Заполнение формы ЕФС-1: правила оформления подразделов и сроки подачи в 2026 году

Заполнение ЕФС-1: подраздел 1.2 и раздел 2

Подраздел 1.2 заполняется только в случаях, когда СФР запрашивает сведения о стаже за определенные периоды для назначения пенсий, пособий или иных социальных выплат. В этом разделе отражаются периоды работы, которые не были зафиксированы в ЭТК или требуют подтверждения документами (трудовыми книжками, договорами).

Раздел 2 предназначен для отчетности по специальной оценке условий труда (СОУТ). Работодатель обязан подавать сведения о сотрудниках, работающих в вредных или опасных условиях труда. Срок подачи — не позднее 30 января года, следующего за отчетным. Данные в разделе 2 должны строго соответствовать результатам СОУТ, зафиксированным в картах специальной оценки.

Подраздел 2.3 используется для детального отражения данных о вредных условиях труда. Здесь указывается класс условий труда (от 1 до 4), код вредного фактора и сведения о предоставляемых компенсациях (дополнительный отпуск, повышенный оплачиваемый отпуск). Ошибки в этом подразделе могут привести к пересмотру размеров страховых взносов, поэтому данные должны быть синхронизированы с Расчетом по взносам РСВ.

Заполнение ЕФС-1 при несчастном случае и договорах ГПХ

При несчастном случае на производстве работодатель обязан подать сведения в СФР в течение одного рабочего дня со дня получения извещения о несчастном случае. В форме ЕФС-1 указываются паспортные данные пострадавшего, дата, время и место происшествия, а также предварительные причины травмы. Обязательным реквизитом является номер акта Н-1, если он уже сформирован на момент подачи.

Заполнение ЕФС-1 при окончании договора ГПХ имеет свою специфику. Сведения о лицах, работающих по гражданско-правовым договорам, подаются в подразделе 1.1. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты окончания договора, указанной в документе. В графе «Мероприятие» указывается код «ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Основные отличия в заполнении данных для штатных сотрудников и исполнителей по ГПХ:

• Для штатных сотрудников фиксируется трудовой стаж и запись в ЭТК.
• Для лиц по ГПХ сведения передаются только для целей исчисления страхового стажа и определения прав на социальное страхование.
• Основанием для штатного сотрудника служит приказ, для исполнителя по ГПХ — сам договор или акт приемки-передачи работ.

Если вы впервые оформляете отношения с подрядчиками, изучите заполнение ЕФС-1 по договорам ГПХ, чтобы правильно определить коды выплат. Также рекомендуется проверить расчет РСВ в 2026 году, так как суммы выплат по ГПХ должны совпадать с данными в налоговой отчетности.

Частые вопросы

Как правильно заполнить отчет ЕФС-1?

Сначала определите, какой подраздел требуется: 1.1 — для кадровых изменений и ГПХ, 1.2 — по запросу СФР о стаже, раздел 2 — для СОУТ. Используйте актуальные коды мероприятий и оснований, указывайте точные реквизиты документов (дата, номер). Отчет подается исключительно в электронном виде через оператора ЭДО.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при переименовании организации?

Специальный подраздел 1.1 по каждому сотруднику в связи с переименованием не подается. Работодатель должен обновить свои регистрационные данные в СФР. Однако, если переименование произошло в результате слияния или присоединения, сведения о переводах сотрудников в новую структуру отражаются в общем порядке.

В какой срок подается ЕФС-1 при окончании договора ГПХ?

Сведения о прекращении договора ГПХ должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты расторжения договора или даты его фактического окончания.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и заполнения отчетности рекомендуется руководствоваться актуальными редакциями НК РФ, ФЗ-402 и приказами Минтруда и Минфина РФ.