходы исполнителя по видам выполненных работ, указать общую сумму начислений и сумму НДФЛ, которая была удержана из этой выплаты.

Какие данные указываются в разделе 2 ЕФС-1?

В разделе 2 указываются суммированные показатели за отчетный период по всем застрахованным лицам, включая общую базу для начисления взносов и итоговые суммы уплаченных платежей.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к актуальным текстам нормативных актов.