Кассовая книга: как распечатать, заполнить и вести в 2026 году

Заполнение кассовой книги и оформление документов

Все операции в кассовой книге отражаются на основании первичных документов. Расходные операции фиксируются в КО-4 после оформления расходного кассового ордера (РКО) 0310002.

Если деньги выдаются сотруднику под отчет, процесс начинается с заявления в свободной форме. В документе подотчетное лицо указывает необходимую сумму и срок выдачи, после чего руководитель ставит свою подпись. На основании этого заявления оформляется РКО 0310002, данные из которого переносятся в кассовую книгу.

Записи в книге КО-4 должны строго соответствовать первичным документам. Каждая строка в книге подтверждается соответствующим приходным или расходным ордером, что позволяет восстановить хронологию движения средств. Чтобы избежать ошибок при ручном вводе, используйте Кассовую книгу (КО-4) — здесь этот документ заполняется онлайн с автоподстановкой реквизитов по ИНН.

Ведение кассовой книги: кто должен подписывать документы

Правила подписания документов установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Стандартно кассовые документы подписывают два человека: кассир и бухгалтер (главный бухгалтер или обычный бухгалтер).

Если в штате организации нет бухгалтера, полномочия по подписи документов переходят к руководителю. В этом случае документы подписывают кассир и руководитель.

При совмещении должностей, когда руководитель сам выполняет функции кассира, он подписывает все документы самостоятельно. Это законный способ упростить документооборот в микропредприятиях и у ИП. Для полноценного учета доходов и расходов, помимо кассовых операций, предпринимателям необходимо знать, что такое КУДиР: правила ведения книги учета доходов и расходов в 2026 году.

Электронная кассовая книга в 2026 году

Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У, ведение учета с помощью технических средств допустимо. Организация может использовать бухгалтерские программы или электронные таблицы для ежедневного отражения операций.

К цифровым носителям предъявляются строгие требования по безопасности. Данные должны быть защищены от случайного или намеренного изменения, чтобы итоговые суммы в книге соответствовали фактическому остатку в кассе.

Электронный учет не отменяет необходимость итоговой распечатки документов. Первичные ордера и итоговые листы кассовой книги должны быть оформлены в бумажном виде с оригинальными подписями ответственных лиц для предъявления при проверках.

Частые вопросы

Где скачать бланк кассовой книги?

Бланк унифицированной формы № КО-4 (ОКУД 0310004) доступен в бухгалтерских сервисах и конструкторах первичной документации.

Можно ли вести кассовую книгу в электронном виде?

Да, это разрешено Указанием ЦБ РФ № 3210-У при условии обеспечения неизменности данных на электронном носителе и возможности распечатки документов.

Кто подписывает кассовую книгу, если в компании нет бухгалтера?

В этом случае функции подписанта берет на себя руководитель организации. Если руководитель одновременно является кассиром, он подписывает книгу единолично.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться со специалистом или обратиться к актуальной редакции нормативных актов.