Как работать согласно акту сверки: правила оформления, подписания и оплаты

Порядок подписания актов сверки и требования к бланку

Акт сверки не является строго регламентированной формой первичного документа, но должен содержать все обязательные реквизиты согласно ФСБУ 27/2021. В бланке обязательно указываются:

• наименования организаций и их ИНН/КПП;
• период, за который проводится сверка (например, с 01.01.2025 по 31.12.2025);
• детальный перечень операций: дата, номер документа (УПД, счет-фактура, платежное поручение), сумма и вид операции (дебет/кредит);
• итоговое сальдо на конец периода.

Обмен документами происходит двумя способами. Первый — бумажный оригинал с подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью организации. Второй — через системы электронного документооборота (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), что приравнивает электронный документ к бумажному.

Если при сверке выявлены расхождения, бухгалтер оформляет односторонний акт. В нем фиксируются данные только одной стороны, после чего документ направляется контрагенту с запросом на уточнение. Стороны проводят внутренний аудит первичных документов, чтобы найти ошибку. В некоторых случаях, если обе стороны согласны списать часть долга, оформляется соглашение на основе взаимных уступок, которое фиксирует частичное или полное погашение обязательств.

Оплата по акту сверки и отражение данных в 1С

Для формирования акта сверки платежей в 1С используется стандартный функционал раздела «Продажи» или «Покупки». Алгоритм действий:

1. Выберите пункт «Акты сверки расчетов».
2. Создайте новый документ, указав контрагента и конкретный договор (если их несколько).
3. Задайте период сверки.
4. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подтянет все операции по взаиморасчетам из оборотно-сальдовой ведомости.
5. Проверьте итоговую сумму и сформируйте печатную форму.

Оплата суммы, указанной в акте сверки, без проверки первичных документов несет финансовые риски. Акт сверки — это лишь срез данных из программы, а не основание для платежа. Если в учет контрагента ошибочно попала сумма, которую вы уже оплатили или которая была сторнирована, оплата «по акту» приведет к переплате.

Перед отправкой платежного поручения необходимо убедиться, что сумма задолженности подтверждена реальными УПД или актами выполненных работ. Если вы работаете с подрядчиками, проверьте обязательства и расчеты согласно договору подряда, чтобы сумма в акте соответствовала этапам выполненных работ.

Связь между итогом в акте и платежным поручением должна быть прямой: в назначении платежа указывается номер и дата договора, а также период, за который погашается задолженность, подтвержденная актом. Чтобы автоматизировать контроль за расчетами и документами, используйте Legium.pro — оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.

Частые вопросы

Можно ли производить оплату по акту сверки?

Напрямую — нет. Акт сверки не является платежным документом или основанием для перечисления средств (в отличие от счета на оплату). Он лишь подтверждает размер долга. Оплата производится на основании договора и счетов, а акт используется для контроля правильности суммы платежа.

Нужно ли подписывать акт сверки, если расхождений нет?

Да, подписание рекомендуется даже при полном совпадении данных. Подписанный документ фиксирует признание долга контрагентом на конкретную дату. Это защищает компанию в случае судебных споров и прерывает срок исковой давности, что критически важно для взыскания старых долгов.

Как сформировать акт сверки в 1С?

Перейдите в раздел «Продажи» (для покупателей) или «Покупки» (для поставщиков), выберите «Акты сверки расчетов» $\rightarrow$ «Создать». Укажите контрагента, договор и период, затем нажмите «Заполнить». После этого проверьте данные и распечатайте документ.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих или бухгалтерских решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом.