Счет-фактура на отгрузку: правила оформления и бланки в 2026 году
Счет-фактура на отгрузку — это обязательный документ для плательщиков НДС, который подтверждает факт реализации товаров, работ или услуг и служит основанием для вычета налога покупателем. Документ выставляется в пяти экземплярах (в бумажном виде) или в электронном формате через ЭДО в течение пяти рабочих дней с даты отгрузки.
При выставлении счета-фактуры на отгрузку после аванса многие забывают выставить «зачетный» счет-фактуру на сумму аванса, что приводит к невозможному восстановлению НДС у продавца и риску отказа в вычете у покупателя.
Попробуйте прямо в статье
ИИ составит этот документ под вашу ситуацию — прямо здесь, бесплатно.
Печатать не обязательно: нажмите пример — ИИ соберёт результат на нём.
Заполнить своими данными и скачать
Пример готов. Введите почту, пришлём код — в кабинете подставим ваши реквизиты по ИНН и отдадим файл в Word.
Правила оформления счет-фактуры на отгрузку по Налоговому кодексу
Срок выставления документа строго регламентирован Налоговым кодексом. Продавец обязан оформить и передать счет-фактуру покупателю не позднее пяти рабочих дней с даты отгрузки товаров или оказания услуг. Нарушение этого срока ведет к штрафным санкциям для продавца и может создать сложности с вычетом НДС у контрагента.
Для подтверждения вычета НДС документ должен содержать обязательные реквизиты. К ним относятся: номер и дата составления, наименование продавца и покупателя, их ИНН, КПП и адреса. В табличной части указываются наименование товара/услуги, единица измерения, количество, цена за единицу, ставка НДС, сумма налога и итоговая стоимость с учетом НДС. Ошибки в этих полях или их отсутствие делают документ недействительным для налогового вычета.
Если отгрузка происходит частями, закрывающие счет-фактуры оформляются на каждую партию товара или этап оказания услуг. В каждом документе указывается только та стоимость и сумма НДС, которые относятся к конкретной части поставки. Если общая сумма договора фиксирована, в счете-фактуре на частичную отгрузку отражается пропорциональная доля стоимости. При этом важно правильно соотнести документ с основным соглашением, чтобы избежать расхождений при сверке, особенно если оформляется счет-договор.
Не составлять с нуля. Счёт-фактура — заполнить онлайн, реквизиты подставятся по ИНН.
Не читать, а сделать
ИИ соберёт это под вашу ситуацию прямо в статье — по готовому примеру, без регистрации.
Попробовать на примере →Авансовая счет-фактура и документ на аванс полученный
Счет-фактура на отгрузку и авансовый документ имеют разное назначение. Первый подтверждает передачу товара и возникает в момент реализации, второй — подтверждает получение предоплаты и позволяет покупателю заявить вычет НДС до фактического получения товара. В авансовом документе в графе «Наименование» указывается «Аванс полученный», а сумма НДС рассчитывается от суммы полученного платежа.
Срок выставления счета-фактуры на полученный аванс составляет пять рабочих дней с даты поступления денежных средств на расчетный счет продавца. Если оплата поступила в последний день месяца, срок отсчитывается с первого рабочего дня следующего месяца.
При окончательной отгрузке товара продавец обязан произвести зачет аванса. Для этого выставляются два документа: счет-фактура на полную стоимость отгрузки и зачетный счет-фактура на сумму ранее полученного аванса. Зачетный документ позволяет продавцу восстановить НДС, который был уплачен в бюджет при получении предоплаты. Если расчеты по сделке прекращаются до фактической отгрузки, необходимо учитывать налоговые последствия, описанные в материале про прекращение договора в 2026 году.
Счет-фактура в 1С: автоматизация и бланки
Алгоритм формирования авансовой счет-фактуры в 1С начинается с создания документа «Поступление на расчетный счет». В поле «Сумма НДС» указывается налог с аванса, после чего в разделе «Продажи» создается документ «Счет-фактура выданный». В нем выбирается вид операции «Аванс полученный», и программа автоматически подтягивает данные из банковской выписки.
