Заполнение ЕФС‑1 раздел 2: пошаговое руководство, образцы и онлайн‑форма

Заполнение раздела 1.2 и подраздела 2.1(1) в контексте раздела 2

Раздел 1.2 содержит общие сведения об организации: ОГРН, ИНН и КПП. Эти поля являются обязательными, так как они служат ключом для сопоставления данных раздела 2 с реестром работодателей. Если в разделе 1.2 допущена ошибка в одной цифре ИНН, вся форма будет отклонена системой автоматического контроля.

Подраздел 2.1(1) используется для подачи сведений о гражданах, работающих по трудовому договору. В поле «Дата начала работы» указывается день фактического выхода сотрудника на работу согласно приказу. Неочевидно, но при заполнении этого поля допускается указать последний день предыдущего месяца, если сотрудник официально принят в текущем, чтобы не создать двойной учёт в квартальном отчёте.

Связь полей реализована через идентификатор организации из раздела 1.2. В современных системах отчетности этот идентификатор автоматически подставляется в каждую запись раздела 2, что исключает риск опечаток при заполнении данных по каждому сотруднику.

Для временных работников в подразделе 2.1(1) обязательно ставится отметка «Временный трудовой договор» с присвоением кода 03. Это критически важно для корректного расчета страхового стажа сотрудника в базе СФР.

Образцы, онлайн-сервисы и нюансы при приёме на работу

Актуальный образец ЕФС-1 (раздел 2) версии от 01.01.2026 доступен для скачивания на официальном сайте Росстата. Рекомендуется использовать только актуальную версию, так как структура полей меняется ежегодно.

Заполнение формы онлайн через «Личный кабинет ИФНС» происходит в режиме интерактивного опросника: система сама подсказывает, какое поле заполнить следующим. При использовании СБИС процесс автоматизирован: программа подтягивает данные из кадрового учета, формирует XML-файл и отправляет его по защищенному каналу связи. Чтобы максимально упростить процесс, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

При приеме нового сотрудника в текущем месяце его данные вносятся в раздел 2 с указанием даты начала работы. Если квартальный отчет за предыдущий период уже был сдан, работодатель подает уточненный расчет или включает нового сотрудника в текущий квартальный отчет, корректируя общую численность. При этом важно правильно рассчитать показатели, чтобы они совпадали с данными в РСВ. Рекомендуем ознакомиться с материалом Расчёт среднесписочной численности для РСВ: калькулятор, ставки 2026 и порядок заполнения.

Типичные ошибки при заполнении:

1. Пропуск кода статуса занятости (поле остается пустым).
2. Использование неверного формата даты (например, через точку вместо слэша, если того требует формат XML).
3. Несоответствие СНИЛС фактическим данным паспорта сотрудника.
4. Ошибки в коде подразделения по ОКПДТР.

Частые вопросы

Как заполнить ЕФС-1 онлайн?

Зайти в Личный кабинет ИФНС или использовать сервис оператора ЭДО (например, СБИС). Выбрать форму ЕФС-1, заполнить раздел 1.2 (реквизиты организации) и внести данные сотрудников в раздел 2, после чего подписать отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Можно ли использовать образец ЕФС-1 из СБИС?

Да, СБИС использует актуальные формы, утвержденные Росстатом и СФР. Однако перед отправкой необходимо убедиться, что версия формы соответствует нормам 2026 года.

Какие сроки подачи раздела 2 ЕФС-1?

Раздел 2 подается ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Сведения о приеме и увольнении сотрудников (подраздел 1.1) подаются в более сжатые сроки — не позднее следующего рабочего дня.

Нужен ли раздел 1.2, если организация уже зарегистрирована?

Да, раздел 1.2 обязателен в каждом отчете. Он служит идентификатором отправителя, без которого СФР не сможет привязать сведения о сотрудниках к конкретному работодателю.

Как указать в разделе 2 сведения о сотруднике, нанятом в текущем месяце?

В поле «Дата начала работы» указывается дата из приказа о приеме. Сотрудник включается в список застрахованных лиц текущего отчетного квартала. Если прием произошел в период подачи квартального отчета, данные вносятся в текущую форму.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуем проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться в ФНС/СФР.