ЕФС‑1 сроки сдачи в 2026 год: график, правила перевода и ответы на вопросы

Перевод сотрудников в ЕФС-1: дистанционная работа, другая должность, полный и неполный день – сроки сдачи

Любое изменение условий трудового договора, влияющее на сведения о трудовой деятельности, требует подачи ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней.

При переводе на дистанционную работу работодатель обязан направить сведения в указанный 5-дневный срок. При этом фактическое отражение этого события в итоговом квартальном отчете произойдет в следующем отчетном периоде. Аналогичный порядок действует при смене должности: данные обновляются в течение 5 дней. Если перевод оформлен после 20-го числа последнего месяца квартала, сведения фиксируются в системе, но полноценно отображаются в отчете за следующий квартал. Подробно о процедуре смены позиции читайте в статье Перевод сотрудника на другую должность в ЕФС-1: сроки сдачи и порядок оформления в 2026 году.

Перевод на полный рабочий день также фиксируется в течение 5 рабочих дней с даты подписания дополнительного соглашения. В этом случае в форме указывается дата изменения режима работы и соответствующий код события.

Неочевидно, но при переводе сотрудника на неполный рабочий день срок сдачи ЕФС-1 составляет строго 5 рабочих дней после изменения, а не конец квартала. Просрочка подачи таких сведений приводит к штрафу за несвоевременное отражение данных в квартальном отчете, даже если итоговая форма за период была сдана вовремя.

Все кадровые перемещения должны соответствовать ПБУ 6/02 «Учет и отчетность по кадровым вопросам» и актуальным рекомендациям Минтруда 2026 года. Для корректного оформления изменений режима труда изучите материал Перевод на полный рабочий день в ЕФС-1: сроки сдачи и порядок подачи в 2026 году.

Сдача ЕФС-1 за 2025 год и за 1-квартал 2026: как правильно оформить и сроки подачи

Итоговый отчет за 2025 год должен быть представлен в контролирующие органы до 31 марта 2026 года согласно приказу Минтруда от 12.01.2026 № 14-К.

Срок сдачи ЕФС-1 за 1-й квартал 2026 года совпадает с датой подачи годового отчета за прошлый период — 31 марта 2026 года. Таким образом, работодатель сдает два документа одновременно. Для подготовки этих форм потребуются:

• справки о трудовой деятельности сотрудников;
• табели учета рабочего времени;
• подписанные дополнительные соглашения о переходе на дистанционный формат работы.

Если после подачи отчета была обнаружена ошибка, необходимо направить корректирующую форму в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения некорректных данных. Повторная подача формы по истечении этого срока может быть расценена как нарушение правил учета, что влечет административный штраф. Если вы столкнулись с задержкой подачи, ознакомьтесь с разделом ЕФС-1 сроки сдачи штраф: актуальные сроки 2026 года и особенности подачи.

Частые вопросы

Как перевести сотрудника на дистанционную работу в ЕФС-1 и какой срок сдачи?

Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и подать форму ЕФС-1 с соответствующим кодом события в течение 5 рабочих дней с даты подписания документа.

Можно ли изменить должность сотрудника в ЕФС-1 без подачи новой формы?

Нет, любое изменение должности является событием, требующим подачи отдельного сообщения в ЕФС-1 в течение 5 рабочих дней. Редактирование уже сданного отчета без подачи новой формы недопустимо.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 за 2025 год в 2026 году и до какого числа?

Да, годовой отчет за 2025 год подается в 2026 году. Крайний срок подачи — 31 марта 2026 года.

Как оформить перевод на неполный рабочий день в ЕФС-1 и когда это должно быть отражено?

Перевод оформляется приказом и допсоглашением. Сведения в ЕФС-1 должны быть направлены в течение 5 рабочих дней с даты изменения режима работы.

Какие штрафы предусмотрены за просрочку сдачи ЕФС-1 в 2026 году?

За несвоевную подачу или ошибки в отчете предусмотрен штраф до 5% от фонда оплаты труда (ФОТ) организации согласно ст. 119.1 НК РФ.

Информация носит справочный характер. Для принятия управленческих решений рекомендуется проконсультироваться с профильным специалистом или обратиться за профессиональной помощью.