Выбор бланка зависит от системы налогообложения организации. Плательщики ОСНО используют стандартную форму счета-фактуры со всеми полями для НДС. Организации на УСН, не являющиеся плательщиками НДС, данный документ не выставляют. Однако, если компания перешла на ОСНО или применяет общие счета бухгалтерского учета, используется актуальный бланк 2026 года, соответствующий требованиям ФНС.
Перед отправкой документа контрагенту необходимо проверить корректность заполнения полей. Особое внимание уделяется ИНН и КПП обеих сторон, а также точности формулировок в наименовании товаров. Чтобы избежать ручного ввода и ошибок, можно использовать специализированный Счёт-фактура, где данные подставляются автоматически по ИНН.
Частые вопросы
Где взять актуальный бланк счет-фактуры?
Актуальные формы документов доступны в справочных системах (КонсультантПлюс, Гарант) или в специализированных сервисах по созданию первичной документации. Также бланки автоматически обновляются в бухгалтерском ПО (например, 1С) после установки соответствующих релизов.
Нужно ли выставлять счет-фактуру, если компания не является плательщиком НДС?
Нет, компании на УСН, ПСН или самозанятые, не зарегистрированные в качестве плательщиков НДС, не выставляют счета-фактуры. В качестве подтверждения сделки они используют акты или товарные накладные. Информация о том, сколько налога платят самозанятые, поможет понять разницу в налоговых режимах.
Как исправить ошибку в уже выставленной счет-фактуре на отгрузку?
Если ошибка обнаружена после отправки документа, необходимо выставить корректировочный счет-фактура. В нем указывается номер и дата исходного документа, а также сумма корректировки (плюс или минус). Если ошибка была критической (например, в ИНН), документ перевыпускается с пометкой «Исправленный».
Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений и оформления документов рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться к актуальным редакциям Налогового кодекса РФ.
Legium.pro
Почему это проще сделать здесь
Откроем «Счёт-фактура» — реквизиты подставятся по ИНН — а вот что вы получаете вместе с этим.
Реквизиты сами
Вводите ИНН — название, адрес, КПП, ОГРН и банковские данные подставятся из ЕГРЮЛ. Ошибиться в реквизитах негде.
Проверка перед сдачей
ИИ смотрит документ до отправки: пустые обязательные поля, суммы, которые не сходятся, неверные коды.
Подпись без принтера
Готовый файл подписывается онлайн и уходит контрагенту по ссылке — юридическая сила по 63-ФЗ, ст. 160 ГК.
Всё лежит в одном месте
Документ остаётся в архиве компании: со сроками, статусом подписания и историей изменений.
Legium.pro
Не делать это руками
Откроем «Счёт-фактура» — реквизиты подставятся по ИНН.
- Код на почту — вместо пароля
- Реквизиты подставятся по ИНН
- Карта не нужна
Нужен готовый документ?
Этот документ можно заполнить онлайн — реквизиты подставятся по ИНН.
Заполнить онлайн: Счёт-фактура Сначала посмотреть страницу услугиПохожие статьи
Договор ГПХ при устройстве: что это значит и чем отличается от трудового
Разбираем особенности договора ГПХ при приеме на работу в 2026 году: налоги, выплаты по больничному и ключевые отличия от трудового договора.
Поставщик ООО «Зарефф» и покупатель ООО «Стройпроект»: порядок заключения и оформления сделок
Пошаговый план заключения договора поставки между ООО «Зарефф» и ООО «Стройпроект», включая налогообложение, риски и сроки регистрации в 2026 г.
Упрощенный налоговый вычет: что это такое и как его получить в 2026 году
Узнайте, как вернуть НДФЛ без подачи декларации 3-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика или работодателя по правилам 2026 года.
Информация на данной странице носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному бухгалтеру или налоговому консультанту. Legium.pro не несёт ответственности за решения, принятые на основе данных материалов.