Персонифицированные сведения о физлицах в 1С ЗУП при увольнении: порядок заполнения, сроки и образцы

Сроки сдачи персонифицированных сведений о физлицах при увольнении

Сроки подачи сведений при прекращении трудовых отношений жестко регламентированы. Согласно п. 3 приказа Минтруда 2026 года, работодатель обязан направить персонифицированные сведения не позднее 30 календарных дней после даты увольнения сотрудника.

Этот срок считается с первого рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Например, если сотрудник уволен 10 мая, крайний срок подачи сведений — 9 июня. Важно не путать этот срок с обязанностью выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет (что делается в день увольнения).

Просрочка подачи сведений влечет за собой административную ответственность. В 2026 году штрафы за каждое несвоевременное или недостоверное заявление составляют до 5 000 рублей. При массовых увольнениях (сокращение штата) сумма штрафов может стать существенной, так как нарушение фиксируется по каждому физическому лицу отдельно.

В исключительных случаях, при возникновении форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, технические сбои на стороне государственных информационных систем), сроки могут быть продлены. Порядок оформления продления требует подачи официального уведомления в территориальный орган СФР с приложением подтверждающих документов (акты о сбоях, справки МЧС) до истечения основного срока подачи.

Если вы хотите детально изучить календарь отчетности на весь год, рекомендуем ознакомиться с материалом Персонифицированные сведения: сроки сдачи в 2026 году, где разобраны все квартальные и ежемесячные дедлайны.

Нулевая (отсутствующая) информация в персонифицированных сведениях

Ситуации, когда персонифицированные сведения о физлицах при увольнении оказываются «нулевыми», встречаются редко, но требуют правильного оформления. Нулевые показатели подаются, если в отчетном периоде (с начала года до даты увольнения) по сотруднику отсутствовали начисления, выплаты или удержания.

Такое случается в следующих случаях:

• Сотрудник находился в отпуске за свой счет весь период работы в текущем году.- Сотрудник был принят и уволен в течение одного дня без фактического начисления заработной платы (например, при ошибке в оформлении).
• Выплаты производились за счет сторонних организаций или грантов, не облагаемых страховыми взносами.

В программе 1С:ЗУП оформление нулевых сведений происходит путем заполнения всех идентификационных полей (ФИО, СНИЛС, ИНН), при этом в поле «Сумма» проставляется значение «0». Оставлять поля пустыми нельзя — система СФР расценит это как ошибку заполнения формы и отклонит файл.

Подача пустых сведений является обязательной. Игнорирование подачи данных по сотруднику, который числится в штате (даже без выплат), расценивается контролирующими органами как сокрытие информации о застрахованном лице. Это может привести к проверке всего кадрового учета организации.

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах в 1С:ЗУП при увольнении

Автоматизация в 1С:ЗУП позволяет свести ручной ввод к минимуму, но требует предварительной настройки.

Шаг 1. Подготовка справочников

Перед генерацией отчета убедитесь, что в системе актуальны следующие данные:

1. Карточка сотрудника: заполнены СНИЛС, ИНН и актуальный адрес регистрации. Без СНИЛС файл будет отклонен системой СФР.
2. Виды начислений: все выплаты при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) привязаны к правильным кодам доходов.
3. Коды ФСС/СФР: в настройках организации указан корректный регистрационный номер в Социальном фонде.

Шаг 2. Пошаговый ввод данных

Процесс в 1С:ЗУП выглядит следующим образом:

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Увольнение». Создайте документ «Увольнение сотрудника», укажите дату и основание.
2. В разделе «Зарплата» создайте документ «Начисление зарплаты» за последний месяц работы, чтобы программа рассчитала все суммы и налоги.
3. Перейдите в раздел «Отчеты, справки и заявления» → «Сведения о страховых взносах и доходах».
4. Выберите период (текущий год) и конкретного сотрудника. Программа автоматически сгенерирует базу для формы 2-НДФЛ и персонифицированных сведений.

Для тех, кто хочет полностью исключить риск ошибок и автоматизировать документооборот, существует Legium.pro — сервис, который готовит такие документы автоматически, проверяя их на соответствие актуальным нормам 2026 года.

Шаг 3. Проверка расчетов

Используйте встроенный регламентный отчет «Проверка сведений для передачи в СФР». Он подсветит красным цветом ошибки: отсутствие ИНН, несовпадение сумм начислений с суммами уплаченных взносов или некорректные коды регионов.

Шаг 4. Экспорт в XML

После проверки сформируйте файл. В 1С:ЗУП выберите «Выгрузить в XML». Формат XML является единственным допустимым для электронной передачи данных в 2026 году. Сохраните файл в папку с названием организации и датой выгрузки для архива.

