Заполнение ЕФС‑1 за год: пошаговое руководство и ответы на типовые вопросы

Заполнение ЕФС-1 раздел 1.2

Раздел 1.2 предназначен для отражения сведений о доходах застрахованных лиц, с которых исчисляются страховые взносы, и сумм удержаний. В 2026 году здесь фиксируются все выплаты, облагаемые страховыми взносами, включая премии, надбавки и отпускные.

Методика расчета НДФЛ в этом разделе базируется на прогрессивной шкале 2026 года. Сумма налога рассчитывается исходя из совокупного годового дохода сотрудника. В графах раздела указывается база для начисления взносов и фактическая сумма удержанного налога, которая должна совпадать с данными в расчетных листках и справках о доходах.

Пример заполнения: если сотрудник получил за период доход 100 000 рублей, в соответствующем поле раздела 1.2 указывается эта сумма, а в поле «удержано НДФЛ» — сумма налога согласно действующей ставке (например, 13% или 15% в зависимости от порога дохода).

Заполнение ЕФС-1 раздел 2 и подраздел 2.1.1

В разделе 2 отражаются расходы работодателя на выплату пособий и социальных выплат за счет средств СФР. Сюда входят выплаты по временной нетрудоспособности (больничные), пособия по беременности и родам, а также пособия по уходу за ребенком.

Подраздел 2.1.1 фокусируется на социальных выплатах и пособиях, которые выплачиваются работодателем, но подлежат компенсации из фонда. Необходимо точно указать период, за который произведена выплата, и сумму, которая была перечислена сотруднику.

Для ООО и ИП схема заполнения идентична: сумма выплаты должна быть подтверждена первичными документами (листок нетрудоспособности, свидетельство о рождении). Если вы также подаете Расчет по РСВ в 2026 году: правила заполнения и сроки подачи, убедитесь, что данные по суммам выплат в ЕФС-1 и РСВ не противоречат друг другу.

Неочевидно, но в 2026 году расходы, полностью покрытые субсидиями, можно не указывать в разделе 2 ЕФС-1, что упрощает подготовку отчёта.

Заполнение ЕФС-1 при увольнении и при приёме на работу

При приеме нового сотрудника в ЕФС-1 вносятся сведения о дате заключения трудового договора, должности и подразделении. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

При увольнении сотрудника указывается дата расторжения договора, основание (статья ТК РФ) и сведения о стаже. Важно правильно указать код основания увольнения, так как от этого зависит расчет пособий в центре занятости. Подробные инструкции по этим действиям доступны в статье Заполнение ЕФС-1 при увольнении сотрудника: сроки и правила оформления.

Корректировки в ЕФС-1 вносятся путем подачи уточняющего расчета. Если в составе персонала произошли изменения, которые не были отражены вовремя, работодатель обязан подать корректирующую форму в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.

Заполнение ЕФС-1 в 2026 году: изменения и новые ставки

В 2026 году действуют обновленные ставки НДФЛ (прогрессивная шкала) и скорректированные тарифы страховых взносов. При заполнении формы необходимо использовать актуальные коды тарифов, особенно для субъектов МСП, имеющих право на пониженные ставки.

В электронном виде формы появились новые обязательные поля для детализации стажа в условиях удаленной работы и специфических условий труда. Теперь требуется более точное указание кодов условий труда для корректного расчета дополнительного страхового тарифа на травматизм.

Чтобы избежать ошибок, сверяйте данные с персонифицированными сведениями 2026 для директора: форма, заполнение, штрафы и 1С, так как расхождения в ФИО, СНИЛС или суммах доходов между разными формами (ЕФС-1, РСВ, Перс сведения) приводят к автоматическим запросам от СФР и ФНС.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника?

Необходимо заполнить сведения о дате увольнения и коде основания по ТК РФ. Форма подается не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения.

Что нужно указать в разделе 1.2 ЕФС-1?

В этом разделе указываются суммы доходов сотрудника, с которых уплачены страховые взносы, и суммы удержанного НДФЛ за отчетный период.

Как правильно оформить подраздел 2.1.1 в ЕФС-1?

В подразделе 2.1.1 отражаются суммы социальных выплат (пособия, больничные), выплаченные работодателем за счет средств СФР, с указанием периодов и сумм.

Какие изменения в заполнении ЕФС-1 в 2026 году?

Введены новые ставки НДФЛ, обновлены коды условий труда и добавлены обязательные поля для уточнения статуса занятости сотрудников.

Как заполнять ЕФС-1 при приёме на работу?

Укажите дату приема, должность, структурное подразделение и СНИЛС сотрудника. Отчет подается в течение одного рабочего дня после оформления приема.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с профильным бухгалтером или юристом.