Книга учета доходов и расходов организации и ИП, применяющих упрощенную систему налогообложения: правила ведения в 2026 году
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) является основным регистром налогового учета для всех плательщиков упрощенной системы налогообложения. Согласно Налоговому кодексу, ведение книги обязательно как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций на УСН.
Если ИП на УСН «Доходы» ведет учет через онлайн-бухгалтерию банка, книга формируется автоматически, но юридически она считается оформленной только после распечатки и подписания владельцем.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Как вести книгу учета доходов и расходов организации и ИП на УСН
Налоговый кодекс обязывает всех пользователей УСН вести КУДиР. Отсутствие книги или ее некорректное заполнение ведет к штрафным санкциям и доначислениям налогов при проверке.
Для бумажного варианта книги обязательна процедура регистрации: страницы нумеруются, прошиваются, а на последнем листе ставится подпись руководителя или ИП и печать организации (при ее наличии). Это исключает возможность замены листов после проведения налоговой проверки.
Записи вносятся по кассовому методу. Доходы и расходы фиксируются в день фактического поступления средств на расчетный счет или в кассу. Срок внесения записей зависит от выбранного способа учета: при ручном заполнении записи делаются текущим днем, при использовании автоматизированных систем — по мере формирования реестров операций.
Электронный вид книги допустим и является стандартом для большинства компаний. Однако при получении требования от ИФНС или в ходе выездной проверки книга должна быть представлена в распечатанном и заверенном виде. Для автоматизации этого процесса и исключения ошибок в расчетах используйте Legium.pro — форма прямо в этой статье: оставьте почту, и ИИ сделает работу за вас.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Правила заполнения КУДиР: доходы и расходы
Выручка отражается в книге в день получения оплаты от покупателя. В графе «Доходы» указывается дата поступления денег и итоговая сумма. Если организация работает с НДС, сумма дохода фиксируется с учетом налога. Чтобы понять, кто обязан платить НДС в 2026 году, следует проверить лимиты выручки за предыдущий год.
Для налогоплательщиков на объекте «Доходы минус расходы» признание затрат возможно только при соблюдении трех условий:
- Расход фактически оплачен поставщику.
- Оплата подтверждена первичным документом (платежным поручением, чеком, актом).
- Товар или услуга получены или могут быть получены в будущем.
Если компания закупает товары или услуги с налогом, важно знать, уменьшает ли НДС налог УСН «доходы минус расходы», так как это напрямую влияет на итоговую сумму в графе расходов.
Налоговые вычеты и корректировки вносятся в соответствующие графы книги. При этом корректировка за прошлые периоды отражается текущей записью с указанием периода, за который производится исправление.
Авансы от клиентов признаются доходами в полном объеме в день их получения, независимо от даты отгрузки товара или оказания услуги. Это означает, что запись в КУДиР появляется раньше, чем закрывающий акт или накладная.
Сроки сдачи и хранения книги учета доходов и расходов
КУДиР не сдается в налоговую инспекцию ежегодно вместе с декларацией. Книга хранится в организации или у ИП по месту ведения учета. Срок хранения составляет 5 лет после окончания налогового периода, к которому относится запись.
Порядок предоставления книги в ИФНС строго регламентирован: документ предъявляется только по официальному требованию налогового органа или в рамках проведения камеральной или выездной проверки.
В 2026 году ответственность за нарушения в ведении КУДиР включает:
- Штраф за непредставление книги по требованию налогового органа.
- Доначисление налога, если расходы в книге не подтверждены документально или внесены с нарушением правил.
- Отказ в признании части расходов, что ведет к увеличению налоговой базы.
Помимо КУДиР, предприниматель должен следить за правильностью оформления других документов. Например, если бизнес связан с перевозками, необходимо проверить, является ли путевой лист первичным учетным документом для подтверждения расходов на ГСМ в книге.
Частые вопросы
Можно ли вести КУДиР только в электронном виде?
Да, закон позволяет вести учет в электронном виде с использованием бухгалтерского ПО. Однако в случае проверки налоговая потребует распечатанную версию книги, прошитую и подписанную руководителем.
Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую ежегодно вместе с декларацией?
Нет, книга учета не является частью налоговой декларации и не отправляется в ИФНС по расписанию. Она хранится в архиве организации и предоставляется только по запросу.
Что делать, если в книге допущена ошибка в сумме дохода?
Исправление производится путем внесения новой записи в книгу. В графе «Доходы» указывается сумма корректировки со знаком «минус» (если доход был завышен) или «плюс» (если занижен), с обязательной ссылкой на дату и номер операции, в которой была допущена ошибка.
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений проконсультируйтесь с профильным специалистом.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете — а вот что вы получаете вместе с этим.
Работа снимается целиком
Вы описываете ситуацию — сервис делает: считает, заполняет, проверяет и отдаёт готовый результат.
Документы разбираются сами
Загруженные договоры, акты и выписки распознаются: суммы, стороны, сроки и риски видны без ручного разнесения.
Сроки не проходят мимо
Календарь отчётности с напоминаниями считается по вашей системе налогообложения, а не по общему списку.
Начать ничего не стоит
Есть бесплатный тариф и 14 дней пробного периода. Карта не нужна, подписание входящих документов бесплатно всегда.
Legium.pro
Не делать это руками
Документы, учёт и отчётность — в одном кабинете.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Понравилась статья?
Legium.pro делает всё это автоматически. AI-бухгалтер для вашего бизнеса.
Попробовать бесплатноПохожие статьи
Договор коммерческого найма: правовые требования и налогообложение в 2026 году
Разбираем юридические основы договора коммерческого найма и налоги при УСН (6 % и до 1 % в регионах) и НПД для арендодателей‑самозанятых.
Как рассчитать НДФЛ по прогрессивной ставке: правила и примеры
Инструкция по расчету НДФЛ по пятиступенчатой шкале 2026 года: ставки от 13% до 22%, пороги доходов и особенности расчета базы по вкладам.
Цена искупления паев: как рассчитать и выплатить
Разбираем порядок расчета цены искупления паев ПИФов в 2026 году: формулы, сроки выплат и налоговые обязательства управляющей компании.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.