Как заполнить РСВ в налогоплательщике: пошаговое руководство 2026

Оформление РСВ при наличии больничного листа

Выплаты по листу нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами, но отражаются в РСВ для корректного учета доходов сотрудника. В подразделе 1.1 формы РСВ в графе «Код причины отсутствия выплаты» для сумм пособий по временной нетрудоспособности указывается код 04.

Если вы используете РСВ (расчёт по страховым взносам), система поможет автоматизировать подстановку реквизитов, но коды причин отсутствия взносов нужно проверить вручную. При наличии электронного больничного (ЭЛН) подтверждающие документы в ФНС не направляются, так как данные передаются через СФР. При использовании бумажных листков рекомендуется сохранить скан-копии в архиве организации для предоставления по требованию при проверке.

При расчете базовой суммы страховых взносов за период болезни сумма пособия вычитается из общего объема выплат, с которых удерживаются взносы. Это приводит к уменьшению налогооблагаемой базы за отчетный месяц. Перед отправкой формы сверьте итоговые суммы в РСВ с данными бухгалтерского учета и расчетными листками сотрудников.

Заполнение РСВ в 1С (включая 1С 8.3) и в СБИС/Контур

В программе 1С 8.3 процесс начинается с настройки справочников «Виды страховых взносов» и «Коды причин отсутствия выплаты». Это необходимо для того, чтобы программа правильно распределяла суммы по разделам отчета. Все начисления, отраженные в документах «Начисление зарплаты» и «Ведомость в банк/кассу», автоматически попадают в форму РСВ.

Если в ходе проверки выявлены ошибки в начислениях, производится ручная корректировка сумм непосредственно в отчете или через исправление первичных документов. В случае обнаружения существенных расхождений за прошлые периоды, потребуется подготовить уточненный расчёт по РСВ.

Для отправки отчета через сторонние системы ЭДО используются разные форматы:

• 1С экспортирует данные в формате XML, который напрямую распознается серверами ФНС.
• СБИС и Контур-ЭДО поддерживают импорт XML из 1С или ручное заполнение в облачном интерфейсе (в некоторых случаях доступен формат CSV для массовой загрузки данных).

После загрузки файла в СБИС или Контур система проводит форматно-логический контроль (ФЛК). Если программа обнаружила пропущенные поля или некорректные коды, отчет будет заблокирован до исправления ошибок.

РСВ за 2025 год и случай, когда выплат не было

В 2026 году при заполнении отчетов за прошлый период или текущие кварталы применяются ставки, установленные на 2025 год. Основные тарифы: ПФР (пенсионное страхование) — 22% до достижения предельной величины базы и пониженные ставки сверх лимита; ФОМС — 5,1%; ТФОМС — 5,1%.

Неочевидно, но при отсутствии выплат в отчётном периоде многие забывают указать код причины 99. Без этого кода декларация часто отклоняется налоговой службой, даже если все суммы в полях равны нулю.

Если в отчетном периоде не было выплат сотрудникам, в соответствующих графах ставится «0», а в поле «Код причины отсутствия выплаты» проставляется код 99. Это сигнализирует ФНС, что отсутствие взносов обосновано отсутствием выплат, а не ошибкой в заполнении. Если компания работает без штата, изучите руководство о том, как заполнить РСВ если нет сотрудников.

ФНС осуществляет автоматический контроль отклонений. Если код причины не соответствует фактическим данным (например, указан код 99 при наличии выплат в других отчетах), налоговая направит требование о представлении пояснений.

Частые вопросы

Как заполнить РСВ онлайн в личном кабинете налогоплательщика?

Авторизуйтесь в ЛКН через Госуслуги, перейдите в раздел «Отчетность», выберите форму РСВ за нужный период. Внесите данные о доходах и взносах, проверьте реквизиты организации и отправьте форму с помощью ЭЦП.

Можно ли оформить РСВ, если в месяце не было выплат?

Да, отчет подается в обязательном порядке. В полях сумм указывается «0», а в графе кода причины отсутствия выплаты проставляется код 99.

Как правильно указать больничный лист при заполнении РСВ?

Сумма пособия по больничному листу включается в общие выплаты, но не облагается взносами. В подразделе 1.1 для такой суммы указывается код причины 04.

Как заполнить РСВ в 1С 8.3?

Убедитесь, что все расчетные листки за период закрыты. Перейдите в раздел «Отчеты» $\rightarrow$ «Регламентированные отчеты», выберите РСВ и нажмите «Заполнить». Проверьте данные и выгрузите файл в формате XML для отправки.

Как заполнить РСВ в СБИС?

Загрузите XML-файл из 1С или заполните форму вручную в интерфейсе СБИС. После прохождения форматно-логического контроля подпишите отчет ЭЦП и отправьте в ФНС.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в ФНС России.