Штатное расписание компании: формы, изменение в 1С и приказ 2026 года

Унифицированная форма штатного расписания

Структура формы регулируется приказом Минтруда РФ и включает в себя таблицу с данными о кадровом составе. Основная цель документа — обеспечить прозрачность распределения фонда оплаты труда и соответствие фактической численности утвержденным лимитам.

Обязательными реквизитами формы являются:

• Код структурного подразделения (в соответствии с внутренним классификатором).
• Наименование должности (согласно профстандартам).
• Количество штатных единиц (целое число или дробь, например, 0,5 ставки).
• Размер должностного оклада или тарифной ставки.
• Надбавки и доплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

При заполнении в Excel данные вносятся вручную в таблицу, что повышает риск ошибок в итоговых суммах. В 1С данные подтягиваются автоматически из карточек должностей, исключая расхождения между фактическим начислением и планом. Чтобы избежать ошибок в реквизитах, используйте Штатное расписание (Т-3), где документ заполняется онлайн с автоподстановкой данных по ИНН.

Где в 1С Бухгалтерия 8.3 находится штатное расписание

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 функционал кадрового учета упрощен по сравнению с ЗУП. Меню «Организация — Штатное расписание» доступно в разделе «Зарплата и кадры». Здесь бухгалтер может видеть текущую структуру компании, создавать новые позиции и корректировать оклады.

Настройка доступа к этому разделу осуществляется через «Профили групп доступа». Для бухгалтеров обычно устанавливаются права на просмотр и редактирование окладов, а для кадровиков — на изменение структуры подразделений и должностей. Это предотвращает случайное изменение финансовых условий труда сотрудниками, не имеющими соответствующих полномочий.

Для предоставления данных в контролирующие органы или руководству предусмотрен экспорт в табличный документ. Нажмите кнопку «Печать», выберите форму штатного расписания, и система сформирует отчет, который можно сохранить в формате .xls или .pdf. Перед печатью убедитесь, что все Правила внутреннего трудового распорядка: как правильно оформить и внедрить согласованы с новыми должностями.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2026 год и структурные подразделения

Оформление штатного расписания регулируется статьей 23 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя обеспечивать сотрудникам условия труда в соответствии с государственными нормами. Приказ об утверждении документа является основанием для назначения зарплат и приема новых людей на работу.

В 2026 году приказ должен быть подписан и введен в действие не позднее 30 дней с начала финансового года. В документе указывается дата вступления в силу и номер утвержденного расписания. Если в течение года происходят изменения, выпускается приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием конкретных пунктов, которые подлежат замене.

При создании новых структурных подразделений им присваиваются уникальные коды. Это необходимо для корректного распределения расходов по центрам финансовой ответственности (ЦФО) в бухгалтерском учете. Например, при создании лицензионно-разрешительного отдела: функции, структура и порядок создания которого определены внутренним регламентом, ему присваивается отдельный код в штатном расписании для отслеживания затрат на содержание данного подразделения.

Частые вопросы

Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП?

Перейдите в раздел «Организация — Штатное расписание», выберите нужную позицию, отредактируйте данные об окладе или ставке и проведите документ для сохранения изменений в регистрах.

Можно ли использовать унифицированную форму без приказа?

Нет, штатное расписание является локальным нормативным актом. Без приказа об утверждении оно не имеет юридической силы, что может привести к штрафам при проверке ГИТ или налоговой инспекции.

Нужно ли регистрировать штатное расписание в налоговой?

Регистрация в ФНС не требуется. Документ хранится внутри организации, но предоставляется по запросу налоговых органов для подтверждения обоснованности расходов на оплату труда.

Как добавить новое структурное подразделение в штатное расписание?

В 1С создайте новую запись в справочнике «Подразделения», присвойте ей код и название, после чего добавьте в это подразделение необходимые должности и ставки.

Где в 1С Бухгалтерия 8.3 найти штатное расписание?

Раздел находится по пути: «Зарплата и кадры» $\rightarrow$ «Организация» $\rightarrow$ «Штатное расписание».

Информация носит справочный характер. Для получения квалифицированной помощи по вопросам кадрового учета и бухгалтерского сопровождения обратитесь к профильному специалисту.