Нулевая форма ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года: нужно ли сдавать и как оформить

Как подать нулевой отчет ЕФС-1, если он требуется

Необходимость подачи формы возникает, если в 1 квартале 2026 года произошли события, которые нужно отразить, но итоговые показатели по стажу или выплатам за период оказались нулевыми (например, сотрудник был в отпуске за свой счет весь квартал).

При заполнении разделов формы при отсутствии данных о стаже и трудовой деятельности соответствующие поля остаются пустыми или заполняются согласно требованиям актуального формата XML. В разделах о стаже указываются только те периоды, которые подлежат учету. Если за квартал не было периодов, подлежащих включению в страховой стаж, данные в эти подразделы не вносятся.

Передача отчета в СФР осуществляется исключительно в электронном виде. Для этого используется оператор электронного документооборота (ЭДО) или специализированное ПО. Чтобы избежать ошибок в реквизитах и кодах, можно использовать сервис ЕФС-1 (сведения для СФР), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Сроки подачи сведений в 2026 году зависят от типа события:

• Сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Сведения о стаже (бывшие разделы по единому тарифу и т.д.) — в сроки, установленные законодательством для конкретного раздела.

Риски и штрафы за неподачу нулевой ЕФС-1

Если кадровых событий не было, риск получить штраф за неподачу «нулевой» ЕФС-1 отсутствует. Однако если событие (например, прием сотрудника) имело место, а отчет не был подан, СФР применяет санкции согласно КоАП РФ.

Ответственность за нарушение порядка представления сведений различается в зависимости от статуса предпринимателя:

• Для должностных лиц (директоров ООО) штраф выше и может сопровождаться предписанием об устранении нарушений.
• Для ИП штрафы обычно ниже, но также применяются за нарушение сроков подачи.

Основной риск возникает при игнорировании подачи сведений при наличии фактически работающих сотрудников. В этом случае СФР может расценить отсутствие отчета как сокрытие данных о трудовой деятельности. Это влечет не только административные штрафы, но и проблемы с начислением страхового стажа работникам, что может привести к трудовым спорам и судебным искам.

При возникновении задолженностей по налогам или штрафов за отчетность, стоит учитывать, что штраф за несвоевременную оплату НДФЛ и подачу отчетности в 2026 году начисляется независимо от того, подана ли была кадровая отчетность в СФР.

Частые вопросы

Считается ли отчет нулевым, если в компании работает только директор без начисления зарплаты?

Нет, в данном случае отчет не считается «нулевым», он просто не подается. Если директор не менял статус, не уходил в отпуск и не переводился на другую должность, кадровых событий нет. Следовательно, оснований для формирования ЕФС-1 не возникает.

Будет ли штраф, если я вообще не отправлю ЕФС-1 за 1 квартал 2026 года при отсутствии сотрудников?

Штрафа не будет. Законодательство не предусматривает обязанности подавать пустую форму ЕФС-1, если в организации нет работников и не происходило никаких трудовых событий.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сотрудники были только в 1-м месяце квартала, а затем уволились?

Да, нужно. В этом случае отчет не является нулевым. Вы обязаны были подать сведения о приеме сотрудников и сведения об их увольнении в течение следующего рабочего дня после издания соответствующих приказов.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за профессиональной помощью.