Заполнение ЕФС‑1 раздел 2.3: образец и пошаговая инструкция

Заполнение подразделов 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1

Подраздел 1.1 является титульным и содержит идентификационные данные организации. Здесь указывается регистрационный номер работодателя в СФР, ИНН, КПП, ОГРН, а также наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя. Также фиксируется объект учета (код подразделения), если компания имеет филиалы.

Подраздел 1.2 содержит персональные сведения о застрахованном лице. Обязательными для заполнения являются:

• СНИЛС (основной идентификатор);
• ФИО полностью;
• ИНН работника;
• Дата рождения.

Пример объединения данных в таблице:

Поле	Значение (Пример)
Рег. номер СФР (1.1)	7712345678901
ИНН организации (1.1)	7701000000
СНИЛС работника (1.2)	123-456-789 01
ФИО работника (1.2)	Иванов Иван Иванович

Перед отправкой проверьте соответствие СНИЛС и ИНН данным паспорта сотрудника, так как расхождение в одном символе приведет к автоматическому отказу в приеме отчета.

Заполнение раздела 2 и подраздела 2.1 формы ЕФС-1

Раздел 2 фокусируется на временных рамках трудовых отношений. В нем фиксируются даты начала и окончания действия договора. Если договор бессрочный, дата окончания не указывается до момента фактического расторжения.

Подраздел 2.1 детализирует причины прекращения договора. Здесь используются коды, которые определяют право работника на получение выплат из фонда. Для большинства трудовых договоров используются стандартные коды (1, 2, 3 и т.д.).

Образец заполнения для срочного договора:

• Дата начала: 01.01.2026
• Дата окончания: 31.12.2026
• Код причины (2.1): 4 (истечение срока действия договора).

При оформлении окончания договора ГПХ в этом разделе важно указать дату фактического выполнения работ или оказания услуг. В отличие от трудового договора, здесь не указывается стаж в днях, а фиксируется только факт завершения обязательств. Подробные инструкции по таким случаям доступны в материале Заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ: правила и образцы 2026 года.

Регистрация несчастного случая в ЕФС-1 и окончание договора ГПХ

Сведения о несчастном случае на производстве вносятся в раздел 2.3. В этом случае используется специальный код 99.

Неочевидно, но код 99 в разделе 2.3 предназначен исключительно для регистрации несчастных случаев; при любом обычном прекращении договора (увольнении, соглашении сторон) этот код недопустим, иначе система СФР отклонит форму с ошибкой.

К форме ЕФС-1 при несчастном случае прилагаются:

• Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1);
• Материалы расследования.

Для договоров ГПХ обязательными полями являются дата завершения договора и код причины. Срок подачи ЕФС-1 при окончании договора ГПХ или несчастном случае составляет не позднее следующего рабочего дня после даты события. Чтобы не допустить просрочки и штрафов, рекомендуем использовать ЕФС-1 (сведения для СФР) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Онлайн-заполнение ЕФС-1: инструменты и готовый образец

Официальным инструментом для подачи является портал СФР (бывший портал ФСС) и системы электронного документооборота (ЭДО). Процесс загрузки выглядит так:

1. Авторизация в личном кабинете с помощью УКЭП.
2. Выбор формы ЕФС-1 из списка доступных отчетов.
3. Ввод данных вручную или импорт XML-файла из бухгалтерской программы.
4. Проверка данных встроенным валидатором системы.
5. Подписание и отправка.

Готовый электронный образец представляет собой XML-файл, структуру которого можно адаптировать под свои нужды, заменив реквизиты организации и данные сотрудника. Онлайн-режим позволяет мгновенно получить квитанцию о приеме или уведомление об ошибках в заполнении. Если вы также ведете учет стажа, изучите Заполнение ЕФС-1 по стажу: правила оформления подразделов в 2026 году.

Частые вопросы

Как заполнить раздел 2.3 ЕФС-1?

Укажите дату прекращения трудовых отношений в формате ДД.ММ.ГГГГ и выберите соответствующий код причины увольнения из классификатора СФР. Если увольнение стандартное, поле «Комментарий» оставляйте пустым.

Можно ли заполнять ЕФС-1 онлайн?

Да, заполнение возможно через личный кабинет работодателя на портале СФР или через любого сертифицированного оператора ЭДО. Для отправки обязательно наличие действующей электронной подписи.

Нужен ли отдельный образец для несчастного случая в ЕФС-1?

Отдельная форма не создается, используется стандартная ЕФС-1. Отличием является использование кода 99 в разделе 2.3 и приложение акта формы Н-1.

Что указывать в подразделе 1.1 формы ЕФС-1?

В этом подразделе указываются реквизиты работодателя: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОГРН, полное наименование организации и код подразделения.

Как оформить окончание договора ГПХ в ЕФС-1?

В разделе 2 укажите дату начала и дату завершения договора. В подразделе 2.1 проставьте код причины прекращения договора ГПХ. Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после даты окончания договора.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальным текстам нормативных актов.