ЕФС‑1 сведения о трудовой деятельности: сроки сдачи в 2026 году и особенности оформления

Перевод на дистанционную работу: отражение в ЕФС-1 и сроки сдачи

Перевод сотрудника на дистанционный или комбинированный режим работы считается изменением условий трудового договора. В форме ЕФС-1 данное изменение фиксируется в поле «вид занятости».

Срок подачи сведений о переводе составляет 20 дней после окончания месяца, в котором был издан приказ и подписано дополнительное соглашение. Например, при переводе 10 марта сведения должны быть отправлены до 20 апреля.

Неочевидно, но если перевод произошел после 15-го числа месяца, его следует включить в отчет за следующий месяц, иначе налоговая может расценить это как просрочку и наложить штраф за несвоевременное представление сведений.

При оформлении удаленной работы в отчете обязательно указывается новый адрес места выполнения трудовых функций, что необходимо для корректного учета стажа и условий труда. Если в процессе перевода меняется и статус договора (например, на ГПХ), изучите срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора ГПХ: нормы 2026 года.

Перевод сотрудника на другую должность, полный и неполный рабочий день: как отразить в ЕФС-1

Смена должности или квалификации работника отражается в соответствующих полях «должность» и «квалификация». Сведения подаются в отчете за тот месяц, в котором изменение фактически вступило в силу.

Изменение режима рабочего времени (переход с полного дня на неполный или наоборот) фиксируется в поле «режим рабочего времени». Здесь действует то же правило: если событие произошло до 15-го числа, отчет подается в текущем периоде, если после — в следующем.

Общий срок подачи таких сведений — до 20-го числа месяца, следующего за месяцем изменения. Нарушение этих сроков ведет к административной ответственности, о которой подробнее написано в статье про штраф за персонифицированные сведения 2026: размер, сроки и порядок уплаты.

ЕФС-1: единая форма сведений – обязательные реквизиты и порядок подачи

Единая форма ЕФС-1 объединяет в себе данные, которые ранее подавались в разных отчетах. Для корректного приема документа в СФР и ФНС форма должна содержать:

• реквизиты организации (наименование, КПП, ОГРН);
• ИНН и ОКТМО;
• персональные данные работников (СНИЛС, ФИО);
• детальные сведения о трудовых условиях и кадровых перемещениях.

Подача осуществляется через личный кабинет налогоплательщика или специализированное ПО. Юридическим подтверждением успешной отправки служит электронный акт приема-передачи. Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», данный акт необходимо сохранять в архиве организации не менее 5 лет.

Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых предусмотрена упрощенная версия формы. В ней отсутствует раздел о штатных расписаниях, что сокращает объем заполняемых данных. Если вы оформляете сотрудника впервые, проверьте ЕФС-1 сроки сдачи при приеме на работу: нормы 2026 г., таблица и штрафы, чтобы не допустить ошибки в первый день работы персонала.

Частые вопросы

Какой срок сдачи ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 года?

Отчет за первый квартал 2026 года необходимо подать до 20 февраля 2026 года.

Можно ли подать ЕФС-1 за 2025 год после 31 января 2026 года?

Подать отчет можно, но такая подача будет считаться несвоевременной. Это может привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов.

Как отразить перевод сотрудника на удалёнку в ЕФС-1?

Необходимо заполнить поле «вид занятости», указав дистанционный характер работы, и прописать актуальный адрес места выполнения трудовых функций.

Какие реквизиты обязательны в единой форме сведений ЕФС-1?

Обязательными являются ИНН, ОКТМО, реквизиты организации, СНИЛС сотрудника, а также данные о событии (дата, вид изменения, должность).

Что делать, если срок сдачи ЕФС-1 пропущен?

Необходимо максимально оперативно подать отчет и подготовить пояснительную записку о причинах задержки. Это может помочь снизить размер штрафа при проверке.

Информация носит справочный характер. Для принятия окончательных решений по бухгалтерскому и налоговому учету рекомендуется обратиться к профильному специалисту или актуальным текстам нормативных актов.