Претензия поставщику образец: как оформить, где скачать и типовые варианты

Претензии по браку и качеству товара (образец с учётом 44-ФЗ)

При обнаружении брака в тексте претензии необходимо детально описать дефект. Ссылайтесь на акт приема-передачи или акт о расхождениях по количеству и качеству (ТОРГ-2), в котором зафиксированы недостатки при приемке. Укажите серийные номера изделий или номера партий.

Если закупка осуществлялась в рамках государственного контракта, ссылайтесь на ст. 10 ФЗ-44 о качестве и сроках поставки. В этом случае претензия должна содержать требование о приведении товара в соответствие с техническим заданием (ТЗ) или замене товара на аналогичный надлежащего качества.

Допустимые требования по браку:

• безвозмездное устранение недостатков;
• замена товара на новый в течение установленного срока;
• соразмерное снижение цены договора;
• полный возврат средств и расторжение договора.

Срок устранения недостатков при госзакупках обычно составляет не менее 15 календарных дней, если иное не предусмотрено контрактом. Для автоматизации процесса подготовки таких документов можно использовать инструмент Претензия по срокам поставки, где реквизиты сторон подставляются автоматически по ИНН.

Претензии к поставщику услуг и иностранному поставщику (образец письма)

При работе с поставщиками услуг (логистика, IT-поддержка, аренда) формулировки меняются с «брака товара» на «ненадлежащее исполнение обязательств». Укажите, какие именно параметры услуги не были соблюдены: нарушение SLA, срыв сроков оказания этапа работ или несоответствие результата техническому заданию.

При претензировании иностранного поставщика учитывайте международные нормы и условия договора (например, Инкотермс 2020). В письме укажите номер инвойса и дату таможенного оформления груза.

Неочевидно, но для иностранных поставщиков претензия должна быть представлена на языке договора — перевод без официального заверения часто приводит к отказу суда в признании документа в случае перехода спора в судебную плоскость.

К письму приложите подтверждающие документы: скриншоты переписки, акты о неисправности, заключения независимых экспертов или фотофиксацию повреждений. Срок ответа для иностранных контрагентов обычно составляет 30 дней, если в контракте не зафиксирован более короткий период.

Готовый шаблон и акт выполнения претензии (как скачать и оформить)

Для оформления документа скачайте стандартный шаблон в формате DOCX (доступен в личном кабинете пользователя или в разделе «Шаблоны документов» вашего бухгалтерского сервиса). При заполнении убедитесь, что сумма требований рассчитана верно с учетом пеней и штрафов.

После того как поставщик устранил дефекты или довез товар, необходимо оформить акт выполнения претензии (или акт о приемке исправленного товара). В нем фиксируется:

1. Дата и номер основного договора.
2. Ссылка на номер и дату претензии.
3. Перечень действий, которые предпринял поставщик (например, «замена 10 единиц бракованных мониторов модели X на исправные»).
4. Подтверждение, что претензии более не имеются.

Акт подписывается обеими сторонами и скрепляется печатями. Согласно ПБУ 6/02, данный документ является первичным учетным документом, подтверждающим изменение стоимости активов или возникновение обязательств. Он должен храниться в бухгалтерском учете вместе с договором и накладными в течение всего срока хранения первичной документации (5 лет).

Если поставщик игнорирует ваши требования, изучите, как составить ответ на досудебную претензию, чтобы понимать логику защиты оппонента в суде.

Частые вопросы

Как написать претензию поставщику по браку товара?

Опишите выявленный дефект, сошлитесь на пункт договора о качестве, приложите акт приемки (ТОРГ-2) и укажите конкретное требование: замена, ремонт или возврат денег. Установите срок исполнения (обычно 10–30 дней).

Можно ли отправить претензию иностранному поставщику по электронной почте?

Да, если такой способ связи предусмотрен договором. Однако для суда потребуется подтверждение отправки (скриншот с отправленным письмом) и, желательно, дублирование документа заказным письмом с уведомлением по почтовому адресу.

Где скачать образец претензии поставщику?

Типовые формы в формате DOCX доступны в специализированных юридических сервисах и бухгалтерских программах. Главное — адаптировать шаблон под ваши условия договора и вид нарушения.

Как оформить претензию поставщику услуг?

Вместо описания физического брака укажите, какие именно условия договора или технического задания не были выполнены. Приложите акт оказанных услуг с отметкой о несогласии с объемом или качеством работ.

Что включить в акт выполнения претензии поставщику?

Укажите реквизиты договора, номер претензии, дату и описание действий по ее устранению (замена, довоз, скидка). Документ должен быть подписан обеими сторонами.

Информация носит справочный характер. Для составления юридически значимых документов рекомендуем обратиться к профильному юристу.