Заполнение формы ЕФС‑1 при увольнении сотрудника: пошаговое руководство

Раздел 2 формы ЕФС-1: выплаты, удержания и компенсации

Раздел 2 используется для отражения всех денежных сумм, начисленных сотруднику при окончательном расчете. В него включается заработная плата за последний отработанный период, компенсация за все неиспользованные дни отпуска и иные премиальные выплаты.

Удержания отражаются в соответствии с ПБУ 6/02 и требованиями налогового кодекса. Сюда входят НДФЛ, а также страховые взносы в ПФР и ФСС, если они удерживаются из суммы выплаты. Чтобы избежать технических ошибок при приеме файла, сумму в рублях указывайте без копеек (округляя по правилам математики), при этом итоговое поле «Итого к выплате» должно полностью совпадать с данными в расчетной ведомости.

Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН, что исключает опечатки в суммах и кодах.

Подраздел 2.1: несчастный случай и окончание договора ГПХ

Подраздел 2.1 заполняется в специфических случаях. Если при увольнении фиксируется факт несчастного случая на производстве, в соответствующем поле ставится отметка «да». Это необходимо сделать даже в том случае, если фактические выплаты по этому событию на текущий момент нулевые; в противном случае СФР отклонит всю форму из-за несоответствия данных в реестре происшествий.

При прекращении отношений с исполнителем по договору гражданско-правового характера (ГПХ) используется код «06» — окончание договора без продолжения. В этом случае заполняются только поля с фактическими выплатами по договору. Важно не путать ГПХ с трудовым договором, так как для них предусмотрены разные механизмы учета стажа. Если вы также ведете учет затрат по таким договорам, изучите, как заполняется Форма П-3 отчёт о затратах 2026.

Подача и проверка отчёта ЕФС-1: сроки, способы отправки, типичные ошибки

Отчет подается в СФР не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа об увольнении или даты фактического расторжения договора. Отправка осуществляется в электронном виде через личный кабинет «Госуслуг» или систему электронного документооборота (СЭД) ФНС. Подробный разбор нюансов подачи можно найти в статье про срок сдачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Перед отправкой необходимо провести сверку контрольных цифр. Основная точка проверки: итоговая сумма в разделе 2 должна строго соответствовать сумме, указанной в подразделе 1.2 (если там предусмотрено отражение выплат). Любое расхождение, даже в один рубль, приводит к автоматическому отказу системы в приеме отчета.

Типичные ошибки при заполнении:

1. Указание даты увольнения, которая предшествует дате подписания приказа.
2. Использование устаревших кодов оснований увольнения.
3. Отсутствие подписи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Частые вопросы

Как правильно указать дату увольнения в разделе 1.1 формы ЕФС-1?

Указывайте дату последнего рабочего дня сотрудника, зафиксированную в приказе об увольнении. Эта дата считается днем прекращения трудового договора и является точкой отсчета для пятидневного срока подачи отчета.

Нужно ли заполнять подраздел 2.1, если сотрудник ушёл по взаимному согласию без выплат?

Если несчастный случай на производстве не зафиксирован, подраздел 2.1 остается пустым. Отсутствие выплат при увольнении по соглашению сторон не обязывает заполнять этот раздел, достаточно указать код «03» в подразделе 1.2.

Можно ли отправить ЕФС-1 через личный кабинет «Госуслуги», и какие сроки подачи?

Да, отправка через «Госуслуги» является законным способом подачи. Срок подачи — до 5 рабочих дней с даты увольнения.

Как оформить выплату компенсации при несчастном случае в разделе 2?

Сумма компенсации включается в общий объем выплат в разделе 2. При этом в подразделе 2.1 обязательно ставится отметка «да» о наличии несчастного случая, чтобы СФР мог сопоставить выплату с зарегистрированным происшествием.

Что делать, если при окончании договора ГПХ не было начислено пособие?

Для договоров ГПХ пособия (например, по временной нетрудоспособности) не начисляются работодателем в общем порядке. В форме ЕФС-1 в этом случае указывается код «06» и отражаются только фактически выплаченные суммы за выполненные работы или услуги. Если сотрудников нет совсем, ознакомьтесь с тем, как заполнить РСВ если нет сотрудников.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений рекомендуется обратиться к профильному специалисту или в СФР.