Заполнение формы ЕФС‑1 при приёме на работу: пошаговое руководство и ответы на запросы

Заполнение ЕФС-1 подраздел 1.1 и 1.3: сведения о работнике и статусе самозанятого

В подразделе 1.1 указываются персональные данные сотрудника. Поля заполняются строго по паспорту и СНИЛС:

• ФИО: полностью, без сокращений;
• Дата рождения: в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• СНИЛС: 11 цифр без пробелов и тире;
• ИНН: 12 цифр для физических лиц.

С 2026 года в подразделе 1.3 стала обязательной отметка о статусе «Самозанятый». Согласно Приказу ФНС № ММ-7-2025, отсутствие этой отметки или ее некорректное заполнение влечет штраф в размере 5 000 рублей. Это необходимо для контроля за законностью применения специального налогового режима при трудовых отношениях.

Чаще всего ошибки возникают из-за пропуска поля «Гражданство» (необходимо указать код страны) или дублирования ИНН в разных полях формы. Чтобы избежать ручного ввода и ошибок в реквизитах, используйте сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где данные подставляются автоматически по ИНН.

Заполнение ЕФС-1 раздел 1.2 и раздел 2 (подразделы 2.1.1, 2.1 1): данные о договоре и начислениях

Раздел 1.2 содержит параметры трудового соглашения. Здесь указывается дата начала работы (согласно приказу или договору), тип договора (основной, срочный) и срок действия (постоянный или временный с указанием даты окончания).

Раздел 2 предназначен для отражения финансовых показателей в соответствии с ПБУ 6/02. В нем указывается размер начисленной заработной платы за отчетный период, налоговая база и суммы отчислений в ПФР.

Неочевидно, но если работник ранее был зарегистрирован в ПФР, в разделе 2 поле «Размер начисленной заработной платы» заполняется только после первой фактической выплаты. Если вы укажете нулевые или прогнозные значения до первого расчета, форма будет отклонена системой.

В подразделе 2.1.1 с 2025 года стало обязательным указание кода вида деятельности по ОКВЭД. Это требование введено для более точного анализа страховых тарифов. Подраздел 2.1 1 заполняется только в том случае, если сотрудник предоставляет сведения о предыдущих местах работы для расчета стажа или иных льгот.

Заполнение формы ЕФС-1 за 2025 год: актуальные изменения и сроки

В отчетности за 2025 год произошли существенные изменения в структуре данных. Согласно ПП-9-2025, в форму введен обязательный блок «Электронный идентификатор», который связывает запись о приеме с цифровым профилем гражданина.

Сроки подачи остаются жесткими: крайний срок — 15-е число месяца, следующего за месяцем приема (п. 4 Приказа ФСС-2025-01). Например, если сотрудник принят 10 мая, отчет должен быть в СФР до 15 июня. При совпадении даты с выходным днем срок переносится на первый рабочий день.

В разделе 2 обновлен перечень показателей. Теперь отдельно выделяется «База для расчёта страховых взносов», что позволяет синхронизировать данные с РСВ. Для корректного сопоставления этих цифр рекомендуется использовать расчет среднесписочной численности для РСВ калькулятор, чтобы данные в ЕФС-1 и РСВ не противоречили друг другу.

Частые вопросы

Как правильно заполнить подраздел 1.1 в ЕФС-1?

Заполняйте данные строго по документам: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН. Не используйте сокращения в фамилиях и именах, проверяйте корректность СНИЛС (11 цифр), так как это основной ключ для идентификации сотрудника в базе СФР.

Можно ли отправить ЕФС-1 в электронном виде?

Да, и более того — это единственный законный способ подачи. Бумажные формы не принимаются. Отправка возможна через Личный кабинет СФР или через сертифицированные программы бухгалтерского учета с использованием КЭП.

Нужно ли указывать сведения о доходах в разделе 2, если работник не получал заработную плату в первый месяц?

Нет, если фактические выплаты еще не произведены, поле «Размер начисленной заработной платы» в разделе 2 оставляется пустым. Заполнение этого поля «нулями» или прогнозными суммами может привести к отказу в приеме формы.

Что делать, если в подразделе 1.3 требуется отметка о статусе самозанятого, а сотрудник не самозанятый?

В этом случае поле оставляется пустым или проставляется соответствующая отметка «Нет» (в зависимости от интерфейса используемой программы). Обязательным является именно подтверждение статуса для тех, кто его имеет.

Какие изменения в форме ЕФС-1 за 2025 год важны для работодателей?

Ключевыми изменениями стали: введение блока «Электронный идентификатор», обязательное указание кода ОКВЭД в подразделе 2.1.1 и новый показатель «База для расчёта страховых взносов» в разделе 2.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР и ФНС.