Образцы и бланки: где скачать и как использовать Excel-шаблон

Несмотря на цифровизацию, для внутреннего аудита или в случаях технических сбоев 1С бухгалтеры используют Excel-шаблоны. Официальный образец формы (согласно приложению 2 к приказу Минтруда) представляет собой таблицу с фиксированным набором столбцов: персональный номер, период, сумма дохода, сумма взносов.

Если вам требуется бланк персонифицированных сведений в Excel, его можно скачать с официального портала СФР или специализированных бухгалтерских ресурсов.

Инструкция по ручному заполнению шаблона:

1. Раздел идентификации: впишите ФИО полностью, СНИЛС (11 цифр без пробелов) и ИНН.
2. Период: укажите квартал или месяц, в котором произошло увольнение.
3. Суммы: вносите данные строго в копейках (две цифры после запятой). Округление до целого рубля недопустимо.
4. Коды: используйте актуальные коды регионов и подразделений СФР.

После ручного заполнения в Excel данные можно импортировать в 1С:ЗУП через функцию «Загрузка из внешнего файла», чтобы программа проверила их на логические ошибки перед отправкой. Перед отправкой проверьте шаблон на соответствие требованиям СФР: отсутствие пустых строк в середине таблицы и корректность формата даты (ДД.ММ.ГГГГ).

При работе с налогами и взносами в 2026 году важно учитывать общие тренды налоговой политики. Рекомендуем изучить статью Бухгалтерия 2024, 2025, 2026: ключевые изменения в налоге на прибыль для ООО и физлиц, чтобы синхронизировать учет взносов и налогооблагаемой базы.

Контроль и передача сведений в электронном виде

В 2026 году передача персонифицированных сведений в бумажном виде не допускается. Единственный легитимный способ — электронный документооборот.

Передача через Личный кабинет СФР

Для отправки через ЛК СФР требуются:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или доверенного лица.
• Установленное ПО для криптографии (КриптоПро).
• Файл в формате XML.

В личном кабинете вы загружаете файл, подписываете его КЭП и нажимаете «Отправить». Система в режиме реального времени проводит форматно-логический контроль (ФЛК). Если в файле есть ошибка (например, неверный формат СНИЛС), вы получите «Протокол об ошибках» с указанием строки и причины отказа.

Отправка напрямую из 1С:ЗУП

Современные версии 1С:ЗУП поддерживают прямую интеграцию с СФР. Процесс выглядит так:

1. В разделе «Отчетность» выберите «Передача сведений в СФР».
2. Выберите созданный XML-файл.
3. Нажмите кнопку «Отправить». Программа сама передаст файл через шлюз оператора ЭДО.
4. Дождитесь получения «Квитанции о приеме». Только этот документ подтверждает, что вы выполнили обязанность по сдаче сведений.

Типичные ошибки при передаче

• Ошибка «Неверный формат СНИЛС»: часто возникает из-за лишних пробелов или тире. В 1С:ЗУП проверьте карточку сотрудника.
• Ошибка «Суммы не совпадают с данными РСВ»: возникает, если вы изменили начисления после сдачи квартального отчета РСВ, но не подали уточненный расчет.
• Ошибка «Срок подачи истек»: система СФР может автоматически отклонить файл, если дата отправки превышает 30 календарных дней с даты увольнения. В этом случае необходимо подать пояснительную записку.

Частые вопросы

Как заполнить персонифицированные сведения о физлице в 1С:ЗУП при увольнении?

Сначала оформите документ «Увольнение» и проведите окончательный расчет в разделе «Зарплата». Затем перейдите в «Отчеты, справки и заявления», сформируйте сведения о доходах и взносах за год по данному сотруднику, проверьте данные через регламентный отчет и выгрузите результат в формате XML.

Можно ли сдавать нулевые сведения о физлице?

Да, это обязательно, если сотрудник числился в штате, но по нему не было начислений и выплат. В этом случае в графах с суммами проставляются нули. Игнорирование подачи сведений по уволенному сотруднику может привести к штрафам.

Нужно ли подавать персонифицированные сведения в электронном виде в 2026 году?

Да, электронная подача является единственным законным способом передачи данных в СФР. Бумажные носители не принимаются. Для отправки используется КЭП и формат XML.

Какие сроки сдачи сведений после увольнения?

Сведения должны быть переданы в СФР не позднее 30 календарных дней с даты увольнения сотрудника.

Где скачать образец бланка персонифицированных сведений в Excel?

Актуальный образец в формате Excel доступен в приложении к приказу Минтруда № И-2026-02 на официальном сайте СФР или в специализированных бухгалтерских сервисах.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за официальными разъяснениями в СФР и ФНС России.